Menu

Baas BV: Geslaagde integratie met DSP

Baas BV verzorgt met zo’n 600 medewerkers ondergrondse infrastructuren, bovengrondse netwerken en inpandige installaties in heel Nederland. Om doorlooptijden te verkorten, klanten en interne stakeholders meer inzicht te bieden, en om beter aan te sluiten op het DSP voerde Baas BV het BOSS project uit. Wat was de aanleiding voor dit project? Wat waren succesfactoren en obstakels? En, in hoeverre zijn de beoogde doelen behaald?

  • De integratie met DSP is geslaagd. Communicatie en samenwerking met partners vindt steeds meer eenduidig plaats via het geïntegreerde orderportaal.
  • “Nooit meer overtypen”: Het aanmaken van projecten in diverse systemen verloopt grotendeels automatisch. Nieuwe aansluitingen verwerken duurt nu 45 minuten minder lang.
  • Baas heeft beter inzicht in het verloop van processen en bespaart geld, terwijl de klanttevredenheid stijgt.

Slimmer samenwerken

Het Boss project is ingegeven door een combinatie van factoren: het DSP, de wens om slimmer samen te werken, processen te vereenvoudigen en om meer inzicht te hebben in onze processen.

Over Baas BV

Baas BV verzorgt met 600 medewerkers zowel ondergrondse infrastructuren als bovengrondse netwerken en inpandige installaties.  De organisatie werkt aan energie, water en datavoorzieningen in Nederland. Kernwaarden van Baas zijn: veilig, meesterschap, menselijk, oprecht en lef.

De bouw- en installatiesector staat onder druk: er wordt steeds meer gebouwd in Nederland, terwijl er een tekort is aan technisch personeel. Opdrachtgevers in de bouw- en installatiesector zijn kritisch op prijs en kwaliteit. Samenwerking in de keten moet snel en efficiënt om eindgebruikers te kunnen bedienen en om aan de verplichte administratieve verantwoordelijkheden te voldoen. Door de digitalisering is er steeds meer data beschikbaar, wat nieuwe kansen biedt. Hoe kan IT organisaties in de bouw en installatietechniek helpen om voorop te lopen?

Slimmer integreren en meer inzicht bieden

Baas neemt graag het voortouw op het gebied van digitale innovatie. Om slimmer te integreren, klanten en interne stakeholders meer inzicht te bieden, onnodig repeterende handelingen te verminderen en om beter aan te sluiten op het DSP voerde Baas het BOSS project uit.

De doelen zijn helder. Maar, wat was de aanleiding voor dit project? Wat waren succesfactoren en obstakels? Wat verwachtte Baas te verbeteren, en voor wie? En; in hoeverre zijn de beoogde doelen behaald?

We spreken met Vincent Ouwens, ICT Manager en Richard Burggraaf, Projectleider ICT bij Baas BV.

Aanleiding voor het Boss project: DSP en “nooit meer overtypen”

Vincent Ouwens: “Het Boss project is ingegeven door een combinatie van factoren: het DSP [red.: Digitaal Samenwerking Platform], de wens om slimmer samen te werken, processen te vereenvoudigen en om meer inzicht te hebben in onze processen.

Wat het DSP precies inhoudt? In Nederland zijn verschillende netbeheerders actief, die gas, water, data en elektra aanbieden. Zij hebben daarvoor allerlei aannemers gecontracteerd. Voor de uitvoering van die contracten, zoals voor nieuwe aansluitingen, waren altijd bergen papier nodig.”

Succesfactoren

Het DSP: Digitaal Platform voor Samenwerking in Bouw & Infra

Vincent: “Formulieren en schetsen moesten worden uitgetypt, geprint, gekopieerd, et cetera. Daarnaast – maar ook daardoor – waren klanten vaak ontevreden over doorlooptijden. Daarvan heeft men gezegd: dat moet handiger en slimmer.”

“Dat nieuwe platform voor netbeheerders en aannemers heet DSP. Twee van de grotere netbeheerders vroegen ons op zeker ogenblik: ‘Wij willen graag aan de slag met DSP; wanneer zijn jullie daar klaar voor?’ De wens was daarbij dat we in oktober 2016 gereed zouden zijn.

