Menu

Een gestructureerd dataplatform en databewust personeel

Gemeente Alphen aan den Rijn is het afgelopen anderhalf jaar bezig geweest met het verder uitbouwen en structureren van hun dataplatform. Een gesprek met Esmeralda Walroud en Jos Lindhout over wat dit de gemeente heeft opgeleverd, en de uitdagingen die ze tegenkomen.

Waar gemeente Alphen aan den Rijn stond

Enige tijd geleden spraken we met Nardy Beckers en Parella Drieling van gemeente Alphen aan den Rijn. Zij vertelden ons toen over het Data & Analytics project – geïnitieerd door de afdeling Serviceplein – dat Gemeente Alphen moest helpen aan betere inzichten voor medewerkers en bestuur, met behulp van PowerBI.

Wat was de stip aan de horizon voor de afdeling Serviceplein? Nardy Beckers: “Uiteindelijk zou je willen dat mensen geen individuele voorzieningen meer nodig hebben. Maar dat is natuurlijk een utopie. Dichterbij is een stip op de horizon: mensen helpen hun eigen kracht te ontdekken. Dit project helpt ons daarbij; we krijgen nu meer inzicht.”

Het project zorgde er in korte tijd al voor dat data in rapportages veel overzichtelijker werden. De volgende stap voor de gemeente was toentertijd om te gaan werken aan de structuur en flexibiliteit van het dataplatform, wellicht in de Azure cloud.

In transitie

We zitten als organisatie nu midden in de transitie tussen het sturen zonder informatie, en een echte data-gedreven gemeente.

De ontwikkeling van de data-gedreven gemeente

Meer dan een jaar later waren we benieuwd hoe de gemeente er nu voor staat. Ik had een gesprek met Esmeralda Walroud, Adviseur en projectleider Informatiemanagement en Scrummaster dataplatform, en Jos Lindhout, (vertrekkend) CIO bij de gemeente.

Het gesprek ontvouwde zich rondom het data-gedreven werken als gemeente, en wat dat kan opleveren: betere service voor inwoners en meer transparantie voor het bestuur. Maar ook beter inzicht voor medewerkers in hun eigen werk, zodat ze efficiënter hun werk kunnen doen.

De grote uitdaging: medewerkers zover krijgen dat ze data-gedreven werken niet meer als bedreiging zien maar juist als een kans.

Jos: “De eerste gesprekken over KPI’s dwingen je al direct om dieper na te denken over wat het nu eigenlijk precies is wat je doet en wat je wilt bereiken.”

De eerste stap: data gemakkelijker inzichtelijk

Jos: “Het project toentertijd was vooral bedoeld om data uit ons Serviceplein makkelijker toegankelijk te maken. Dat heeft inmiddels geleid tot een batterij aan dashboards en rapporten van verschillende afdelingen binnen onze gemeente.”

De afdeling Serviceplein voert de werkzaamheden binnen het sociale domein van de gemeente uit. Het Serviceplein is onder andere verantwoordelijk voor het verstrekken van uitkeringen aan inwoners die dat nodig hebben. En voor het zo goed mogelijk ondersteunen van diezelfde inwoner om weer aan het werk te kunnen gaan.

Jos: “Hoe transparanter je daarin kunt rapporteren, hoe meer vertrouwen je kunt winnen als onderdeel van de gemeente richting het bestuur.

We hebben het hier goed op orde, maar als je het niet kunt laten zien heb je een groot probleem.

Het was een eerste stap om te leren omgaan met data, en data te gebruiken.”

Esmeralda: “Het heeft er overigens niet alleen voor gezorgd dat we meer inzicht kregen voor het bestuur, maar ook dat we meer inzicht hadden voor onszelf als afdeling.”

