Het gebruik van Microsoft Teams is sinds de uitbraak van COVID-19 explosief gestegen. De mogelijkheid om digitaal te kunnen communiceren, vergaderen en samen aan bestanden te werken heeft veel organisaties geholpen effectief te blijven samenwerken. De volgende stap is het optimaal benutten van de vele andere mogelijkheden die Teams biedt. In deze blog leg ik je uit hoe je Teams kan gebruiken als dé toegangspoort tot jouw bedrijfsdata- en processen.
Teams wordt door Microsoft eigenlijk gepositioneerd als een platform. Eén centrale werkplek, waar al jouw dagelijks gebruikte tools samenkomen. We zien al dat in Teams allerlei apps toegevoegd kunnen worden voor bijvoorbeeld het maken van notities (OneNote) en het plannen van taken (Planner). Maar er is nog veel meer mogelijk.
Met de komst van Power Apps en Power Automate is het mogelijk geworden om in bijvoorbeeld SharePoint of bovenop Dynamics maatwerkapps en workflows te realiseren. Dit wordt gebruikt om veel voorkomende handmatige taken te automatiseren en om persoonlijke apps te realiseren die dagelijkse werkzaamheden voor elke kenniswerker prettiger te maken. Of om specifiek op bepaalde rollen heel gerichte data en taken te ontsluiten (in plaats van door ellenlange schermen en tabs in bijvoorbeeld Dynamics heen te moeten).
Deze apps en workflows zijn ook in Teams te gebruiken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een app om eenvoudig kennis over bepaalde producten, diensten of klanten erbij te halen in een Teams-omgeving waarin wordt samengewerkt aan het ontwikkelen van ideeën rond nieuwe vormen van klantinteractie. Met apps in die context kan je dan snel kennis delen met jouw team en daarmee efficiënt actie ondernemen, zonder dat je telkens van context hoeft te switchen en verschillende applicaties hoeft te openen en op zoek te gaan naar de juiste data.
Ook kan je Power BI-rapporten en -dashboards integreren in jouw Teams-omgevingen. In plaats van naar een dashboard te navigeren met jouw browser, kan je er direct toegang toe krijgen in jouw Teams-omgeving, automatisch gefilterd op basis van de context waarin je zich bevindt. Bijvoorbeeld als je een Teams-omgeving hebt, waarin je samen met een aantal collega’s werkt aan de planning van een project, kan je direct inzicht krijgen in de voortgang door voor jullie specifieke project direct een dashboard te tonen en op basis daarvan aan de verdere planning te werken of escalaties uit te voeren.
Een ander voorbeeld is een Teams-omgeving waarin je samenwerkt aan inkomende tickets, waarin je direct inzicht hebt in de change requests of incidenten die bijvoorbeeld in Topdesk of ServiceNow worden geregistreerd. Je kan ook denken aan het inzichtelijk maken van HR-gerelateerde onderwerpen (zoals ziekmeldingen of verlofaanvragen), in jouw afdelings-Team, door direct te integreren met Youforce of Workday. Hierdoor creëert je ook gelijk de mogelijkheid om direct vanuit deze Teams-omgeving mutaties door te voeren.
Bij het hosten van apps en dashboards in Teams is het belangrijk dat je op een veilige en gestructureerde manier toegang krijgt tot de data en achterliggende bedrijfsprocessen. Dat betekent voor Power BI dat je goede datasets moet hebben die gebruikt kunnen worden om gefilterde inzichten te krijgen in de context van jouw betreffende Teams-omgevingen.
Voor apps die gevoed moeten worden met data en die het mogelijk maken om bepaalde taken in back-end systemen uit te voeren (bijvoorbeeld de update van een ticket of change request) is het noodzakelijk dat de onderliggende systemen en databronnen op een gestructureerde manier worden ontsloten. Dit gebeurt tegenwoordig met name met behulp van API’s. Een goede API-catalogus ontsloten via Azure API Management maakt dit een stuk eenvoudiger. Daarnaast kan ook gebruik worden gemaakt van de opslagmogelijkheden in Azure en Dataverse (de operational datastore onder Dynamics en Power Apps) om op die manier data nog toegankelijker te maken en er door middel van de advanced analytics mogelijkheden in Azure nog meer waarde uit te halen.
Op die manier kan je de apps voeden met relevante, contextgevoelige informatie vanuit bijvoorbeeld Microsoft Dynamics, SAP, Exact, Topdesk, ServiceNow, Youforce, Workday en allerlei andere systemen en SaaS-diensten in jouw applicatielandschap.
Deze blog is de vierde blog uit de vijfdelige blogreeks ‘Haal het maximale uit Microsoft Teams’. In de laatste blog uit deze reeks gaan we in op het halen van het maximale uit Teams op het gebied van adoptie.
Wil je weten hoe volwassen jouw organisatie is in het gebruik van Microsoft Teams of wilt je direct Teams als dé centrale applicatie voor jouw digitale werkomgeving inzetten? Bekijk hier de informatie rond de Microsoft Teams Maturity Scan, de scan die je inzicht geeft in de te nemen stappen.
Meer informatie over de Microsoft Teams Maturity Scan