De vijf belangrijkste tips voor veilig werken in Microsoft Teams

De vijf belangrijkste tips voor veilig werken in Microsoft Teams

Het gebruik van Microsoft Teams is sinds de uitbraak van COVID-19 explosief gestegen. De mogelijkheid om digitaal te kunnen communiceren, vergaderen en samen aan bestanden te werken heeft veel organisaties geholpen effectief te blijven samenwerken. De volgende stap is het optimaal benutten van de vele andere mogelijkheden die Teams biedt. In deze blog behandelen we de vijf belangrijkste tips voor veilig werken in Microsoft Teams.

Veel organisaties hebben door de uitbraak van COVID-19 de stap naar Teams sneller dan gedacht gezet. Bij de overgang naar Teams lag de nadruk vaak op het zo snel mogelijk beschikbaar krijgen van de applicatie en niet of nauwelijks op security. Technologisch gezien zijn er weinig beperkingen om direct gebruik te maken van Teams. Een licentie, een webbrowser of een te installeren client is vaak voldoende. Organisaties zoeken nu de antwoorden op relevante vragen als ‘werken we veilig in Teams op al onze devices?’ en ‘voldoen we aan alle wet- en regelgeving?’. Het is zeer belangrijk om hier topprioriteit aan te geven, want alleen zo zal het antwoord op deze vragen uiteindelijk ‘ja’ zijn.

Dit zijn de vijf belangrijkste tips voor veilig werken in Teams:

1. Blijf in control
2. Beveilig de toegang
3. Weet wat er gebeurt op mobiele devices
4. Begrijp hoe gasttoegang werkt
5. Bescherm gevoelige informatie

Tip 1: Blijf in controle

Veel organisaties die Microsoft Teams (versneld) hebben uitgerold merken dat het platform zich in zeer korte tijd meester kan maken van de organisatie. Zo worden veel Teams-omgevingen aangemaakt, bestaande omgevingen niet opgeruimd en zijn diverse instellingen te ruim. Hoe blijven we in controle?

• Is het wenselijk dat medewerkers zelf Teams-omgevingen aanmaken, maar niet onbeperkt? Overweeg dan sterk het gebruik van een naamgevingsconventie en verloopperiode van Teams-omgevingen. Let wel, houd hierbij rekening met het eventueel archiveren c.q. veilig stellen van de informatie binnen de omgevingen;
• Is het niet wenselijk dat medewerkers zelf Teams-omgevingen aanmaken? Beleg dit dan bij een specifieke groep binnen de organisatie;
• Doorloop alle Teams-instellingen en configureer deze juist. Let op: Teams kent zowel instellingen (‘settings’) als beleidsregels (‘policies’). De beleidsregels kunnen ook toegewezen worden aan specifieke medewerkers.

Tip 2: Beveilig de toegang

Elke persoon die gebruik maakt van Microsoft Teams heeft een identiteit om zich aan te melden. Voor zowel Microsoft 365 in het algemeen of Teams in het bijzonder melden we ons periodiek aan bij de zogenaamde Azure Active Directory. De toegang tot Teams via deze identiteiten moet daarom goed beveiligd zijn. Ons advies hierin is rechtlijnig en eenvoudig:

• Pas voor alle interne en gastidentiteiten meervoudige verificatie toe;
• Gebruik bij voorkeur de Microsoft Authenticator;
• Gebruik Azure Active Directory Identity Protection voor aanvullende bescherming;
• Gebruik Azure Active Directory Identity Governance (Privileged Identity Management) voor beperkte toegang voor beheeraccounts;
• Beperk het aantal beheeraccounts sterk.

Tip 3: Weet wat er gebeurt op mobiele devices

Microsoft Teams is een cloud-platform dat toegankelijk is op een groot aantal (mobiele) devices via de webbrowser, de Teams-koppeling en de mobiele app. Via al deze toepassingen is het mogelijk om conversaties te volgen en documenten te openen en bewerken.