Snel zichtbaar resultaat met Scrum

Alvin Amatsari, Motion10: “Wat ik leuk vind aan gemeente Alphen aan den Rijn is dat de organisatie zo vooruitstrevend is, waardoor ik de nieuwste Microsoft technologie in de praktijk kan toepassen. Het is heel gaaf om te zien hoe de organisatie enthousiast wordt van onze Scrum / Agile manier van werken. Die manier van werken zorgt er gewoon voor dat mensen zich betrokken voelen en zich eigenaar gaan voelen van wat je oplevert.

En dat mensen door de informatie die ze nu dagelijks ververst automatisch tot hun beschikking hebben, na gaan denken over: wat betekent dit voor mij, voor mijn afdeling, voor de organisatie? Dat is heel mooi om te zien.”

In het kort

“Enige tijd geleden spraken we al met Nardy Beckers en Parella Drieling van gemeente Alphen aan den Rijn. Zij vertelden ons toen over het Data & Analytics project – geïnitieerd door de afdeling Serviceplein - dat moest helpen aan betere inzichten voor medewerkers en bestuur, met behulp van PowerBI.”

Stap twee: een gestructureerd en flexibel dataplatform

Wat is de ontwikkeling geweest in het dataplatform, sinds de laatste keer dat we gemeente Alphen aan den Rijn spraken?

Jos: “We wilden heel veel: als data-gedreven gemeente werken, Big Data en Data Science. Maar we hadden de basis nog niet orde. Dus hebben we één centrale database opgezet. Data daarin moet consistent, betrouwbaar en actueel zijn. En we doen alles volgens Microsoft standaarden; bijvoorbeeld met een Power BI tool die dashboarding regelt.

Als vervolg op het traject bij het Serviceplein hebben we in enkele sprints het conceptuele model neergezet, daarna zijn we het dataplatform per afdeling gaan vullen. In dat traject zetten we ook de datasets die we al hadden voor het Serviceplein als nieuwe sets in het dataplatform. Daarmee werden die datasets ook direct automatisch gevuld, in plaats van handmatig.”

Stap drie: het personeel databewust maken

Data-gedreven werken technisch mogelijk maken is nog maar het begin; de grote uitdaging zit hem ook voor gemeente Alphen aan den Rijn in het adopteren van de data-gedreven werk- en denkwijze door de medewerkers. Wat is de ontwikkeling op dit vlak geweest over de verschillende afdelingen en voor de gehele organisatie?

Jos: “We zitten als organisatie nu midden in de transitie tussen het sturen zonder informatie, en een echte data-gedreven gemeente. We zitten, zou ik zo zeggen, op zo’n 40% van die reis. We hebben, denk ik, ongeveer de helft van onze diensten inzichtelijk. En het percentage van afdelingen die er ook de meeste meerwaarde uit halen zit nog iets lager dan de helft.”

Hoe zorgen Jos, Esmeralda en de rest van het scrumteam voor verdere adoptie van de data-oplossing?

Jos: “Het tweede waar we mee aan de slag zijn gegaan is om met name ook het management bewust te krijgen. ‘Dit is data die iets zegt over jouw presteren, dus ga er iets mee doen.’

Het verschilt nog best per afdeling hoe dat opgepikt wordt. Bij het Serviceplein wordt data ook op managementniveau goed gebruikt; er wordt gekeken naar wat we op korte termijn kunnen veranderen of aanpassen. Dat voorbeeld hebben we ook gebruikt om het verder in de organisatie te laten landen.

Bij andere afdelingen zie je nog wel wat weerstand. Het voelt natuurlijk ook een beetje als in je onderbroek laten kijken. Ze komen dan namelijk soms wat slechter uit dan hoe het er echt voor staat.”

Weerstand tegen data-gedreven werken en denken

Mensen vinden dat heel spannend, wat ‘de waarheid’ is. Je loopt best nog weleens tegen wat weerstand aan.

Eén versie van de waarheid

Een goed gestructureerd en geadopteerd dataplatform in een organisatie zorgt voor één gemeenschappelijke versie van de waarheid. Esmeralda en Jos leggen uit dat de kunst is om medewerkers en managers zover te krijgen dat ze dat niet als een bedreiging zien, maar juist als een kans.

