Menu

Hoe zorgt Waterschap Rijn en IJssel voor een beheersbare werkomgeving?

Waterschap Rijn en IJssel doet haar werk met meer dan 300 medewerkers. Het waterschap heeft een digitale werkomgeving gebaseerd op SharePoint, dat de medewerkers optimaal ondersteunt in het zaak- en projectgericht werken. Maar de IT-afdeling voelde zich niet voldoende in control van hun SharePoint omgeving. Die omgeving wilden ze stabieler maken. Een onderdeel van het traject om dat op te lossen was om het technisch beheer onder te brengen bij Motion10 support.

  • De SharePoint omgeving van het waterschap is stabieler met minder verwachte uitval.
  • Het proces van meldingen bij support en veranderingen aan de werkomgeving loopt formeler waardoor de organisatie meer inzicht heeft in wat er achter de schermen gebeurt.
  • Het Waterschap is tevreden met de responsetijden van Motion10 support.

In control van de werkomgeving met technisch beheer

Je moet je digitale werkomgeving in control hebben om überhaupt een project of proces uit te kunnen voeren. Maar wij waren niet in control van onze omgeving op de manier waarop we dat zouden willen.

Over Waterschap Rijn en IJssel

Waterschap Rijn en IJssel zorgt voor het water in Oost-Gelderland, het zuiden van Overijssel en het zuidoosten van de Veluwe. Zodat iedereen daarin veilig kan ondernemen, wonen en recreëren. Veilig, schoon, niet te droog en niet te nat. Dat doen de 300 medewerkers van het waterschap door het (grond)waterpeil te beheren, rioolwater te zuiveren en te zorgen voor schoon water in beken, sloten en rivieren.

Een deel van de medewerkers werkt in de buitendienst. Ze zijn dan bijvoorbeeld bezig met maaien, het bestrijden van muskusratten, of het beheren van dijken, bruggen en duikers.

In control van je werkomgeving

We spreken met Nick Verwaaij, Adviseur ICT bij Waterschap Rijn en IJssel. Hij legt uit waarom het waterschap heeft gekozen om het technisch beheer van hun SharePoint omgeving over te dragen naar Motion10: “Wij hebben een digitale werkomgeving waar mensen digitaal project- en procesgericht kunnen samenwerken. Dat platform draait op SharePoint, en ondersteunt ons optimaal bij het plaats- en tijdonafhankelijk zaakgericht en projectgericht werken. Wat we daarin wilden verbeteren? Je moet je digitale werkomgeving in control hebben om überhaupt een project of proces uit te kunnen voeren.
Maar wij waren niet in control van onze omgeving op de manier waarop we dat zouden willen.

Bij de uitbreiding met het nieuwe projectenportaal SureProject zagen we dat bepaalde issues niet op dezelfde manier opkwamen in de test-, acceptatie- en productieomgeving. Zo kwamen we erachter dat die omgevingen niet in sync waren. De hele organisatie had daar last van. Als wij een nieuw stukje functionaliteit hadden getest, en het ging naar de productieomgeving, kregen we reacties als ‘Hé, maar hebben jullie dat ook gezien?’ Dat was ontzettend irritant. Dan had je geen vertrouwen en kon je niet door met het uitrollen van nieuwe functionaliteiten om die werkomgeving naar een hoger niveau te tillen.

Dat was de aanleiding om onze OTAP-straat (Ontwikkeling, Test, Acceptatie, Productie) helemaal strak te gaan trekken. En daarmee onze hele digitale werkomgeving.”

Het maken van duidelijke afspraken omtrent beheer, en het onderbrengen van het technisch beheer bij Motion10 was één van de onderdelen van dat proces.

 

Één leverancier

“Wij vinden het fijn om met één leverancier te werken; voor de producten en voor het beheer. Het levert daarbij heel veel voordeel dat de supportmedewerkers van Motion10 veel kennis hebben van onze digitale omgeving.”

