Menu

Lagere kosten en gelukkigere klanten dankzij integratie met DSP

Bij aansluiting van nutsvoorzieningen zoals gas, water en licht, maar ook internet, is de Nederlandse tak van A.Hak een spin in het web tussen opdrachtgevers, onderaannemers en eindklanten. Om de klanttevredenheid te verhogen, om kosten te besparen, en om beter aan te sluiten bij opdrachtgevers wilde A.Hak integreren met het DSP. Hoe verliep dit traject? Wat waren succesfactoren en obstakels? En, in hoeverre zijn de beoogde doelen behaald?

  • A.Hak is nu technisch compliant voor het gehele DSP-proces.
  • De Azure Enterprise Service Bus (ESB) die in het project werd ontwikkeld, is nu de integratie-backbone voor het bedrijf.
  • De agile werkwijze met tussentijds leveren van functionaliteit maakte change management ook in het installatiebedrijf behapbaar.
  • Verschillende afdelingen binnen A.Hak zien de waarde van het eindresultaat. Ownership en adoptie van deeloplossingen door de business komen nu op gang.

Er was echt een hele fijne interactie; men snapte het al gauw. Het voelde eigenlijk meteen al alsof we direct met Motion10 aan de slag konden.

Over A.Hak BV

A.Hak BV is een familiebedrijf met 55 jaar ervaring in de aanleg van ondergrondse infrastructuur voor transport en distributie van olie en gas, water en elektriciteit. Ervaring die ze ook al jaren inzetten op het gebied van duurzame energie.

In de vestiging in Veendam zit de automatiseringsafdeling. De IT-afdeling van zeven man is verantwoordelijk voor informatiemanagement en automatisering voor alle A.Hak-bedrijven wereldwijd, met 1100 computerwerkplekken verdeeld over ongeveer acht bedrijven.

Arjan: “Vroeger moest Catrinus of een andere collega bij een nieuwe opdracht bijvoorbeeld met het vliegtuig naar Saudi-Arabië, maar tegenwoordig zeggen we: ‘Duw er maar een internetstekker in.’ We regelen alles gewoon vanuit Nederland, middels onze eigen HAK-cloud. Vandaar ook onze focus op Microsoft technologie.”

Integratie met DSP: Gelukkige klanten, lagere kosten

We spreken met Arjan Ribberink, Project manager, en Catrinus van der Leest, Manager IT/IM bij A.Hak over het project rondom de integratie met het DSP.

Landelijke Intake Portal: demo visualisatie from Machiel Oskam on Vimeo.

Catrinus: “Wat belangrijk is bij het DSP is dat het een initiatief is van onze opdrachtgevers, de netbeheerders. Het DSP heeft doelstellingen als het verhogen van de klanttevredenheid en het substantieel verkorten van het aansluitproces.” Arjan vult aan: “En het verlagen van ketenkosten. Maar uiteindelijk is het allerbelangrijkste om die klant beter te kunnen bedienen. Wij staan als aannemer in directe verbinding met de eindklant, en een gelukkige klant maakt ons ook gelukkig.

Daarnaast moet automatisering zichzelf uiteindelijk ook terugbetalen.” Catrinus: “In de kleinere projecten – zoals aansluiting tot aan de voordeur – daar moeten we onze marges wat groter maken. Daarin is die automatisering juist zo belangrijk. Digitalisering is in de nieuwe strategische plannen ook een speerpunt voor de directie van A.Hak.”

Interne visie en externe vraag

Catrinus legt uit wat de aanleiding voor het project vormde: “Medio 2015 kwamen twee vragen bij elkaar: onze interne visie op betere integratie van processen rondom wat wij noemen combi-opdrachten, en extern de vraag van de netwerkbeheerders. Dat was wel heel mooi, en liet direct ook zien hoe belangrijk het is om vooruit te blijven kijken in ons vakgebied.”

Arjan vult aan: “Eén van de belangrijkste redenen voor dit project is dat de opdrachtgevers het gewoon willen. Als je niet meedoet, dan ben je niet in business. Als IT-afdeling hebben we die urgentie aangegrepen om er het maximale uit te halen. Daardoor hebben we op het gebied van automatisering meteen een flinke spurt kunnen maken.”

Vooruitkijken in je branche

Arjan: “Het is inderdaad belangrijk dat je als Informatiemanager vooruitkijkt naar de ontwikkelingen in je branche. Als wij zouden moeten wachten tot de vraag kwam, waren we echt te laat geweest.” Catrinus: “De voorsprong die we nu als A.Hak hebben opgebouwd bij de opdrachtgevers, in de vorm van een goede naam; die inhaalslag hadden we dan niet meer kunnen maken.” Arjan: “Dat is ook wat we verwachten van onze leveranciers: dat zijn de jongens die mee kunnen denken en die vooruitkijken.”