Esmeralda: “Mensen vinden dat heel spannend, wat ‘de waarheid’ is. Je loopt best nog weleens tegen wat weerstand aan. Zoals Jos al zei: het kan best eens voorkomen dat de resultaten van een afdeling minder positief uit de verf komen vanuit het dataplatform.”

Bij meningsverschillen over resultaten helpt de organisatie-breed overeengekomen definitie van de waarheid om tot overeenstemming te komen. Managers en medewerkers van afdelingen komen vaak tot de conclusie dat betere registratie hen niet alleen helpt om betere en duidelijker resultaten te kunnen tonen, maar ook om meer inzicht te hebben in het eigen werk.

Esmeralda: “Bijkomend voordeel van dit proces is dat de kwaliteit van je bronregistratie veel beter wordt.”

Innovatielab draagt bij aan data-gedreven denken

Het team van Esmeralda en Jos heeft nog geen gestructureerd adoptieplan uitgerold. De focus lag eerst op het vullen van het dataplatform, maar nu komt de tijd dat ze breder willen gaan communiceren om de adoptie op gang te krijgen. Er is wel, door een ander team, al een animatie gemaakt, die de initiële communicatie in de gemeentelijke organisatie op gang hielp. Daarnaast is er, in het eerder speciaal gevormde Innovatielab ruimte voor pilots en experimenten met data.

Esmeralda: “De teamleden van het Innovatielab vertegenwoordigen allemaal een afdeling. Onlangs hebben we op het Serviceplein een pilot Data Science Leerplicht gedaan waarin we onderzocht hebben of we recidive in schoolverzuim konden voorspellen met behulp van data. We hebben in deze pilot het Innovatielab betrokken zodat ieder teamlid  binnen zijn eigen afdeling kon onderzoeken of zij iets met Data Science konden doen.

Zo stimuleer je medewerkers om na te denken over wat je met data kunt bereiken.

Overigens hebben de externe data analisten tijdens deze pilot gebruik gemaakt van de Azure omgeving hebben wij kunnen ervaren of dit prettig werkt.”

Jos vult aan: “De pilot Data Science heeft trouwens ook het inzicht opgeleverd dat een aantal vooronderstellingen die we hadden, niet klopten; zoals: ‘Jongens die verzuimen recidiveren eerder’. Dat blijkt dus helemaal niet waar. Dat heeft ook consequenties voor je beleid. Van beleid op basis van onderbuikgevoel beweeg je zo steeds meer richting sturen op basis van data. Dat is wel winst.”

Wat het oplevert?

In het kort

“Inzicht in je eigen werk. Als jij bijvoorbeeld werkt op de afdeling die paspoorten aflevert, dan zie je daarin bepaalde piekmomenten. Als je daar inzicht in hebt, kun je heel simpel je capaciteit daarop afstemmen.”

Adoptie en omgaan met weerstand

Het projectteam gebruikt een Scrum-aanpak, waarbij Jos de rol van Product owner op zich neemt, en Esmeralda die van Scrummaster. Ze beschrijven hoe de verdeling tussen hen werkt; Jos benadert het adoptieproces vanuit de IT; Esmeralda vanuit een meer business-georiënteerde, mensgerichte manier.

Jos: “Ik kan mijn managementrol goed gebruiken om mijn collega-managers mee te nemen. En de Scrummaster is altijd iemand die de business goed begrijpt.

Als IT’er word je minder serieus genomen als je vragen stelt over ‘waar wil je op sturen’ dan als je dat laat vragen door iemand die de organisatie goed kent. Esmeralda kijkt als Scrummaster niet alleen naar het Serviceplein, maar gemeente-breed. We proberen echt te voorkomen dat het een IT-feestje wordt. Het werkt wel goed dat Esmeralda het op de mensgerichte manier benadert, heel laagdrempelig.”

