Menu

Adoptie van online samenwerken met Office 365

De Woonplaats beheert zo’n 18.000 verhuureenheden in de regio Enschede-De Achterhoek. De 250 medewerkers van de woningcorporatie zetten zich dagelijks in om de maatschappelijke en economische waarde van die gebouwen zoveel mogelijk te laten renderen. Om kostenefficiënter te werken en samenwerking gemakkelijker te maken, maakte De Woonplaats onlangs de overstap naar Office 365. Motion10 helpt hen de nieuwe digitale werkomgeving in de organisatie breed geaccepteerd te krijgen.

  • De online werkomgeving van de woningcorporatie staat, het intranet wordt goed gebruikt.
  • Voor de adoptie van de nieuwe digitale werkomgeving worden extra trainingen geboden aan de medewerkers, en worden er floormanagers ingezet.
  • De Woonplaats maakt zich op voor het ontsluiten van informatie naar mobiele apps voor medewerkers in de wijk.

De binnenkant op orde voor betere service

IT is geen kerntaak van een woningcorporatie. We moeten efficiënter opereren, om operational excellence te bereiken.

Over De Woonplaats

De Woonplaats is een woningcorporatie die betaalbare woningen aanbiedt in met name Enschede en de Achterhoek. De visie van de corporatie is dat goed wonen niet alleen een goede woning betreft, maar ook een goede woon- en leefomgeving. Dagelijks zetten de ruim 250 medewerkers zich in om het vermogen, dat in de circa 18.000 verhuureenheden zit, maatschappelijk optimaal te laten renderen.

Makkelijker digitaal samenwerken en vergaderen

We spreken met Sander Hilgerink, technisch applicatiebeheerder bij de Woonplaats. Hij legt uit waarom de corporatie bepaalde IT-componenten die ze in eigen beheer had, wilde uitfaseren: “IT is geen kerntaak van een woningcorporatie. We moeten efficiënter opereren, vanwege druk vanuit de overheid maar ook vanuit een interne drive om operational excellence te bereiken. Daarom zijn we een aantal jaren geleden gaan kijken naar; wat doen we zelf, en wat gaan we uitbesteden?”

Van daaruit is de wens ontstaan om de fileservers uit te faseren. En daarbij is tegelijkertijd de wens ontstaan om meer digitaal te gaan samenwerken, zowel intern als extern (met ketenpartners). “Ongeveer anderhalf jaar geleden kwam er een directievoorstel om met Office 365 te gaan werken, met SharePoint Online. Het doel was daarbij om van de fileservers af te kunnen en zoveel mogelijk bedrijfsdocumentatie online te hebben staan. En om ervoor te zorgen dat mensen makkelijker samen kunnen werken, en overal en altijd bij hun documenten kunnen komen.”

What’s in it for me?

Sander: “Het project kwam vooral voort uit wensen van het management, en zij waren dan ook de belangrijkste stakeholders. Wat hiervoor veel gebeurde was dat medewerkers documenten met elkaar deelden via platforms als Dropbox en dergelijken. Toen hebben we gezegd: ‘Misschien is het niet het meest veilige om daar je bedrijfskritische informatie uit te wisselen.’ We hebben bepaald dat we digitaal wilden vergaderen, en digitaal bestanden uit wilden wisselen en samenwerken, op een veilige manier. Maar voor de mensen die vooral bezig zijn met het invoeren van gegevens, veranderde er op het eerst gezicht weinig. Dus je merkte al snel dat mensen op de werkvloer vroegen ‘what’s in it for me?’ Het voordeel voor de medewerker op de werkvloer is dat je makkelijker kunt samenwerken tussen verschillende afdelingen, onder andere omdat rechten gemakkelijker (zelf) beheerd kunnen worden.”

Vooruit met digitale innovatie

De Woonplaats wil graag vooruit met digitale innovatie. Dat gegeven is ook een onderdeel van de missie van de corporatie. Vanaf medio juli 2017, wanneer de overgang naar het digitaal samenwerken in de cloud afgerond is en De Woonplaats live gaat met een nieuw primair systeem, begint nog een leuke nieuwe fase. De Woonplaats gaat dan van start met apps op tablets en andere mobiele apparaten, waarmee medewerkers de wijk in kunnen.