Succesfactoren

Nick Verwaaij: ”We hadden SureCase (voor zaakgericht werken) van Motion10 draaien, en de hele omgeving helemaal opnieuw ingericht. Dat hadden we samen gedaan. Wij vinden het fijn om met één leverancier te werken; voor de producten en voor het beheer. Het levert daarbij heel veel voordeel dat de supportmedewerkers van Motion10 veel kennis hebben van onze digitale omgeving.”

Vijf tips bij extern beheer

We vroegen Nick waar je op moet letten als je het (technisch) beheer van je digitale werk- en projectomgeving uitbesteedt aan een externe partij. Nick hoefde niet lang na te denken en kwam met deze vijf tips:

  • Beleg duidelijk wat je bij wie neerlegt.
  • Leg niet een deel van je beheer bij partij A, en dan technisch beheer bij leverancier B; zorg ervoor dat alles ondergebracht is bij één partij.
  • Het allerbelangrijkst: Maak duidelijke afspraken, en zorg voor korte lijnen.
  • Overleg periodiek met je beheerders. “Bespreek je beheertaken, dat doe ik zelf bijvoorbeeld maandelijks met Michiel en Steven van Motion10.”
  • Het is ook belangrijk dat de beheermeldingen via één centraal kanaal lopen. “In principe doet mijn collega Sander het centrale deel van alle meldingen. Maar laat niet tien mensen meldingen inschieten want dan wordt het lastig om overzicht te houden.”

Nick had nog een laatste advies: “Meldingen vinden vooral per mail plaats. We zien dat er dan toch interpretatieverschillen kunnen ontstaan. Zorg ervoor dat je als er enigszins onduidelijkheid ontstaat, gelijk belt. Check bij elkaar wat er nu exact gewenst wordt en bedoeld.”

Communicatietips en -tricks

Zorg ervoor dat je als er enigszins onduidelijkheid ontstaat, gelijk belt. Check bij elkaar wat er nu exact gewenst en bedoeld wordt.

Wat is er nu verbeterd?

We waren benieuwd naar de verandering in stabiliteit en in processen. Nick: “Wat er verbeterd is, is dat het proces formeler loopt. Dus we hebben inzicht in de meldingen die we doen; we kunnen teruggrijpen op meldingen die we eerder hebben gedaan, en krijgen statusupdates. De responsetijden zijn bij Motion10 gewoon goed, conform wat we hebben afgesproken – support reageert altijd vrij snel.

Waar je wel even aan moet wennen als organisatie, zijn de langere doorlooptijden. Eerst liep ik naar mijn collega, twee deuren verderop. Nu moeten we een melding bij jullie doen. Het gevolg is dat een gebruiker vaak langer moet wachten. Maar nu weten we wel precies wat er gebeurt. Alles wordt volgens een vast stramien gedaan. De omgeving is stabieler en meer beheersbaar. We zijn in control.”

In het kort

“Gebruikers zijn er altijd bij gebaat dat als er iets opkomt, dat dat zo snel mogelijk wordt opgelost. Dan pakt Motion10 support dat gewoon snel op en wordt het zo snel mogelijk opgelost.”

Snel opgelost

“Stel dat er nu iets gebeurt, er loopt iets vast of er valt iets uit de lucht; bijvoorbeeld Nintex. Dan stopt direct het hele projectproces. Vorig jaar zijn er zo drie dagen geweest dat onze mensen niet konden werken. Dus in die zin zie je natuurlijk wel; als de SharePoint omgeving stabiel is en alle omgevingen goed draaien, komt dat veel minder vaak voor. Het proces om zoiets op te lossen, dat is gewoon een heel stuk verbeterd. Gebruikers zijn er altijd bij gebaat dat als er iets opkomt, dat dat zo snel mogelijk wordt opgelost. Dan pakt Motion10 support dat gewoon snel op en wordt het zo snel mogelijk opgelost.”