Dat was de directe aanleiding. Het project is dus ontstaan vanuit de vraag van de opdrachtgevers. Daarnaast was het voor Baas een uitgelezen kans om invulling te geven aan ambities die we al hadden ten aanzien van automatisering en procesoptimalisatie: nooit meer overtypen en geen onnodig repeterende handelingen meer. We wilden dus direct kunnen koppelen met DSP. Motion10 heeft ons geholpen met het vooronderzoek om de technische haalbaarheid te toetsen”, aldus Vincent Ouwens.

  • Motion10 heeft Baas BV snel kunnen helpen met dit onderzoek, met behulp van de aanpak die we het “Cloud Transitie Ontwerp” noemen. Meer informatie over het Cloud Transitie Ontwerp vindt u hier.

Hogere klanttevredenheid

Het uiteindelijke doel van dit project is het verhogen van de klanttevredenheid, het verkorten van de doorlooptijd en het verkleinen van de faalkosten.

Microsoft cloud integratie met Motion10

Wat is de reden dat Baas voor het Boss integratieproject koos voor Microsoft cloud technologie? En waarom koos Baas voor Motion10 als cloud integratie partner?

Vincent: “Wij hebben vrij regelmatig contact met Microsoft, om te bespreken waar we mee bezig zijn en waar we tegenaan lopen. Toen ik aangaf dat we integratievraagstukken hadden, zijn we door Microsoft in contact gebracht met Motion10.”

Richard: “We hebben heel bewust gekozen om zoveel mogelijk in de cloud te doen.” Vincent vult aan: “Met name uit financieel oogpunt; met de services in Azure kun je afnemen per gebruik.” Richard: “Op deze wijze konden we starten met het project zonder direct in licenties of hardware te investeren. Ter illustratie: in de bouwfase koste het gebruik van Azure slechts enkele tientjes per maand.”

Gebruiken wat je hebt

Vincent: “Een andere reden voor de keuze voor Microsoft technologie is het benutten van de functionaliteiten waar je de beschikking al over hebt. Eerder hadden we de Office 365 suite  aangeschaft. Met dit project zorgden we voor een beter gebruik van datgene dat we al in huis hadden. Zo hebben we ook Power BI geïntroduceerd voor interne rapportages. Daarin heeft Motion10 ons ook goed ondersteund.”

Inzicht brengt efficiencywinst

Richard: “Het project liep op twee sporen. We hebben er aan de ene kant voor moeten zorgen dat het proces van communicatie tussen de verschillende partijen via DSP loopt en aan de andere kant hebben we inzicht moeten bieden in hoe het proces verloopt.”

Transparant en traceerbaar

In het kort

“Je hebt nu daadwerkelijk meer inzicht. Als er iets fout gaat, is het transparanter en beter traceerbaar. Daar zit ook een stuk van de efficiencywinst van dit project in.”

Prettige samenwerking

Vincent en Richard geven aan erg tevreden te zijn met de samenwerking met Motion10. Richard: “Het niveau van de medewerkers valt gewoon op. Wij hebben niet het idee dat daar een gemiddelde consultant rondloopt. Ik moet soms denken aan de frase ‘het beste jongetje of meisje van de klas’. Bovengemiddeld, dat geeft veel vertrouwen. We hebben veel en goed met Niels, Gert, Theo, Lars en Wouter samengewerkt.”

Hoe verliep het project?

Vincent en Richard kijken terug op een succesvol project. Welke factoren waren doorslaggevend voor het succes?

  1. De Agile projectaanpak. Richard: “Eén van de succesfactoren van dit project was om het agile aan te pakken.” Vincent: “De initiële vraag was om binnen drie maanden de koppeling met het DSP gereed en werkend te hebben. Dat kun je niet bolwerken met een klassieke waterval-aanpak.”
  2. Flexibiliteit in de oplossing. Richard: “Een andere, meer algemene succesfactor is: zorg voor een oplossing die flexibel is. We hebben er bewust voor gezorgd om het project naast ons ERP proces te houden.Alle stappen die de werkvoorbereider doet, doet hij in SharePoint, die worden dan door Azure naar het DSP en achterliggende backoffice systemen gestuurd. We hebben echt een oplossing gebouwd die het proces van voor tot achter regelt. Alle bestaande backoffice applicaties worden gebruikt en komt samen in SharePoint Online.Naar de toekomst toe willen we vooral vanuit SharePoint gaan werken: één heldere interface voor de medewerker en een digitaal werkproces dat onafhankelijk van onderliggende ERP-applicaties en flexibel toe te passen is. De Flexibiliteit van onze Boss-oplossing komt grotendeels doordat de koppeling in eigen beheer zit. Hierdoor passen we snel zaken zelf aan.”
  3. Change management. Vincent: “Bij dit soort veranderingen is het belangrijk om de gebruikers mee te nemen.”“Dat is deels inherent aan agile en betekent in de praktijk: sprint reviews en de gebruikers mee laten beslissen in wat je oplevert”, zo vult Richard aan.