Eén leverancier voor producten en beheer

Sander Hilgerink: “We zijn begonnen met een informatieaanvraag bij vijf partijen. De drie partijen die overbleven, vroegen we om een voorstel dat wat meer de diepte in ging. De reden dat we uiteindelijk voor Motion10 hebben gekozen is dat zij de beste ideeën hadden over hoe we in de toekomst samen konden werken. We kregen het gevoel dat het een partij was die de komende jaren een vaste partner kon zijn. Die ons kan helpen met het uitwerken van de verdere mogelijkheden van het platform dat we nu tot onze beschikking hebben. Daarnaast was Motion10 het meest aantrekkelijk in termen van kosten.

Groot draagvlak, veel aandacht voor adoptie

We vroegen Sander naar het verloop van het traject. “Allereerst: de implementatie verloopt goed. De belangrijkste focus ligt momenteel bij de adoptie onder gebruikers. Je hebt te maken met een redelijk conservatieve organisatie. Mensen die bij wijze van spreken denken ‘O, moet ik nou op een nieuwe manier gaan werken?’” Wat waren volgens Sander de belangrijkste factoren voor succes in dit project?

  1. Breed projectteam. “Wat belangrijk is geweest is dat we met een heel groot en breed projectteam zijn begonnen. We hebben uit alle 20 teams in de organisatie een vertegenwoordiger en een achtervanger gevraagd, om bij alle demo meetings betrokken te zijn. Die mensen zijn de site-eigenaren geworden. Dat grote projectteam heeft elke twee weken een meeting gehad om een sprint review samen door te nemen. Die grote groep was de belangrijkste succesfactor.”
  2. Betrokken management. “Het managementteam was sterk betrokken bij het project, een lid van het MT was ook lid van het projectteam. Dat was erg belangrijk. Het MT en de secretaresses vormen samen ook een groep die we nu volop proberen te ondersteunen, bijvoorbeeld met het opzetten van een digitale vergadering. De gedragenheid vanuit het MT was zeer goed, en bevorderlijk voor het project.”
  3. Meer ruimte voor training. “Wat we anders hadden moeten doen, meteen aan het begin van het project, is veel meer ruimte maken voor training. We gingen uit van een soort train-de-trainer principe. Het kernteam gaat dan de rest van de organisatie trainen. Wat we nu merken is dat het kernteam zelf ook een flinke omslag moet maken in het denken, het benaderen van documenten en samenwerking. Daardoor komt er nog weinig van het trainen.”

De nieuwe digitale werkomgeving werd niet direct volledig geaccepteerd en breed omarmd in de organisatie. Sander: “Daarom hebben Theo en Bastiaan in juni een extra training gegeven aan alle medewerkers. Achteraf is dat het beste geweest wat we konden doen om iedereen mee te krijgen en bewust te maken van alle veranderingen die er nog aankwamen.”

Adoptie is het belangrijkste aspect

Mensen hebben nu thuis een werkplek. Het makkelijker online beschikbaar hebben van je data, wordt zeer gewaardeerd.

Enthousiaste mensen

Sander heeft de samenwerking met Motion10 ervaren als heel prettig. “Het zijn enthousiaste mensen, met veel kennis. Dat zag je ook bij de extra trainingen. Bastiaan is wat enthousiaster, en kan dat enthousiasme ook goed overbrengen op andere mensen. Theo is wat rustiger, hij benadert het iets technischer. Ze vullen elkaar goed aan.”

Adoptie van de digitale werkomgeving

Sander: “We zijn nu natuurlijk pas een tweetal maanden live. Wat we merken is dat het lastig blijft om mensen zover te krijgen dat ze echt anders gaan denken over documenten, over data en dat ze dus echt met de nieuwe online werkomgeving gaan werken. We hebben onlangs gezegd; we willen nu definitief af van de netwerkschijven. Dan kom je er dus achter dat mensen in de afgelopen vijftien jaar flink wat data hebben verzameld. En daar zit nauwelijks een gemeenschappelijke structuur in. Mensen zien er als een berg tegenop om dat te gaan migreren. Hoe je dat oplost? Volgens mij moet je beginnen met alle nieuwe data, en die alleen nog maar in de nieuwe online bibliotheek gaan zetten. En de rest dan maar voorlopig in een archiefmap – het soort data waarvan je zegt ‘Ik weet niet eens meer precies wat het is.’ Dat kunnen we dan later stukje bij beetje gaan uitzoeken, schonen en migreren.”

