Stichting JIJ - Motion10

Informatie rondom cliënten makkelijker en veiliger delen

Stichting JIJ biedt hulp aan mensen met een eetstoornis die in de reguliere zorg niet of onvoldoende terechtkunnen. De stichting wilde ervoor zorgen dat vrijwilligers de cliënten efficiënter en beter kunnen begeleiden, en veiliger omgaan met de gegevens en documenten van cliënten. Daarom wilde de organisatie overgaan op een samenwerkingsomgeving in de cloud. Motion10 hielp hen daarbij.

Stichting JIJ heeft nu de beschikking over een intranetomgeving in de cloud; medewerkers gaan in het vervolg documenten efficiënter en veiliger opslaan en delen.
Onboarding van nieuwe medewerkers is in de toekomst veiliger en sneller geregeld.
Medewerkers van Stichting JIJ zijn getraind om het intranet verder zelf uit te bouwen en aan te vullen.

Vanuit het hart

“
Als je hier zit, weet je dat mensen het vanuit hun hart doen; het zijn allemaal vrijwilligers. Je weet zelf ook hoe het gegaan is, met ups en downs. Mensen durven hier dus ook vaak wat eerlijker te zijn vanuit zichzelf.

Saskia Lagerwaard, Oprichtster en directeur Stichting JIJ

Over Stichting JIJ

Stichting JIJ is een vrijwilligersorganisatie gevestigd in Rotterdam. De vrijwilligers van de stichting bieden hulp voor mensen met eetproblematiek, die vaak geen hulp durven te vragen bij de officiële kanalen of zich via de reguliere zorg niet voldoende ondersteund of begrepen voelen. Stichting JIJ werkt met circa vijftig tot zestig vrijwilligers om deze mensen en hun naasten vooruit te helpen.

Om de begeleiding, activiteiten, groepen en nazorg te kunnen blijven aanbieden is de organisatie afhankelijk van subsidies, een geringe eigen bijdrage van cliënten en fondsenwerving. Omdat Stichting JIJ een maatschappelijk doel dient, droeg Motion10 bij door te helpen met de realisatie van een nieuwe intranetomgeving in de cloud. Meer informatie over Stichting JIJ vindt u hier.

Meer vertrouwen en openheid

Saskia Lagerwaard, oprichtster en Directeur van Stichting JIJ, legt meer uit over de toegevoegde waarde van een organisatie als Stichting Jij in het zorglandschap: “In principe moet je wanneer je erkent dat je een eetprobleem hebt vaak eerst naar de huisarts toe. Dat is al een hele hobbel. Dan is het soms nog zo dat de huisarts het niet erkent of herkent. ‘Ga maar naar de diëtist; ga thuis maar wat meer eten’. Dat is in veel gevallen niet de juiste oplossing, want in de kern gaat het niet om eten, maar om onderliggende problematiek.

Vervolgens kun je wanneer de problemen wel correct erkend worden terecht bij de juiste zorg (PsyQ, het ziekenhuis of een kliniek voor opname en zorg voor mensen met een eetstoornis). Maar we weten dat mensen dat vaak niet durven: ze schamen zich. Ten slotte heeft een eetstoornis veel te maken met controle, en mensen zijn soms bang om kwijt te raken wat ze juist houvast geeft.”

De medewerkers van Stichting JIJ hebben zelf persoonlijke ervaring met eetstoornissen. Dat maakt een groot verschil in de begeleiding van hun cliënten. Saskia:

“De mensen voelen zich bij ons dikwijls meer begrepen en serieus genomen. En mensen hebben meer vertrouwen of meer een klik met ons omdat wij allemaal zelf ook een eetstoornis gehad hebben.”

Privacy van cliëntgegevens staat voorop

Saskia legt meer uit over de aanleiding van het project: “In de eerste plaats wilden we veiliger en efficiënter werken in de cloud. Wij zeggen altijd: ‘privacy is belangrijk; jouw informatie is veilig’. Dan moet je als organisatie ook zorgen dat het veilig is, voor zover dat kan in Nederland. En daarnaast zorgt dit project ervoor dat vrijwilligers de juiste tools hebben om hun werk te doen. Onze eerste verantwoordelijkheid is dat we iemand passende hulp bieden. In het informatie/adviespunt verwijzen we ook mensen door. Daarvoor moeten we inzicht hebben in het zorglandschap: ‘Wat is er allemaal aan hulp in de regio?’. Onze vrijwilligers hebben nu de meest actuele informatie; dat betekent dat ze ook beter kunnen begeleiden.” Stichting JIJ is een vrijwilligersorganisatie, maar heeft te maken met dezelfde problemen rondom informatie en documentatie die een andere organisatie ook kent. Saskia: “Het is inmiddels een echte organisatie. Met veel documenten die heen en weer werden gemaild; mensen die zich afvragen wat nu de laatste versie is. Dan is het toch handig als je dat centraal in de cloud kunt hangen.”

