Menu

Interne communicatie verbeteren met een sociaal intranet op Office 365

Veilig Thuis is het advies- en meldpunt voor huiselijk geweld en kindermishandeling. Om goed te kunnen schakelen met externen maar ook intern altijd de laatste informatie beschikbaar te hebben, is een goed werkend intranet van cruciaal belang voor de organisatie. Omdat de ondersteuning voor het oude intranet per 1 januari 2020 zou ophouden, moest snel een nieuwe oplossing worden gevonden. Hoe verliep dat proces en wat heeft het Veilig Thuis opgeleverd?

Huiselijk geweld tegengaan met up-to-date informatie

Veilig Thuis is het advies- en meldpunt voor huiselijk geweld en kindermishandeling. De organisatie is een eerste beoordelaar en spin in het web die nauw samenwerkt met een netwerk aan professionals en instanties, waaronder de politie. Om goed te kunnen schakelen met externen maar ook intern altijd de laatste informatie beschikbaar te hebben, is een goed werkend intranet van cruciaal belang voor de 200 professionals van Veilig Thuis.

Sophie Veraart, Communicatieadviseur bij Veilig Thuis:

“Het is voor ons dagelijkse werk heel belangrijk dat de juiste informatie gemakkelijk en snel geraadpleegd kan worden. Denk aan nieuwe adressen van hulpverleningsinstanties, nieuwe protocollen, maar ook ontwikkelingen op het gebied van personeelszaken. Zonder dat het de medewerkers veel tijd kost, zodat zij hun tijd kunnen besteden aan onze cliënten. Want daar draait het uiteindelijk om!”

Betere dienstverlening dankzij up-to-date informatie

Het is voor ons dagelijkse werk heel belangrijk dat de juiste informatie gemakkelijk en snel geraadpleegd kan worden.

Meer in control met SharePoint Online en Office 365

De ondersteuning voor het oude intranet van VTRR zou ophouden vanaf 1 januari 2020. Hoe dan ook moest er dus een nieuwe oplossing komen, met een duidelijke deadline voor het project.

Net zoals zoveel organisaties had Veilig Thuis de beschikking over Office365 licenties, die medewerkers van de organisatie vooral gebruikten voor de standaard functies als Word, Excel en Outlook. Om een toekomstbestendig intranet vorm te geven, besloot Veilig Thuis om hun intranet te bouwen op SharePoint online.

Eind november was de keuze gemaakt voor Office 365 en voor Motion10 als partner.

 

Nauwe samenwerking met projectgroep en eindgebruikers

In een heel kort tijdsbestek is samen met een meewerkende en pragmatische projectgroep van Veilig Thuis hard gewerkt. Met de focus op zowel de techniek als de organisatie. De toegevoegde waarde van een pragmatische Adoptie & Change aanpak bij trajecten rondom de digitale werkplek is in dit project wederom bevestigd. Hoe heeft Veilig Thuis de samenwerking met Motion10 ervaren?

Sophie Veraart: “Het was een logische stap om het intranet op SharePoint Online te bouwen omdat we al een Microsoft licentie hadden. Ook hadden we de wens om meer in control te zijn dan we gewend waren bij de vorige leverancier.”

In verband met de tijdsdruk en met een zeer duidelijke scope is in plaats van de Scrum-gebaseerde implementatiemethodiek die Motion10 doorgaans adviseert, een combinatie van een Scrum- en Watervalmethodiek toegepast.

Ondersteuning van de dagelijkse praktijk

“De begeleiding en betrokkenheid van Motion10 waren erg prettig. De manier waarop zij de mogelijkheden van de techniek konden vertalen naar en inzetten in een product dat ondersteunend is aan onze dagelijkse praktijk vind ik bewonderenswaardig.”

Eigenaarschap nemen

Rob van Pelt, Change Consultant bij Motion10: “Niet in de laatste plaats is het mooie resultaat te wijten aan de enorm prettige samenwerking met de projectteamleden vanuit Veilig Thuis zelf.” Vincent van Steenderen, Functional Consultant Business Productivity bij Motion10: “Veilig Thuis nam echt eigenaarschap over het project, je ziet dat ze trots zijn op wat we neer hebben gezet en hoe daar vanuit de organisatie op gereageerd wordt.”

Een goed werkend en goed gebruikt intranet

Inmiddels is het nieuwe intranet van Veilig Thuis, VT Inside, online. We zien nu dat het intranet dagelijks meer dan duizend paginabezoeken registreert, dat het nieuws wordt gelezen, beleidsdocumenten worden geraadpleegd en dat de Shoutbox (een Yammer functionaliteit) heel enthousiast gebruikt wordt.

In eerste instantie was het doel om een nieuw en goed functionerend intranet op te zetten, dat ook toekomstbestendig is. Ook zijn enkele uitdagingen opgelost die Veilig Thuis had in de eerdere omgeving. Zo is de organisatie weer in control over welke informatie gedeeld wordt en op welke manier en kunnen de medewerkers gemakkelijk met elkaar in contact komen op informele wijze.

Sophie Veraart, Veilig Thuis: “Alles is nu op één plek beschikbaar. Medewerkers kunnen alles op een overzichtelijke manier vinden en raadplegen. Bereikbaarheid en gebruiksvriendelijkheid waren voor ons ook twee belangrijke voorwaarden. Het nieuwe intranet biedt dat, zeker nu het meteen opgestart wordt bij het openen van je werkomgeving.

De lay-out is overzichtelijk en medewerkers weten intuïtief hun weg te vinden. De uitbreiding met een kenniscentrum, Shoutbox, Poll functionaliteit, een bedrijfsagenda en wie-is-wie pagina is natuurlijk helemaal fantastisch en maakt het compleet.”

Bereikbaarheid en gebruiksvriendelijkheid

In het kort

“Bereikbaarheid en gebruiksvriendelijkheid waren voor ons ook twee belangrijke voorwaarden. Het nieuwe intranet biedt dat, zeker nu het meteen opgestart wordt bij het openen van je werkomgeving.”

Beter en nog veiliger samenwerken bij Veilig Thuis

Wat zijn de plannen voor het verder verbeteren van de digitale werkomgeving? In het nieuwe jaar zal Veilig Thuis het intranet nog verder gaan ontwikkelen. De focus daarbij zal liggen op het samenwerken in de digitale werkplek.

In het werk van Veilig Thuis gaat zeer gevoelige informatie om. Security is dus een belangrijk aspect. Motion10 en Veilig Thuis werken dan ook samen om ervoor te zorgen dat de nieuwe digitale werkomgeving van Veilig Thuis naar de toekomst toe zo goed mogelijk beveiligd blijft.