Menu

Zaakgericht werken met actuele informatie voor Waterschap Peel en Maasvallei

Waterschap Peel en Maasvallei heeft hoge ambities. Als dé waterautoriteit in Noord-en Midden Limburg heeft de organisatie een heldere visie op waterbeheer tot het jaar 2020 opgesteld. Om die visie succesvol in de praktijk te brengen, moest het waterschap zijn organisatie en processen verbeteren. Er wordt niet meer afdelingsgericht, maar proces- en projectgericht gewerkt. Het SharePoint platform gaat de medewerkers helpen om alle informatie gemakkelijk vast te leggen, te ontsluiten en te delen. Motion10 ondersteunt het waterschap om SharePoint succesvol te implementeren.
  • Medewerkers kunnen met SharePoint gemakkelijk en op een intuïtieve manier samenwerken.
  • SharePoint zal stapsgewijs het enige platform worden waar alle medewerkers mee werken. Ze hoeven straks maar op één punt in te loggen.
  • Het waterschap verwacht 10 tot 30 procent efficiënter te werken als documenten gemakkelijk vindbaar zijn.

Versnipperde informatie

Om onze visie succesvol in praktijk te brengen, hebben we een professionele organisatie nodig

Versnipperde informatie

Actuele informatie is voor alle medewerkers van Waterschap Peel en Maasvallei cruciaal om hun werk goed te kunnen doen, vertelt Erik Voeten, Sr. Medewerker DIV bij Waterschap Peel en Maasvallei: “Onze medewerkers zijn voor een groot deel van hun tijd aanwezig op de dijken, stuwen en andere buitenlocaties. In hun werk zijn ze afhankelijk van goede informatie . Die moet dus op elk moment en vanaf elke locatie beschikbaar zijn. Maar ook voor de mensen die verantwoordelijk zijn voor bijvoorbeeld vergunningen, dijkverbeteringstrajecten en bestrijding van muskus- en beverratten is dit belangrijk.”

Op dit moment is de informatievoorziening nog niet ideaal. “We hebben wel een documentmanagementpakket, maar hiermee kunnen wij niet onze ambities realiseren. De informatie is versnipperd over diverse systemen. Veel mensen gebruiken nog de traditionele netwerkschijf om documenten op te slaan. Informatie is daardoor vaak heel moeilijk terug te vinden of zelfs onvindbaar.”

“Om onze visie succesvol in praktijk te brengen, hebben we een professionele organisatie nodig”, zo stelt Erik Voeten. “Sinds kort hebben wij de organisatie en processen anders ingericht. Mensen werken niet meer afdelingsgericht, maar proces- en projectgericht. Dat heeft ook gevolgen voor onze informatisering en automatisering. Op dat gebied hebben wij drie speerpunten: digitalisering,tijd- en plaats onafhankelijk werken, en gegevens op orde.”

Standaardoplossing voor zaakgericht werken, ervaring met watermanagement

“Motion10 voerde bij andere waterschappen vergelijkbare projecten uit. Dat was een belangrijk argument voor Waterschap Peel en Maasvallei om voor Motion10 te kiezen. Erik Voeten: “Wij kregen positieve referenties en het is natuurlijk een groot voordeel dat zij onze sector al kennen. Bovendien heeft Motion10 SureCase ontwikkeld en dit is de enige standaardoplossing gebaseerd op SharePoint voor zaakgericht werken. Dat gaf de doorslag. Want maatwerk past niet binnen onze visie en beleid, met het oog op toekomstige migraties en uitbreidingen.”

Zeer volledige dienstverlening

Erik Voeten: “We startten met een SharePoint Strategie Advies. Motion10 hielp ons de visie, doelstellingen en businesscase duidelijk te formuleren. Ik raad iedereen aan om daarmee te starten. Het helpt je om duidelijk te krijgen welke richting je op wilt met het SharePoint-platform, ook op de lange termijn. Vervolgens heeft Motion10 een Architecture Design Sessie begeleid waarin onder meer de ICT-infrastructuur is ontworpen.”

Daarna is het governancetraject afgerond, waarin een kernteam van zes mensen bepaalde hoe het project wordt ingericht en wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel. Vervolgens heeft Motion10 een Architecture Design Sessie begeleid waarin onder meer de ICT-infrastructuur is ontworpen.” Daarnaast bouwde Motion10 een sociaal intranet voor het Waterschap.

Bedrijfskritisch platform

Waterschap Peel en Maasvallei gaat nu zaakgericht werken. “We starten met het instroom-, doorstroom- en uitstroomproces en de vergunningprocessen. Daarna volgt de rest van de organisatie. We gaan ook koppelingen maken naar onze backofficesystemen.Zo zal SharePoint stapsgewijs het enige platform worden waar alle medewerkers meewerken. Ze hoeven straks maar op één punt in te loggen. Het wordt een bedrijfskritisch platform. SharePoint is dus echt de toekomst.”

Meedenken draagt bij aan adoptie

Wij willen dat het systeem met onze organisatie kan meegroeien. Zo kunnen wij de verbeterideeën van onze medewerkers over de werkprocessen meenemen in de inrichting van het systeem.

Flexibiliteit draagt bij aan adoptie

Bij de selectie van een nieuw documentmanagementsysteem was een belangrijke eis dat de oplossing flexibel en configureerbaar zou zijn. “Wij willen dat het systeem met onze organisatie kan meegroeien. Zo kunnen wij de verbeterideeën van onze medewerkers over de werkprocessen meenemen in de inrichting van het systeem. Als mensen kunnen meedenken, zullen ze het systeem ook sneller adopteren en ervaren ze dat het echt een verbetering is.”

Zaakgericht werken

Om zaakgericht werken te ondersteunen, gaat Waterschap Peel en Maasvallei werken met SharePoint 2013. Hierbij wordt SureCase ingezet: de standaardoplossing van Motion10, waarmee mensen eenvoudig zaakdossiers en andere documenten kunnen opslaan, bewerken, terugvinden en kunnen rapporteren over de gegevens. Erik Voeten heeft er hoge verwachtingen van: “Onze medewerkers kunnen hiermee gemakkelijk en op een intuïtieve manier samenwerken. De status is op elk moment inzichtelijk en het dossier is altijd compleet en up-to-date.”

Efficiënter werken

Dat komt niet alleen de kwaliteit van de dienstverlening ten goede, maar ook zal het waterschap aardig wat tijd winnen ten opzichte van de huidige situatie. “Wij verwachten 10 tot 30 procent efficiënter te werken als documenten gemakkelijk vindbaar zijn. Dat betekent dat we het werk van een aantal FTE’s veel slimmer kunnen inrichten. Het is immers niet meer nodig handmatig naar documenten te zoeken. Onze ambitie is om in 2015 alle projecten en processen met SharePoint te ondersteunen.”

Verbeterde efficiency

In het kort

“Wij verwachten 10 tot 30% efficiënter te werken door informatie makkelijker vindbaar te maken in SureCase.”