In de aanloop naar de Tweede Kamerverkiezingen in maart 2021 was het lang onduidelijk welke coronarichtlijnen er zouden gelden. Toen definitief duidelijk werd dat huisvesting van groepen medewerkers in dezelfde ruimte en vrij verkeer over de werkvloer niet mogelijk zouden zijn, was digitalisering voor de gemeente Rotterdam de enige mogelijkheid om drie essentiële verkiezingsprocessen goed te laten verlopen:

  • Het afhandelen van alle telefonische vragen van medewerkers van stembureaus
  • Het afhandelen van alle telefonische vragen van burgers
  • Het aansturen van alle controleurs die erop toezien dat bij de stembureaus de juiste procedures worden gevolgd

Vóór 2021 gebruikte de gemeente Rotterdam bij verkiezingen papieren formulieren (‘werkbonnen’) voor deze processen. Als bijvoorbeeld helpdesk-medewerkers een telefonische vraag niet direct konden beantwoorden, bezorgden zij persoonlijk een papieren formulier met alle relevante informatie bij een medewerker van een expert-team voor verdere afhandeling. Dit was bij de verkiezingen in maart 2021 onmogelijk.

Microsoft Power App

Staande voor een uitdaging ruim een maand voor de Tweede Kamerverkiezingen vroeg de gemeente Rotterdam, Motion10, als bestaande ICT-partner, een volwaardig alternatief te ontwikkelen. Na een briefing over de exacte wensen en behoeften, hebben wij binnen 48 uur een prototype van een Microsoft Power App opgeleverd. Op basis van de potentie van het prototype was de gemeente direct overtuigd van deze low code-oplossing.

 

De Power App bevat alle informatie van de papieren formulieren. Een koppeling met een Power BI dashboard maakt het mogelijk om met real time inzichten de afhandeling van alle vragen te monitoren en de workload van alle medewerkers te managen. Na de ‘go’ was de app binnen vier weken klaar voor gebruik. Uiteindelijk heeft de gemeente elk van de processen probleemloos gedigitaliseerd. In totaal zijn er via de app tijdens verkiezingen ruim 2200 vragen en werkopdrachten – binnen de coronarichtlijnen – afgehandeld.

Jeroen op ’t Root, Project Manager Verkiezingen bij de Gemeente Rotterdam

“Van veel gebruikers van de app heb ik enthousiaste feedback ontvangen. Het meest enthousiast zijn zij over de gebruiksvriendelijkheid. Ook gebruikers die minder digitaal vaardig zijn, konden uitstekend overweg met de nieuwe technologie. Maar het belangrijkste was dat wij als Team Verkiezingen dankzij de app in staat waren om tijdens een belangrijk evenement in uitzonderlijke omstandigheden snel, efficiënt en adequaat te reageren. Graag zetten wij de app tijdens toekomstige verkiezingen – met of zonder coronarichtlijnen – opnieuw in.”

Meer weten over de kracht van Power Apps?

Luister naar Low code, High impact. Een podcast serie over innovators die hun digitale transformatie in de hoogste versnelling hebben gezet met het Power Platform van Microsoft. Deze podcast is mede mogelijk gemaakt door Motion10. Klik hier.

Meer weten over de kracht van Power Apps?

Wij organiseerden in samenwerking met Microsoft een webinarserie om de kracht van het Power Platform te laten zien. Benieuwd naar het technische verhaal achter de reis van Gemeente Rotterdam op het gebied van het Power Platform? Kijk het webinar dan hier terug.

Bekijk het webinar hier