Ontwikkelingen delen met vakbroeders

Arjan: “Wat wij merken is dat we als IT’ers goed over dit soort ontwikkelingen kunnen praten met onze vakbroeders van zogenaamde concurrenten.” Catrinus: “Via een collega bij een ander groot installatiebedrijf zijn we ook in contact gekomen met Motion10. Om voor 1100 werkplekken goed de ICT en IM te kunnen regelen, hebben we naast ons kernteam van zeven man goede partners nodig. Daar is Motion10 een heel goed voorbeeld van.”

Cultural fit en kennis

Catrinus: “Het gevoel bij Motion10 was direct goed. We hadden een afspraak met Sven Buitendijk, Paul Baars, en Wilfred Noppers. Er was echt een hele fijne interactie; men snapte het al gauw. Het voelde eigenlijk meteen al alsof we direct met ze aan de slag konden.”

Arjan: “‘Cultural fit’ noemen we dat. We zijn aan het omvormen hoe we met onze leveranciers omgaan. Dat zijn op dit moment allemaal strategische partners aan het worden.” Catrinus: “En dan kwam de kennis er nog bij.” Arjan: “We hebben heel veel gehad aan Paul – de zelfstandigheid, de proactiviteit en de denkkracht van die jongen zijn echt fantastisch.”

Cultural fit’ noemen we dat. We zijn aan het omvormen hoe we met onze leveranciers omgaan. Dat zijn op dit moment allemaal strategische partners aan het worden.

Waarom Microsoft Azure?

Catrinus: “Waar je mee te maken hebt is: iedereen kent Microsoft, iedereen kent Outlook, Excel en Word. Iedereen kent de Microsoft denkwijze, de Microsoft simplicity. Dat is heel belangrijk. Ons ERP-pakket is 4PS, ook dat is gebouwd op Microsoft Navision. Om het change management zo goed mogelijk behapbaar te houden, kies je dan eerder voor Microsoft wanneer je denkt aan veranderingen in je IT-omgeving zoals een verschuiving naar de cloud.

Aansluiten met DSP kon op verschillende manieren, en toen kwamen we dus met Motion10 in gesprek. De keuze voor Logic Apps en voor Azure komt ook bij hen vandaan.” Arjan: “Dat is de keuze voor toekomstbestendig, voor nieuwe technologie, en voor flexibel blijven. Inmiddels hebben we er ook een stukje PowerBI op losgelaten, om inzichten te bieden in processen met behulp van dashboards. Ook onze HRM-processen lopen nu via de Azure service bus.”

Agile projectaanpak

Arjan: “Vooral het makkelijk kunnen opleveren van een mini-PoC-je of prototyping is heel prettig aan de manier waarop we het project hebben aangepakt. Doordat je weet met welke partijen je werkt, zie je met een kleine test al of je de goede koers gaat. Dan heb je ook wat te laten zien aan de business. Dat helpt om hen mee te krijgen in je project.”

Change management rond IT in de bouw

Arjan: “Vooral omdat je in het begin heel abstract bezig bent, valt het niet mee om de business meteen mee te nemen in het proces.” Catrinus: “Dat past niet echt bij de ‘maak-cultuur’ die Hak kenmerkt.” Hoe hebben de mannen de organisatie dan toch meegekregen in de verandering?

Arjan: “Dat hebben we vooral scrum-wise geprobeerd te doen. Kleine stapjes maken. Think big, start small. Ook al weet je dat het volledige proces uiteindelijk op DSP moet; zet kleine stapjes, laat zien dat het werkt. Anders is het ook niet te behappen.

Een voorbeeld van een klein stukje dat je dan oplevert rondom het proces van aansluiting: we focussen eerst op het opdrachtbericht. Dat bericht moet daar aankomen, de bijlagen moeten eruit getrokken worden en naar SharePoint worden verzonden, en ik moet een berichtje krijgen dat alles gelukt is. Dan kun je naar het volgende.”

Catrinus: “We konden de business dus laten zien: je hoeft niet meer naar al die mailtjes te zoeken, je hoeft niet meer te slepen want kijk eens: het staat er al in. Dat was dan echt zo’n aha-moment. We hebben te maken met change management voor de man die gewend is om met de schep in de straat te staan, maar nu echt een tablet nodig heeft. Dat is helemaal nieuw voor die jongens.”

Het resultaat: een DSP-compliant integratie-omgeving

Motion10 kon A.Hak snel helpen integreren met DSP, omdat hier al een standaardaanpak voor was ontwikkeld in eerdere trajecten met bedrijven in de bouw- en installatiesector.

