Menu

Makkelijker kennis delen dankzij sociaal intranet

De stichting Koninklijke Kentalis zet zich in voor de ondersteuning van mensen die slechthorend of doof zijn en mensen met een taalontwikkelingsstoornis of doofblindheid. Kentalis wilde het makkelijker maken voor haar 5000 medewerkers om kennis te delen. En om die kennis bij elkaar te vinden. Motion10 hielp hen daarbij en bouwde samen met Kentalis een nieuw sociaal intranet op SharePoint 2013.

  • Het nieuwe intranet van Kentalis wordt gebruikt om kennis te delen met collega’s en om persoonlijk te filteren op informatie en nieuws.
  • 1600 mensen volgen hun Yammer feeds, 300 mensen delen actief kennis via het platform.
  • Het intranet is ook goed te benaderen en te gebruiken via mobiele apparaten.

Meer regie op informatie

Wat we wilden bereiken? Dat medewerkers meer regie kregen op de overload aan informatie en nieuws. Dat ze beter zelf kunnen selecteren wat relevant voor hen is.

Over Kentalis

De mensen van Kentalis doen hun werk op reguliere scholen, 20 eigen scholen, 80 zorg- en diagnostieklocaties en in 6 audiologische centra. Sommige leerlingen en cliënten hebben ook een verstandelijke beperking, of motorische of psychiatrische problemen. Kentalis heeft hart, oog en oor voor de ander. Door kennis te ontwikkelen, te gebruiken en te delen, verbetert de stichting continu de kwaliteit van haar dienstverlening. Dit doet Kentalis in goede dialoog met klanten, medewerkers en partners.

Regie op informatie en kennisdeling

We spraken met Lisanne Walles-Coumans, adviseur interne communicatie bij Kentalis. “Wat we wilden bereiken? Dat medewerkers meer regie kregen op de overload aan informatie en nieuws. Dat ze beter zelf kunnen selecteren wat relevant voor hen is.Ten tweede wilden we dat mensen sneller en beter hun collega’s kunnen vinden.En stimuleren en faciliteren dat ze kennisdelen tot op de werkvloer. Mensen die in een behandelgroep in Eindhoven werken, gaan niet snel kennisdelen met hun collega’s in Drachten. Dat was een klacht die we regelmatig hoorden van mensen. ‘Hoe vind ik nou snel een collega die op een andere locatie werkt maar hetzelfde werk doet als ik, met wie ik echt inhoudelijk kan sparren?’ We wilden dat ook met intranet ondersteunen.
Wat een nieuw intranet voor onze cliënten en leerlingen betekent? Stel voor; er gebeurt een incident in een leefgroep. Wat gebeurde er dan eerder? Er lagen protocollen in een map in de kast. Deze waren natuurlijk niet altijd up- to-date. Met het nieuwe intranet zijn actuele werkprocedures nu altijd beschikbaar. Je kunt nu iedereen bereiken, want ieders contactinfo staat op intranet. Zo maak je geprinte versies van (gedateerde) protocollen overbodig.”

 
 

Samen bouwen als klant en leverancier

”Uit een brainstormsessie over interne communicatie bleek dat medewerkers vooral intranet als communicatiemiddel verbeterd wilden zien. Een aantal verdiepingssessies leverde de ingrediënten op voor het functionele ontwerp. Op basis daarvan hebben we verschillende partijen gevraagd: ‘Hoe zouden jullie dit nu oppakken?’ Motion10 is het geworden in verband met de prijs, maar ook de scrum-aanpak. Waarbij je tussentijds kunt aanpassen op veranderende behoeften en wensen. En daarbij het samen bouwen, klant en leverancier. Ik kon alles gewoon ontwikkeld zien worden.”

Alles valt of staat met adoptie

“Motion10 heeft het functioneel ontwerp doorgewerkt naar een technisch ontwerp. Toen zijn we begonnen met bouwen. Dat ging in drie scrum sprints. In eerste instantie bouwden we vier onderdelen:
  1. Startpagina: waarop je zelf nieuws en snelkoppelingen kunt selecteren die jij nuttig vindt voor je werk.
  2. Regiopagina’s: onderliggende pagina’s van delen van de organisatie waar een combinatie staat van handige documenten, nieuws op regioniveau en evenementen.
  3. Zoekmachine: Een SharePoint zoekmachine die niet alleen in intranet zoekt, maar straks ook in andere portalen. Belangrijk daarbij is de koppeling die Motion10 heeft gemaakt met onderliggende systemen. Op een externe server bij een externe leverancier. Je kan heel gemakkelijk koppelingen maken met een woordlink in SharePoint en dat koppelt naar een document in die onderliggende systemen.
  4. Persoonlijk profiel. We hebben nog altijd een uitdaging met het smoelenboek: mijn profiel. Het was belangrijk dat dat goed ingevuld werd, maar mensen moesten daarvoor ook een hoop zelf invoeren. En dan kom je weer bij adoptie terecht.”

