11 januari 2022
Nathalie Boerefijn en Lars Bouwens
Strategisch Consultants Data & Analytics
Eén van de sterke punten van Power BI is dat het snel in gebruik wordt genomen door organisaties. Power BI is onderdeel van Office365 en met het pay-per-use is er zo gestart. Met Power BI Desktop stellen gebruikers in enkele uren een dataset en rapportage samen. Het delen met collega’s is een kwestie van een aantal klikken in de Power BI-omgeving. Al snel zijn er honderden rapportages en tientallen werkruimten waarin collega’s met elkaar inzichten uitwisselen. Hoewel dit een kansrijke ontwikkeling is die perfect past in het huidige tijdperk waarin gebruikers snel inzichten nodig hebben, brengt het een grote uitdaging met zich mee: hoe blijf ik in controle over mijn Power BI-omgeving? In het eerste en tweede deel van deze blogreeks toonden we jou telkens drie stappen om dit te bereiken. In deze derde blog tonen we jou de daarop volgende vervolgstappen.
Omdat de ingebruikname van Power BI vaak bottom-up tot stand komt is er (meestal) weinig aandacht voor beheer. Al snel krijgen gebruikers moeite om de juiste rapportages te vinden, is het onzeker welke informatie betrouwbaar is en ontstaat er twijfel over wie precies toegang tot de data behoort te hebben. De hoge snelheid van adoptie blijkt zowel een sterkte als een zwakte. Voor organisaties die de stap zetten richting Power BI Premium neemt de druk op beheer verder toe. De Premium-capaciteit biedt weliswaar meer mogelijkheden en betere prestaties, maar verkeerd gebruik zorgt voor lange laadtijden, hoge kosten en gefrustreerde gebruikers. Door na het zetten van de stappen uit de vorige blogs uit deze reeks ook de volgende twee essentiële vervolgstappen te zetten, blijf je in controle over jouw Power BI-omgeving:
• Stap 7: Implementeer een onboardingproces
• Stap 8: Certificeer en promoot Power BI content
Het daadwerkelijk toewijzen van werkruimten aan een Power BI Premium Capacity is een handmatige stap. Die stap wordt uitgevoerd door een Power BI-Beheerder of Power BI Premium Capacity Administrator. Dit is het perfecte moment voor het doorvoeren van verbeteringen naar aanleiding van een kwaliteitscontrole. Ook zonder Power BI Premium kan het erg waardevol zijn om een onboardingproces te implementeren voor belangrijke werkruimten. Je kunt dit proces naar eigen inzicht definiëren, maar enkele activiteiten die deel moeten uitmaken van het proces, zijn:
In organisaties waar Power BI al geruime tijd wordt gebruikt is de kans groot dat er nog ‘klassieke werkruimten’ zijn. Deze werkruimten zijn beperkter in functionaliteit. Daarin kan je niet alle informatie ophalen met behulp van PowerShell of REST API’s. Daarnaast is het autorisatiemodel minder geavanceerd. Moderne werkruimten ondersteunen deze zaken wel. Een upgrade is een kwestie van een vinkje aanklikken in het Power BI Portaal.
Met honderden of duizenden werkruimten kan je als beheerder of gebruiker soms door de bomen het bos niet meer zien. Welke werkruimten horen nou bij wie? Welke werkruimten zijn ‘Managed BI’ of ‘Self-service BI’? Dit is op te lossen door een naming convention te hanteren. Bijvoorbeeld door een prefix toe te passen op basis van een business line-code, afdelingscode of projectcode.
Het is verstandig om met enige regelmaat, maar zeker tijdens het onboardingproces, een controle te doen op de toegang tot werkruimten. Zeker wanneer gevoelige data in de werkruimten staat. Wie heeft toegang tot de werkruimten en waarom? Is het ‘least-privilege rechten’-principe op de juiste manier toegepast?
Bevatten de werkruimten gevoelige gegevens? Als dit het geval is, kunnen deze gegevens worden uitgesloten of kan de dataset worden gelabeld.
Hoe performt een rapportage? Kan het nog sneller? In de Power BI Desktop zit een Performance Analyzer geïntegreerd. Gebruik deze om te kijken waar de zwakke punten in een rapportage zitten. Best practices op het gebied van datamodellen, measures en visuals kunnen de snelheid aanzienlijk verbeteren.
Is de inhoud gebouwd volgens best practices? Een goede start is de Best Practice Analyzer. Daarnaast zijn er altijd organisatiespecifieke checks. Komt de data uit de juiste databron? Worden de juiste relaties gelegd? Is de filtering correct? Zijn de meetwaarden correct opgebouwd? Is de opbouw van de rapportage juist?
Vanuit zowel een prestatie- als een kwaliteitsperspectief is het belangrijk om een hoge standaard te handhaven voor gemaakte datasets en rapporten. Vooral als deze gegevenssets draaien op jouw Premium-capaciteit. Power BI biedt een instelling waarmee Power BI-inhoud kan worden gecertificeerd. Hierdoor kunnen gebruikers eenvoudiger betrouwbare datasets vinden. Dit verbetert het vertrouwen en zorgt voor meer datagedreven besluitvorming. Het inschakelen van deze instelling in de beheerdersportal is in een paar seconde geregeld. Het proces erachter moet echter worden gedefinieerd en geïmplementeerd om het meeste uit deze functie te halen.
Als jij al een gecentraliseerd BI-team hebt in de vorm van een ACE (Analytic Center of Excellence) of BICC (Business Intelligence Competence Center), kan het proces van het certificeren van Power BI-inhoud door dit team worden uitgevoerd. Het helpt als jij de Creators in jouw bedrijf al kent om hen te informeren over het proces van content certificering. Tijdens het certificeringsproces kan een Power BI Expert de kwaliteit van het datamodel, de toegepaste bedrijfslogica, de definities van de metingen en de datavisualisaties beoordelen. Het valideren van de dataset zelf kan ook onderdeel zijn van certificering, dit vereist echter samenwerking met gebruikers. Jouw Analytical Champions kunnen een belangrijke rol spelen in deze stap. Lees hier meer over de verschillende rollen binnen het Competence Center.
Afhankelijk van de grootte van jouw organisatie en het niveau van Self-Service kan de hoeveelheid content die wordt gegenereerd overweldigend zijn. Het is dan ondoenlijk om iedere dataset te certificeren. Voor datasets die op Premium Capacity draaien is het sterk aanbevolen om hoe dan ook de content te certificeren. Dit moet standaard onderdeel zijn van het onboardingproces.
Naast certificeren is het ook mogelijk om rapporten, dashboards en apps te promoten. Waar certificeren een verantwoordelijkheid van het centrale team is, is promoten een hulpmiddel voor creators. Zij kunnen op deze manier hun rapportage onder de aandacht brengen bij de Consumers. De content is vervolgens gemakkelijker terug te vinden op de hoofdpagina.
Als organisatie kun je ervoor kiezen om iedere Power BI Creator de rechten te geven om datasets te promoten, maar het is verstandiger om dit te beperken tot de Analytical Champions. Als alle Creators hun content kunnen promoten schiet de functionaliteit het doel voorbij en kunnen gebruikers wederom niet goed bepalen welke content van hoge kwaliteit is.
Door het zetten van deze essentiële twee vervolgstappen blijf je in controle over jouw Power BI-omgeving.
Wilt u alles weten over succesvol gebruik van Power BI en de kracht van Power BI ontdekken? Bezoek ons kennisplatform Power BI Nederland of neem contact op met Nathalie Boerefijn of Lars Bouwens (Strategisch Consultants Data & Analytics).
Ontdek de kracht van Power BI