Het succes van een nieuwe digitale werkomgeving of BI-oplossing wordt bepaald door een maximaal gebruik ervan. De ervaring heeft ons geleerd dat een traditionele projectaanpak vaak niet de beste adoptie oplevert. Daarom hebben wij het Modelkantoor ontwikkeld. In het Modelkantoor gaan de key users van jouw organisatie met de specialisten van Motion10 samen op zoek naar het beste projectresultaat. Dit wordt afgerond binnen de beschikbare tijd en budget.
We maken het startmoment en het eindmoment helder en inzichtelijk. We definiëren samen met je de projectdoelstellingen en -kaders. Deze moeten namelijk in lijn zijn met jouw algehele bedrijfsstrategie.
Vanaf het begin worden jouw projectteamleden en key users betrokken bij het project. We geven uitleg over de Modelkantooromgeving en -aanpak. Daarbij maken we gebruik van Office 365. Aansluitend komt er een introductie over de mogelijkheden van het nieuwe platform. Tot slot wordt – met de Backlog Accelerator en de speciaal ontwikkelde Scrum App – gezamenlijk een start gemaakt met de eerste projectactiviteiten en het stellen van prioriteiten.
Het Modelkantoor werkt met korte iteraties die meteen een werkend resultaat opleveren. De focus ligt op de functies die er werkelijk toe doen. Iedere paar weken worden deze resultaten via een demonstratie aan jouw key users getoond en kunnen zij feedback geven. Door de continue dialoog met de key users profiteert je van voortschrijdende inzichten.
Na afloop van iedere demonstratie kunnen jouw key users de resultaten toetsen. Voldoen deze aan het proces en hun behoeften? Zijn aanpassingen in gedrag of proces nodig? Deze feedback wordt meegenomen in een volgende iteratie en in de adoptiestrategie. Geleidelijk worden de contouren zichtbaar van jouw nieuwe sociaal intranet, DMS of BI-oplossing. Een oplossing die gericht is op de omarming door jouw gebruikers en beheerders!
Na de laatste iteratie kan de oplossing in gebruik worden genomen door jouw organisatie. Nu is de tijd gekomen dat jouw organisatie de best practices breder gaat omarmen. Jouw medewerkers moeten uiteindelijk zelfstandig verder kunnen. De oplossing verder uitbreiden en optimaliseren moet onderdeel worden van jouw DNA. In de beginfase is namelijk intensief aandacht besteed aan cultuuromslag en gedragsverandering. Als laatste stap adviseren wij evaluaties en metingen te doen, successen te delen en de stappen opnieuw uit te voeren. Het Modelkantoor is een blijvende werkmethode. De aanpak en de omgeving van het Modelkantoor kunnen worden gebruikt voor demonstraties, trainingen en verdere doorontwikkeling.