Concrete veranderingen voor medewerkers

Een belangrijke succesfactor voor adoptie in IT-projecten, is dat medewerkers zelf tastbare en zichtbare baten van het project kunnen ervaren. Dit is ook een belangrijk voordeel van een Agile/Scrum-aanpak. Wat heeft het dataplatform tot nu toe concreet opgeleverd voor de medewerkers van de gemeente?

Esmeralda: “In het algemeen: inzicht in het werk dat jij doet. Als jij bijvoorbeeld werkt op de afdeling die paspoorten aflevert, dan zie je daarin bepaalde piekmomenten. Als je daar inzicht in hebt, kun je heel simpel je capaciteit daarop afstemmen.”

Jos: “Je ziet pieken qua drukte in de dagen, maar óók in de tijden op die dagen. Heel praktisch. Dat is dus ook een efficiencyslag.

Dus: kwantitatief inzicht, maar ook kwalitatief. Met deze inzichten kunnen we ons beleid beter vormgeven en het echt op feiten baseren.”

Het verschil voor de inwoner

Het uiteindelijke verschil moet natuurlijk gevoeld worden in de dienstverlening die een gemeentelijke organisatie kan leveren voor de inwoner. Wat kunnen inwoners nu al merken van de invoering van een gemeente-breed dataplatform?

Jos: “Doordat de interne processen beter gestuurd kunnen worden, worden doorlooptijden ook veel korter. Meldingen Openbare Ruimte; daarvan krijgen we er zo’n 20.000 per jaar. Eén van onze key performance indicators is inwonertevredenheid. Daarin is ‘hoe snel los je dat op?’ een belangrijke bijdrager. We gebruiken onze data volop om dat soort processen efficiënter en ook korter te maken.”

Esmeralda: “Dit stimuleert ons als gemeente met de digitale tijd mee te gaan en bijvoorbeeld Apps te ontwikkelen of e-diensten aan te bieden. We willen de dienstverlening naar de inwoners zo laagdrempelig mogelijk houden, ook voor de inwoners die minder makkelijk meekomen in het digitale tijdperk.”

Voorspellen met behulp van data

In het kort

“We gaan het dataplatform verder uitbreiden qua diensten, en het laten landen in de organisatie. Maar het echte doorpakken zit in het combineren van data, en dan voorspellen van data zoals je dat met Data Science kunt doen.”

De gemeentelijke organisatie van de toekomst

Binnen gemeente Alphen aan den Rijn is de stuurgroep ‘Organisatie van de Toekomst’ belast met het toekomstbestendig maken van de organisatie. Data-gedreven werken en denken is een belangrijk onderdeel daarvan. Het traject met het structureren van het dataplatform en het zorgen voor adoptie daarvan ziet de gemeente dan ook als voorsorteren op het pad naar de Gemeente van de Toekomst.

Wat zijn de volgende stappen op het gebied van data-gedreven werken?

Jos: “We gaan het dataplatform verder uitbreiden qua diensten, en het laten landen in de organisatie. Maar het echte doorpakken zit in het combineren van data, en dan voorspellen van data zoals je dat met Data Science kunt doen.”

Esmeralda: “Er zitten nogal wat uitdagingen bij dat combineren, zeker als je dit toepast in het Sociaal Domein.

Je hebt dan sowieso te maken met de AVG. En daarnaast is het voorspellen met gevoelige data ethisch een vrij ingewikkelde zaak.

Ik vind het overigens wel heel gaaf dat deze gemeente vooruitstrevend te werk gaat, echt een voorloper wil zijn. De open sfeer van het Serviceplein, het moderne gebouw, Mobility Mentoring en onder andere  toewerken naar een meer data-gedreven organisatie.

We krijgen regelmatig  gemeentes of organisaties op bezoek, die willen zien hoe onze aanpak is. Iets om trots op te zijn!”