In de Microsoft wereld, met name met SharePoint 2003, maar nog meer met
SharePoint 2007 omgevingen zijn dit soort situaties erg vaak in de loop der
jaren ontstaan. Het probleem heeft echter niets met de technologie te maken;
dezelfde problemen komen net zo vaak voor met LiveLink, Documentum, Hummingbird,
Lotus Notes en andere bekende systemen.
De belangrijkste reden voor het ontstaan van een dergelijke situatie blijkt
keer op keer het ontbreken van een goed governance plan voor de omgeving. De
architectuur en structuur van de omgeving en de regels voor het vullen en
onderhouden ontbreken. Bij Governance denk men al snel (net als bij het woord
Architectuur) aan duur en moeilijk, en aan bijvoorbeeld Code Tabaksblat of
Sarbanes Oxley. Governance voor een Intranet of DMS omgeving betekent echter
niets anders dan het (vaak door middel van een serie van workshops samen met de
klant) helder krijgen van de visie achter en de doelen van het systeem en het
ontwerpen en documenteren van de informatie- en technische architectuur,
waaronder site structuur, rechtenstructuur, inhoudstypes, versiebeheer en meta
data management. Een andere heel belangrijk onderwerp in dit kader is een goed
retentiebeleid, waardoor verouderde documenten en dossiers automatisch
(gearchiveerd en) opgeschoond zullen worden indien ze niet meer relevant zijn,
afhankelijk van document types en dossiertypes.
Veel van deze regels zijn te configureren in het DMS of Intranetsysteem,
waardoor ze automatisch toegepast (geforceerd) worden. Sommige zaken zijn echter
alleen door menselijke inbreng te monitoren en beheren. Eén van de grootste
boosdoeners van ongebreidelde wildgroei is het feit dat op de meeste intranets
de gebruikers zelf bijvoorbeeld nieuwe project sites kunnen aanmaken. Voor
sommige afdelingen is dit misschien noodzaak, maar meestal is het beter om een
“Intranet of DMS one-stop-shop” in te richten, waar aanvragen voor nieuwe
project sites ingediend kunnen worden en er dus op een gecontroleerde manier
groei zal plaatsvinden, met toepassing van de juiste guidelines.
Door een “Governance First” aanpak te kiezen, en dus eerst het systeem af te
bakenen door regels te definiëren kan wildgroei voorkomen worden. Voor zo’n
aanpak is echter veel kennis nodig van het in gebruik zijnde DMS of Intranet
systeem, en blijkt dus het inschakelen van externe expertise op deze initiële
fase veelal noodzakelijk. Hierbij geldt nog steeds onverminderd: hoe later in
het traject fouten in de architectuur worden ontdekt, hoe duurder het is om op
te lossen. Governance First zal dus snel een positieve ROI hebben, en er zal nog
lang plezier aan beleefd worden; nog lang nadat de externe partij vertrokken
is.
Voor SharePoint 2007 geldt overigens dat in september 2012 mainstream support
vanuit Microsoft afloopt. Nú is dus de tijd om te upgraden naar 2010. Nú is dus
ook de tijd om het op de juiste manier te gaan implementeren, wat inhoudt dat de
informatie opgeslagen in 2007 opgeschoond en hergestructuurd moet gaan worden
alvorens het in 2010 te gaan laden. Maar dan wel in een Governance First 2010
omgeving!
Gijs