Nieuwe medewerkers snel en veilig onboarden

Saskia: “Wat we vaak zien is dat mensen vrijwilligerswerk gebruikten als opstap naar werk; dat is natuurlijk heel gaaf. Maar dat betekent ook dat je dan op zoek gaat naar een nieuwe vrijwilliger. Soms is er dus verloop. En dan is het fijn als je nieuwe vrijwilligers snel kunt inwerken. In de nieuwe omgeving kun je alles snel laten zien: hier kun je inloggen, lees deze documenten door: dat is veel makkelijker en veiliger dan als je allerlei documenten moet doorsturen.” Het managen van rechten voor toegang tot informatie gaat met de nieuwe intranetomgeving op basis van Office 365 eveneens veel gemakkelijker en veiliger.

Zelf aan de slag met Office 365?

Saskia: “Twee vrienden van ons hebben zelf een IT-achtergrond. Zij hadden ons aangeraden om de nieuwe omgeving met SharePoint Online in Office 365 op te zetten. Meer dan een jaar geleden zijn we zelf begonnen om een omgeving te maken in Office 365. Daar liepen we tegen een heleboel dingen aan; we konden het niet afmaken omdat we die kennis niet hadden.”

Simone Storm is mede-oprichtster van Stichting JIJ en coordinator IAS. Zij vertelt meer over de hulp vanuit Motion10: “We zijn een stichting, en we hebben natuurlijk niet een grote buidel om dit soort dingen te financieren. Toen zijn we op zoek gegaan naar een bedrijf dat ons hierbij zou kunnen helpen zonder dat daar kosten aan verbonden zijn. Toen zijn we via-via tegen Motion10 aan gelopen, die hebben we gemaild, en daarna konden we eigenlijk direct kennis gaan maken. Alles liep eigenlijk heel soepel; we zijn daar heel blij mee.”

In een aantal weken is een intranetomgeving opgetuigd volgens de wensen van Stichting JIJ.

Goede wederzijdse klik

“
Het traject met Wijai is heel goed verlopen. Er was een goede wederzijdse klik; de overeenstemming en afstemming liepen heel fijn. We hadden een hele prettige omgang. Complimenten voor hem.

Simone, Mede-oprichtster en coördinator IAS Stichting Jij

Adoptie en verandermanagement in een vrijwilligersorganisatie

Saskia: “We hebben nu een training gekregen, zes sleutelfiguren zijn daarbij betrokken geweest. Mensen die bij ons werken zijn vaak niet heel erg IT-minded. Veel mensen vinden het dus wel spannend, of zelfs eng. Anderen vinden het wel leuk, en zien de voordelen ervan vanuit zichzelf. We gaan de komende tijd de rest van de vrijwilligers trainen, en dan gaan we kijken wat de mensen ervan vinden. En we gaan de handleiding verspreiden die Wijai voor ons heeft gemaakt.” We vroegen Saskia hoe Stichting JIJ omgaat met weerstand tegen de nieuwe werkwijze bij de medewerkers. “Eén van de mensen die misschien wel het meest sceptisch is heb ik ook gebombardeerd tot sleutelfiguur. Die persoon ziet inmiddels zelf ook de voordelen van de nieuwe manier van werken in. De sleutelfiguren die in groepjes mensen gaan trainen, kunnen straks ook aandacht geven aan de verandering. Zorgen dat mensen er vooral positief tegenover staan en dat ze de handleiding en dus de benodigde kennis hebben.”

Informatie en documenten delen

Stichting JIJ heeft nu de beschikking over een omgeving in de cloud voor mail en voor opslag van alle vrijwilligersdocumenten en alle informatie over cliënten. De medewerkers van de stichting zullen die informatie voortaan vanaf die centrale locatie met elkaar delen. Saskia Lagerwaard: “Wat ik verwacht te zien is dat het contact onderling verbetert: nu mailen we rond; ‘Die en die is morgen jarig’; ‘Let op: dit is belangrijke informatie’. Maar niet iedereen kijkt naar al die bijlagen.

Op zo’n homepage als die we nu in ons intranet hebben heb je een veel beter overzicht van alle belangrijke informatie. Ik denk zeker dat dat al één ding is dat bijdraagt aan het “wij-gevoel” binnen Stichting JIJ.

Als je nu iets zoekt moet je vaak tien of vijftien mensen af, op zoek naar de laatste versie en complete informatie. Dat staat straks allemaal online: de vindbaarheid gaat daarmee sterk omhoog. Dat is een hele grote winst voor onze organisatie. Maar het is ook gewoon prettiger werken; als je niet meer naar dingen hoeft te zoeken. Wat ik verwacht is dat verbeterde efficiëntie en veiligheid de uiteindelijke resultaten zullen zijn, zoals ook de initiële bedoeling was.”

De kans om door te gaan

Stichting JIJ is blij met de nieuwe omgeving voor samenwerken en delen van documenten. De stichting heeft veel baat bij alle hulp die ze kan vinden om het werk voor hun cliënten te kunnen blijven doen. Saskia: “Complimenten voor Motion10. Niet alleen tijdens, maar ook na afloop van het traject. Dit soort dingen geeft ons soms even de kans om door te gaan. Dat vind ik echt super!” Wilt u meer weten over Stichting JIJ, of over hoe u zelf een bijdrage kunt leveren? Bekijk dan nu hun site of neem direct contact op.