Menu

Cruciale stap richting de toekomst

Het Nederlandse familiebedrijf Rotra heeft zich ontwikkeld tot een vertrouwde en gerenommeerde One-Stop Logistics Shop. De sector logistiek heeft te maken met veel veranderingen. Aan de IT-zijde betekent dat dat de infrastructuur en architectuur zo flexibel mogelijk moeten zijn, om daar continu snel op in te kunnen spelen. Motion10 hielp Rotra daarbij, met een integratieoplossing op basis van BizTalk. 
  • De applicatiearchitectuur van Rotra is nu meer flexibel en beheersbaar.
  • Nieuwe koppelingen met klanten zijn gemakkelijk en snel te maken.
  • De integratieoplossing zal een cruciale rol spelen in oplossingen voor de toekomst, zoals Business Intelligence en een Klantenwebportaal.

Flexibiliteit en snelheid

Het gaat om de flexibiliteit in de toekomst. Je moet snel en gemakkelijk kunnen koppelen.

Over Koninklijke Rotra

Het meer dan 100 jaar oude Nederlandse familiebedrijf Koninklijke Rotra heeft zich ontwikkeld tot een vertrouwde en gerenommeerde One-Stop Logistics Shop. Rotra heeft vestigingen in onder andere Nederland en België en ongeveer 860 medewerkers in haar dienst. Rotra verzorgt de Supply Chain voor een brede klantenkring. Het bedrijf acteert als ketenregisseur van A tot Z. Van wereldwijde ex-/import en opslag tot en met de bewerkingen, de voorraadcontrole, het order-management en de wereldwijde door-to-door distributie.

Business case: flexibele architectuur

De sector Logistiek heeft met veel veranderingen te maken. Denk bijvoorbeeld aan technologieën zoals de komst van drones en platooning, of de door klanten nu al steeds vaker gevraagde apps voor track & trace. Hoe zorg je er als logistieke organisatie voor dat je toekomstbestendig bent? Aan de IT-zijde betekent dat dat de infrastructuur en architectuur zo flexibel mogelijk moeten zijn, om continu snel in te kunnen blijven spelen op veranderingen.

Dat laatste was de basis van de business case waarmee Rotra begon aan de implementatie van een integratieoplossing op basis van BizTalk. We spraken met Niels Janssen, Corporate ICT Manager bij Rotra, en Daan Krijnen, Manager product & projectontwikkeling. De integratie-architectuur van Rotra is nu meer in eigen hand, beter beheersbaar en toekomstbestendig. In een interview leggen de mannen uit wat dat voor hen precies betekent. En vertellen ze meer over het verloop van dit project.

Continuïteit en flexibiliteit

We vroegen Niels en Daan naar de aanleiding van het project rondom de ESB op BizTalk. Daan legt uit: ”In het verleden werkten we met technologie waarvoor je bij iedere wijziging iemand moest inhuren. Er was nauwelijks kennis van en support voor dat product.” Niels: “Deels ging het in dit project dus om een stuk continuïteit. Daarnaast geeft het extra flexibiliteit voor de toekomst. Je moet sneller en makkelijker applicaties kunnen koppelen.”

Microsoft: betrouwbaar en toekomstbestendig

Waarom koos Rotra voor BizTalk? Daan: “Met Microsoft weet je dat je de komende jaren goed zit. Wat we aantrekkelijk vinden is de nieuwe koers van Microsoft, meer gericht op een verscheidenheid aan bedrijven en ondersteuning bij het echt leveren van waarde.”

Niels en Daan waren van meet af aan nauw betrokken bij het project. We vroegen hen hoe het selectieproces er uit heeft gezien.

Er moet een klik zijn

Daan: “Motion10 werd ons aangeraden door Microsoft. We hebben daarna nog één andere partij gesproken. Het werd snel duidelijk dat Motion10 zoveel BizTalk kennis inbracht dat er geen discussie meer nodig was. Gijs in ’t Veld [ CTO van Motion10, red.] is één van de grondleggers van dat product. Daarnaast bracht Motion10 veel EDI kennis in, wat voor ons erg belangrijk was. Wat moet je dan nog ergens anders vinden, om te beslissen om niet met Motion10 in zee te gaan?” Niels vult aan: “Wat ook belangrijk is: de mensen waarmee we in gesprek gingen, begrepen ons. Er moet wel een klik zijn.”

Neem de tijd voor het implementeren van een ESB

De implementatie ging langzamer dan gedacht. Niels Janssen: “Deel 1 is nu compleet; we zijn nu live met de eerste EDI-klant. Het heeft iets langer geduurd omdat we ook veel afhankelijkheden hadden met interne projecten. De eind-applicatie, die de uiteindelijke handeling uit moet zetten, was nog niet helemaal af. Daarnaast: je moet gaan koppelen met klantensystemen. Daarvoor is een interactie nodig met die klant. Helaas reageren niet alle klanten even snel. Dus dan ben je ook weer afhankelijk van prioriteiten, met wie heb je te maken, et cetera.” We vroegen Niels en Daan naar belangrijke aandachtspunten voor het succesvol opzetten of vernieuwen van een flexibele integratieoplossing.
  1. Neem voldoende tijd. Daan: “Wat we goed wisten en gepoogd hebben, is dat je mensen redelijk de tijd geeft intern, om zo’n project op te pakken. Ik vind dat we dat vrij goed hebben ingeschat.”
  2. Zorg voor kennis intern. Daan: “Het eerste dat ik zou zeggen als iemand vraagt ‘zouden we dat met BizTalk moeten doen?’ is: Ja, maar alleen als je iemand hebt die die kennis heeft.” Niels vult aan: “Op den duur willen we ook iemand gaan recruiten voor intern.”
  3. Snel aan de slag gaan. Niels: “Wat heel opvallend was, was dat zodra we akkoord hadden, Motion10 de volgende maandag met drie man op de stoep stond. Dat is wel heel goed, dan heb je gelijk die schwung erin!”
  4. Management buy-in. Niels: “Als je inschat hoeveel uur je nodig hebt van je medewerkers voor het project, is het heel belangrijk dat het management daarmee akkoord gaat.”