“De mensen kunnen vaak de scenario’s in de praktijk veel beter voorspellen of uitdenken dan wij van de IT-afdeling. Dat moet je de gebruikers dus vooral zelf laten doen.”

  1. Monitoren van de livegang. Vincent: “Wat ook een belangrijk aandachtspunt is: bij livegang bewaken dat de uiteindelijke oplossing niet ‘over de schutting gegooid wordt’. Monitor de livegang en houd dagelijks het gebruik en de issues bij. Iedereen is opgeleid, iedereen is getraind, maar hoe gaat het in de praktijk? Adoptie is belangrijk, we hebben daar veel aandacht aan besteed.

Wat je nu ziet, is dat doorlooptijden verkort zijn. Maar we hadden er vanaf de livegang dichter op willen  zitten. Op sommige vlakken ontstaan er namelijk nog gaten. Waar je tegenaan loopt is dat mensen een Excelbestand bijhouden, terwijl dat helemaal niet meer hoeft. Of documenten downloaden vanuit SharePoint naar de netwerkschijf.”

Richard: “Zorg dat je na livegang nog een stuk ontwikkel-capaciteit hebt. Zo kan je mee blijven denken in het proces. Zie het als een stukje nazorg. Het reserveren van ontwikkel-capaciteit ná de livegang was ook een advies van Motion10.”

Adoptie

Monitor de livegang en houd dagelijks het gebruik en de issues bij. Iedereen is opgeleid, iedereen is getraind, maar hoe gaat het in de praktijk?

Resultaten?

Het doel van het Boss-project was om slimmer te integreren, klanten maar ook interne stakeholders beter inzicht te bieden, om onnodig repeterende handelingen te verminderen en om beter aan te sluiten bij DSP. In hoeverre zijn de beoogde doelen behaald?

Niet meer overtypen, meer inzicht

Vincent: “Als we eerst kijken naar het interne proces, dan is mijn gevoel dat een aantal voordelen niet eens meer gezien wordt, omdat het al zo gewoon is geworden. Dat is dus heel snel gegaan.

Het niet meer overtypen, het niet meer bij elkaar hoeven zoeken van bijlagen in portals, het aanmaken van projecten in diverse systemen; dat gaat nu allemaal automatisch.

Ik denk ook dat ons inzicht in het proces verbeterd is.” Richard: “Eénduidige traceerbaarheid van opdrachten is een erg prettig resultaat van het Boss-project”.

Geslaagde integratie, snellere verwerking

Vincent: “De koppeling met DSP is gerealiseerd en we werken met steeds meer netbeheerders via het DSP. Richard: “Dat klopt. Daarnaast merken we duidelijk dat doorlooptijden stelselmatig dalen. We kunnen vaststellen dat per nieuwe woningaansluiting BOSS ons nu 45 minuten aan administratieve handelingen bespaart.”

Hoe een IT-project bijdraagt aan bedrijfsdoelstellingen en marktleiderschap

Richard: “Tot slot draagt BOSS bij aan de missie en de kernwaarden die wij als BAAS BV hebben gedefinieerd. Bijvoorbeeld meesterschap; dat betekent onder meer het op hoge kwaliteit en hoge snelheid opleveren van projecten. Of lef: wij geloven in deze vorm van procesautomatisering en ketenintegratie, daarom nemen wij het voortouw in de ontwikkeling van projecten en de communicatie met netbeheerders rondom BOSS en DSP.”

Tijdsbesparing

In het kort

“We merken duidelijk dat doorlooptijden stelselmatig dalen. We kunnen vaststellen dat per nieuwe woningaansluiting BOSS ons nu 45 minuten aan administratieve handelingen bespaart.””