Arjan: “Waar we nu staan, is dat we compliant zijn voor het volledige DSP-proces, we kunnen alles aan. Als er nu een nieuwe leverancier aanklopt, dan zijn er maar een paar simpele, functionele handelingen nodig om die ook aan te sluiten zodat wij met hen kunnen samenwerken via het DSP. Als er een nieuwe bijkomt, is dat niet meer een IT-aangelegenheid, maar een business vraagstuk.

En we behandelen aanvragen nu al via het DSP voor Liander, Enexis en Evides. Vanuit onze vestigingen in Doetinchem, Assen, Rijnmond, en Diemen.” Catrinus: “En op korte termijn ook onze vestigingen in Helmond, Baarn, Rijssen en Heerenveen.”

Daar hoop je dus op: dat de business dat op een gegeven moment zelf gaat zien. Informatiemanagement moet ook gaan bijdragen aan de totale bedrijfsvoering. Dat deden we eerst vóór de business, maar doen we nu veel meer samen met de business.

De waarde van de oplossing zien

Arjan: “De integratieomgeving (ESB) die we met Motion10 in Azure hebben gemaakt, dat is onze integratie-backbone.” Catrinus: “Daarin kun je mensen vanuit de business mooi direct al dingen laten zien. De ogen van onze hoofd accountmedewerker gingen laatst ook open, hij zei: ‘Als we de berichten van dat type kunnen categoriseren, kunnen we daar ook een standaardoplossing voor vinden.’ Dat is dus mooi; dat mensen de waarde van de oplossing zien voor hun eigen stukje.”

Arjan: “Daar hoop je dus op: dat de business dat op een gegeven moment zelf gaat zien. Informatiemanagement moet ook gaan bijdragen aan de totale bedrijfsvoering. Dat deden we eerst vóór de business, maar doen we nu veel meer samen met de business.”

De vruchten plukken

Arjan: “Dat we nu technisch gezien volledig compliant zijn, en dat daarna je continue verbeterproces op gang moet komen, daar gaan we vanuit. Nu is juist de uitdaging: de adoptie door de business. Maar dat komt steeds meer op gang.

We zitten nu nog in de kosten. Dat komt omdat we nu nog in een hybrideomgeving zitten. Niet alle netbeheerders zijn al volledig over op DSP. Het is wel zo dat steeds meer partijen aan het overstappen zijn. Maar zolang nog niet alle partijen over zijn, moet je nog meerdere administratieve processen ondersteunen.”

Catrinus: “Dat maakt het DSP-verhaal nu ook half af. De vruchten ervan plukken als aannemer, dat lukt nog niet helemaal.”

De business wordt enthousiast

Arjan: “Je ziet nu wel dat de business zelf de rol van product owner op zich wil gaan nemen voor nieuwe deelprojecten. Omdat ook daar mensen zitten met affiniteit met automatisering, en met de wens om die laatste euro eruit te halen. Dan ga je het juiste spel met de business spelen.”

In control, met inspiratie

Catrinus: “Het levert in ieder geval op dat wij ook bij onze opdrachtgever, bijvoorbeeld Liander, aan kunnen tonen dat wij in control zijn.

Wat het ook oplevert is dat mensen geïnspireerd raken over nieuwe mogelijkheden, zoals op het gebied van voorraad en magazijn. Als we weten wat voor werk er op ons afkomt, dan kunnen we dus ook wat slimmer en efficiënter omgaan met voorraad en magazijn.”

IT als strategische sparringpartner voor de directie

Catrinus: “Je merkt langzamerhand dat je als IT-afdeling een strategische adviseur of sparringpartner aan het worden bent voor de business.”

Arjan: “Vroeger ondersteunde je het proces, nu bén je het proces.” Catrinus: “Er werd vroeger altijd gezegd, ‘Mooi die computerboel, maar buiten moeten we het verdienen.’ Maar je hoort nu al: ‘Buiten is het allemaal hetzelfde, juist met digitalisering moeten we het verschil maken’.”

Bijvangst: HR

Arjan vertelt ten slotte over één van de bijvangsten van het integratieproject: “We zitten nu aan de vooravond van de livegang met AFAS HRM/Payroll software. Eén van de dingen die we nu kunnen gebruiken is een koppeling via de ESB. Als een HRM-medewerker een nieuwe medewerker aanmaakt in AFAS, moet die medewerker eigenlijk automatisch aangemaakt worden in Active Directory.”

Catrinus: “Maar hij komt ook direct terecht in 4PS [red.: het ERP pakket van A.Hak], waar hij als resource zichtbaar wordt met al z’n diploma’s en certificeringen.” Arjan: “Dat zijn wel de ontwikkelingen die de volgende stap gaan vormen voor A.Hak richting de toekomst.”