Beloof geen gouden bergen in termen van ROI

Niels legt wat meer uit over  het verkrijgen van de ondersteuning vanuit het managementteam: “Die management buy-in krijgen heeft wel veel tijd gekost. Uiteindelijk misschien wel drie jaar. Dat had te maken met decepties in het verleden, waarbij bepaalde resultaten werden beloofd binnen een zeker tijdsbestek. Wat wij daarvan geleerd hebben is: wees in je communicatie naar het management en de rest van de organisatie reëel over de verwachtingen en resultaten.

ROI kun je niet toepassen op IT

En besef: ROI is echt een finance-begrip. Dat kun je niet op IT toepassen, dat is een fabel. Waar het op neerkomt is: we moeten mee. Als onze concurrenten een investering doen in bepaalde technologie, en wij doen het niet, dan blijven we gewoon achter. Dat kun je niet vastpinnen op een bepaalde ROI.

Valse vergelijking

Daan vult aan: “Daarnaast zit je met het probleem van de valse vergelijking. Je kunt achteraf nooit weten of de alternatieve keuze beter zou zijn geweest. Je maakt namelijk één keuze en alleen de resultaten van die keuze, zul je kennen. We zullen bijvoorbeeld over 4 jaar niet kunnen zeggen dat Trump wel of niet een betere keuze is geweest als president voor de VS dan Hilary Clinton.”

Flexibel, beheersbaar en futureproof

De IT-afdeling had vooraf heldere doelen in het oog. Flexibiliteit, beheersbaarheid, toekomstbestendigheid, en een integratie-oplossing die Rotra meer in eigen hand heeft. In hoeverre is dat gelukt? Daan: “We zijn niet meer afhankelijk van het oude systeem. Dat ten eerste.” Niels gaat verder: “We beginnen eigenlijk pas net. De basis staat nu. We gaan straks aan de slag met een klantportaal en met business intelligence, ook op het Microsoft platform. Daarbij gaat BizTalk ook een grote rol spelen. Daar hebben we veel vertrouwen in. Voor nu: nieuwe koppelingen met klanten kunnen we nu makkelijk en snel zelf doen. Al onze interne software-ontwikkelaars krijgen straks een BizTalk cursus van Motion10. Over het algemeen zijn we redelijk tevreden en op het goede pad ten aanzien van de doelen die we vooraf hadden.”

De toekomst: business intelligence en een klantportaal

Niels: “We willen binnenkort aan de slag met BI, op basis van het zevenlagenmodel zoals Motion10 dat adviseert. We gaan dus relevante data uit onze systemen ophalen en in een datalaag beschikbaar maken. Wat we graag willen, is dat we analyses kunnen doen over systemen heen, met gecombineerde data.” Daan vult aan: “We hebben bijvoorbeeld een klant die zaken doet met Ocean, Air en Wegtransport. Wij hebben nu geen eenduidig overzicht van hoeveel zaken we met zo’n klant doen in welke modaliteit.”

Inzichten ten bate van de klant

In het kort

“Zijn er misschien synergieën, mogelijkheden tot efficiëntieverbetering en kostenbesparing te vinden?”

Flexibele integratielaag als de spil voor wendbaarheid

“Dat soort analyses doen we nu ook al in Excel, maar als we dat mooi kunnen automatiseren scheelt dat natuurlijk heel veel tijd en geld. Een stukje toekomstmuziek: op een gegeven moment willen we ook wel externe data gaan koppelen, voor nog rijkere analyse en zelfs voorspellingen.” Niels: “Wat ook belangrijk wordt voor Rotra, in de toekomst, is een Klantenwebportaal. Wat we willen is een digitale voorkant van ons bedrijf, waar klanten echt alles kunnen doen: informatie zien, de contactpersoon wijzigen, het eigen adres aanpassen, track & trace, enzovoort. Voor alle modaliteiten die we hebben: weg-, lucht-, en zeetransport; binnenvaart en warehousing. We willen het dan met een API-laag mogelijk maken dat externen geautomatiseerd orders kunnen doorgeven, of via een webportaal. De keuze is dan aan hen. Zo zorg je ervoor dat je geen dubbel werk doet.” Als Rotra deze stappen in de toekomst zal realiseren, zijn ze heel goed op weg om  de zeer proactieve, klantgerichte logistieke organisatie van de toekomst te worden. Met de flexibele integratielaag als de spil van hun wendbare IT-architectuur.