De stappen die nodig zijn voor een succesvol IT-project:

  1. De voorbereiding. “Onderzoek, analyses, gebruikersonderzoek: hoe moet het intranet eruit zien? Dat zou ik weer zo doen. We hebben heel goed naar de medewerkers geluisterd, en daar zoveel mogelijk mee gedaan. Wat wel een voorwaarde is, is dat je eigen organisatieonderdelen die erbij betrokken zijn op tijd worden meegenomen. En dat je ze ook echt voorbereidt. Dat zou ik in het vervolg eerder doen. Wetende dat de urgentie pas wordt gevoeld als het al te laat is.”
  2. De Scrum-methode. “Dat is heel goed bevallen. Het werkt gewoon heel goed om het zo samen te bouwen en waar nodig meteen te kunnen bijsturen.”
  3. Adoptie: “We zijn goed op tijd begonnen met het intranet laten zien. Maar toch hadden we het nog strakker moeten doen. De timing van demonstratie, training, livegang: je weet dat dat kort op elkaar moet zijn. Door technische issues gingen we helaas pas twee maanden na de trainingen van de redacteuren live. Die redacteuren beheren het intranet min of meer. Redacteuren klaagden ook: ‘ja, ik weet niet meer wat ik geleerd heb.’ Logisch, achteraf. En we hadden managers misschien moeten trainen.”

Het creëren van draagvlak

We hebben behoorlijk wat gedaan om draagvlak te creëren.

Uitdagingen

Adoptie verliep initieel dus wat lastig bij Kentalis, legt Lisanne uit: “We hebben behoorlijk wat gedaan om draagvlak te kweken: via redacteuren, ambassadeurs en demonstraties. Maar toen we live gingen, zaten we net voor de zomervakantie. Dat is geen handige timing, want voor de zomervakantie loopt de werkdruk op onze zorg- en onderwijslocaties hoog op. ‘Ik zie het wel ná de zomervakantie’, denken de mensen dan. In september hebben we het intranetgebruik even afgewacht, alvorens meteen te gaan promoten. We zijn toen aan de slag gegaan met het verbeteren van de navigatie naar content. Afgelopen maanden konden we het gebruik van intranet meten en hebben we een paar extra promotie-acties bedacht om de adoptie nog te verhogen.”

Die laatste verbeteringen, een hernieuwde inzet op adoptie en ondersteuning van Motion10 werpen nu hun vruchten af. Zo blijkt een half jaar na de livegang dat 60% van de gebruikers zijn persoonlijk profiel heeft ingevuld en dus een gepersonaliseerde startpagina heeft.”

In het kort

“Mensen gebruiken de zoekmachine veel om collega’s te vinden. En ik kan ook zien dat dat lukt.”

Elkaar vinden

Lisanne: “Tussen de veelgebruikte zoektermen zitten veel namen. Dat betekent dat mensen de zoekmachine veel gebruiken om collega’s te vinden. En ik kan ook zien dat dat lukt. Als ik kijk naar het aantal kliks op nieuwsberichten, dan zie ik dat bepaalde nieuwsberichten goed gelezen worden. Kijkend naar hoe bepaalde pagina’s zijn ingericht, zie je dat er al veel relevante informatie staat, op een toegankelijke manier. De mogelijkheden om het er leuk uit te laten zien, die zijn er ook.

Ik word ook blij van redacteuren die zelf aan de slag gaan. Bij Kentalis zijn medewerkers gewend elkaar direct te vragen als ze iets niet weten. Maar intranet biedt steeds meer informatie, zoals antwoorden op veel gestelde vragen. De ICT-redacteur heeft daarom een pagina aangemaakt: ‘Hulp van ICT’. Die ziet er uit als onze startpagina, met icoontjes zoals ‘waar gaat je vraag over?’ Veel gestelde vragen en antwoorden. Dat heb ik niet voorgekauwd; daar is ze zelf mee gekomen. Heel leuk, én haar initiatief heeft al navolging gekregen: P&O heeft intussen ook zo’n toegankelijke pagina met veel gestelde vragen over personeelsbeleid.”

Supermooi

Het intranet van Kentalis wordt heel interactief gebruikt, legt Lisanne uit: “Er worden filmpjes op gezet. Bijvoorbeeld ondertitelde filmpjes, waarin een dove collega in gebarentaal vertelt over kennis delen binnen en buiten Kentalis. Hoe gaat dat, welke kanalen zijn beschikbaar? Zo laten we meteen zien dat dove/slechthorende collega’s heel normale medewerkers, geen aparte mensen zijn. Mensen plaatsen nieuwsberichten met fotootjes erbij. We zien nu 1600 volgers op Yammer en zo’n 300 actieve mensen. Yammer is ook ingebouwd in het intranet. Met een kijkvenster op pagina’s om direct je eigen Yammer feed te zien. Gelinkt aan jouw eigen account. Mensen kunnen ook reageren op nieuwsberichten en blogs. En dat doen ze ook. Het is gewoon supermooi”.