Op door de organisatie zelf beheerde apparatuur, bijvoorbeeld Windows 10 desktops of laptops, is dit goed te beheren. Maar in deze tijd wensen medewerkers toegang tot Teams op elk tijdstip, locatie en device, het liefst ook op de eigen mobiele devices.

Dit is prima te realiseren met de mogelijkheden die Microsoft biedt. Hanteer hiervoor deze uitgangspunten:

• Stel de vereisten vast waar een privé mobiel apparaat aan dient te voldoen (bijvoorbeeld een pincode);
• Gebruik EndPoint Manager (voorheen: Intune) voor Mobile Application Management [MAM] op privé mobiele apparatuur van de medewerkers. Deze MAM-functie zorgt voor een versleutelde werkcontainer op het apparaat;
• Gebruik Conditional Access voor de toegang tot privé mobiele apparatuur;
• Ondersteun de medewerkers bij het gebruik van deze mogelijkheden.

Tip 4: Begrijp hoe gasttoegang werkt

De uitgebreide samenwerk- en communicatiemogelijkheden met gebruikers binnen én buiten de organisatie is één van de krachten van Microsoft Teams. Om dit mogelijk te maken met gebruikers van buiten de organisatie ondersteunt Teams het principe van gastgebruikers. Gastgebruikers zijn medewerkers van buiten de organisatie die opgenomen worden in Azure Active Directory. Neem hierbij de volgende voorzorgsmaatregelen:

• Bepaal of er met gasten gewerkt gaat worden en of er beperkingen gelden;
• Controleer periodiek of gastgebruikers de toegang nog steeds nodig hebben. Een hulpmiddel hierbij is Active Directory Access Reviews;
• Ken het verschil tussen gastgebruikers en externe toegang. Deze laatste is slechts bedoeld voor communicatie (chat) vanuit de Teams-omgevingen;
• Ken het verschil tussen de toegang tot Teams en andere applicaties als SharePoint Online. Deze instellingen kunnen afwijken en dit kan gevolgen hebben voor de functionaliteit van Teams;
• Een laatste factor om rekening mee te houden betreft de zogenaamde anonieme toegang tot vergaderingen. Dit is een instelling die standaard op ‘Aan’ staat, maar kan worden uitgezet. Let hierbij op: dit heeft gevolgen voor vergaderingen die vanuit Outlook geïnitieerd worden. Mensen van buiten de organisatie kunnen hierdoor de vergadering niet bijwonen wanneer deze instelling op ‘Nee’ staat. Het is altijd verstandig om voor vergaderingen de zogenaamde wachtruimte of lobby te gebruiken.

Tip 5: Bescherm gevoelige informatie

Het is zeer goed mogelijk dat een organisatie Microsoft Teams gebruikt om gevoelige informatie te delen of erin samen te werken. Het is dan van belang om te zorgen dat deze informatie goed wordt beveiligd. Hiervoor kent Teams een aantal mogelijkheden:

• Gebruik datalekbeveiliging die ervoor zorgt dat informatie in conversaties en documenten beschermd is tegen ongeoorloofd delen of foutieve handelingen;
• Gebruik gevoeligheid labels om een Teams-omgeving te classificeren;
• Aanvullende maatregelen zijn onder meer het tegengaan van downloads van gevoelige documenten, het classificeren van gevoelige documenten en het blokkeren van niet vertrouwde apparatuur;
• Overweeg informatiegrenzen om ervoor te zorgen dat informatie en documenten niet over bepaalde (wettelijke) interne grenzen wordt gedeeld.

Haal het maximale uit Microsoft Teams

Deze blog is de tweede blog uit de vijfdelige blogreeks ‘Haal het maximale uit Microsoft Teams’. In het vervolg van de blogreeks gaan we in op het halen van het maximale uit Teams op het gebied van datagedreven werken in Teams, de integratie van andere toepassingen in Teams en de adoptie van Teams.

Lees hier deel 1 van de blogreeks: Microsoft Teams als samenwerkomgeving voor afdelingen, teams en projecten