Conservatief versus vernieuwend

Sander: “We hebben een vrij conservatieve organisatie. We kwamen erachter bij trainingen dat we een redelijk grote groep hebben, met mensen die van oudsher bijvoorbeeld timmerman zijn of loodgieter, etc. Die hebben totaal geen affiniteit met IT. Als knopje ‘A’ dan van de ene op de andere dag iets anders doet dan ze gewend waren, is er al gelijk lichte paniek. Gelukkig is er ook een redelijke groep die het wel mooi vindt. Ze vinden het leuk, flitsend, en mooi dat ze hun werk ook met een tablet kunnen doen. Zodra Skype online was, zag je een stuk of tien collega’s gelijk op Skype verschijnen. Dat zijn dezelfde mensen die ook direct SharePointgroepen gaan aanmaken.”

Wat is er nu verbeterd?

Sander: “We zijn zover gekomen dat het platform om digitaal te gaan samenwerken er technisch staat. De inrichting voor de manier waarop we dat willen gaan doen, is er ook. Echter; de transitie, dat mensen er ook daadwerkelijk mee bezig gaan, daar zitten we nog middenin. Maar goed; we zijn ook nog niet zo lang live. De intranetpagina wordt al wel goed gebruikt. We hebben gecommuniceerd dat de afdeling communicatie niet meer alle nieuwsberichten gaat plaatsen. Nu is het zo: je hebt een klein stukje voor de afdeling communicatie, dat is corporate nieuws. Voor de rest mogen mensen gewoon vrij dingen plaatsen. Vanuit bijna alle teams is inmiddels al wel iets geplaatst. Het oude intranet is ook gesloten. Alle documenten, handleidingen, declaratieformulieren zijn over. En dat weet iedereen goed te vinden.”

In het kort

“De intranetfunctionaliteit is dus alvast goed geland. Nu het nieuwe werken en het denken in teamsites en projectensites nog. Het lastige is nog dat je vanuit dat portaal moet gaan denken.”

Verder in transitie

Sander: “Die denkomslag weten te maken, met de gehele organisatie: dat is ook een fase. We moeten vanuit ICT nog flink mensen gaan begeleiden. We hebben in samenwerking met  Motion10 nu een transitieplan geschreven. Met daarin wat de vervolgstappen moeten zijn. Bijvoorbeeld een aantal floormanagers neerzetten, die gewoon op de werkvloer kunnen inspringen op vragen die er zijn rondom het portaal. Het MT extra opleidingen bieden zodat die nog meer het voortouw kunnen nemen, het goede voorbeeld kunnen geven. Sommige mensen zeggen nu nog: ‘Ik zet het nog niet op de teamsite, omdat de structuur daar nog niet helder is’. Mensen weten nog niet hoe ze een document moeten categoriseren, hoe ze metadata moeten toevoegen. Dan gaan ze het op de oude manier doen. Maar daarom zetten we wellicht over enkele maanden de teamschijven op read-only.”

Tijdelijke conclusie en leerpunten

Sander: “De algehele conclusie voor nu: We hebben allemaal goed werk verricht, alles staat. We hebben met z’n allen gezegd, aan het begin, dat adoptie één van de belangrijkste pijlers is. Maar je moet nog beter vooraf kijken: wat voor mensen hebben we in de organisatie, en hoe ga je die mensen meekrijgen in de adoptie? Je adoptieplan moet goed aansluiten bij de mensen in je organisatie. Daar hadden we vanaf het begin nog beter over moeten nadenken.” We vroegen Sander ten slotte wat de reacties van medewerkers nu zijn: “Het is allemaal heel erg makkelijk geworden om bij je data te kunnen. Mensen hebben nu thuis een werkplek. Het makkelijker online beschikbaar hebben van je data wordt zeer gewaardeerd. Een aantal vindt Skype ook heel prettig; in plaats van mailen kun je nu even een kort bericht naar je collega sturen.”