Menu

Interne communicatie verbeteren met een sociaal intranet op Office 365

Patrimonium woonservice beheert met 90 medewerkers ongeveer 7.600 sociale huurwoningen in de regio Veenendaal. Om dat efficiënter te doen, wil de corporatie meer digitaal gaan (samen)werken. Zowel intern als ook – op de iets langere termijn – extern met o.a. haar huurders en VvE’s. Daarvoor werd eerst de interne samenwerking en communicatie naar een hoger plan getild. Motion10 hielp hen daarbij en bouwde voor Patrimonium een sociaal intranet op basis van Office 365 en SharePoint Online.
  • Het nieuwe intranet wordt veel meer sociaal en interactief gebruikt door medewerkers.
  • Medewerkers in de buitendienst hebben meer voeling met ontwikkelingen binnen de organisatie.
  • Samenwerken in projecten is gemakkelijker en efficiënter geworden.

De binnenkant op orde voor betere service

Speerpunt bij Patrimonium is communicatie met huurders. Maar om een hoog niveau van self-service aan te kunnen bieden, moet je de binnenkant eerst goed op orde hebben.

Over Patrimonium

Goed en passend huisvesten van mensen die – vaak vanwege een beperkt inkomen – daarin zelf niet kunnen voorzien. Dat is de missie van Patrimonium woonservice. En onder goede huisvesting verstaat Patrimonium ook een veilige, leefbare en duurzame woonomgeving. Met klantgerichte dienstverlening en op een vernieuwende manier werken de medewerkers van de woningcorporatie aan een prettig woonmilieu voor haar verschillende doelgroepen.

Interne samenwerking verbeteren

Edward Dalmulder is hoofd informatisering bij Patrimonium. Hij vertelt ons over de belangrijkste uitdagingen waar hij mee te maken had. “We ervaren als corporatie een toenemende druk vanuit de maatschappij. En vooral vanuit de overheid. Om het beter te doen en anders te doen. Minister Blok is de verantwoordelijke minister. Die heeft aardig wat ideeën over hoe hij de woningmarkt in Nederland zou willen inrichten. Dat zie je in de splitsing tussen DAEB/Niet-DAEB. In algemene zin: De Nieuwe Woningwet. Daarom ga je als woningcorporatie op zoek naar meer efficiency, zonder dat de huurder daar de dupe van wordt.

Speerpunt bij Patrimonium Woonservice is communicatie met huurders. Maar om een hoog niveau van self-service aan te kunnen bieden, moet je de binnenkant eerst goed op orde hebben. Ons oude intranet was een statisch, verouderd platform dat centraal werd bijgehouden. Door één enkel persoon beheerd. Plus dat er een eigen CMS achter zat met nogal beperkte functionaliteit. Puur bedoeld om berichtjes en documenten te plaatsen, maar dat was het dan ook wel. Dat moest meer een digitale werkomgeving worden. Waarin mensen heel makkelijk en interactief kennis kunnen delen en samenwerken.”

Het beste verhaal; gevoel van vertrouwen

Edward Dalmulder: “We hebben drie partijen gevraagd om behalve een offerte ook een presentatie te geven. Dat verhaal klonk bij Motion10 het beste. De oplossing die werd geboden onderscheidt zich ook van andere aanbieders omdat Motion10 een SharePoint Online oplossing aanbood – anderen boden een on-premise SharePoint oplossing aan.

Wij kijken naar: ‘Wat gebeurt er in de wereld van Microsoft?’ Wij zijn een Microsoft organisatie. Als je ziet hoe Microsoft focust op de cloud, is het niet de vraag óf wij naar de cloud gaan maar wannéér we naar de cloud gaan. Dat was één van de belangrijke onderscheidende factoren. Ook koop je met zo’n cloudoplossing je onderhoud af. Je kosten zijn dan iets minder. De presentatie van Motion10 gaf ten slotte ook het vertrouwen dat je nodig hebt om zo’n project samen met een partner op te pakken.”

Snel zichtbaar resultaat met Scrum

Edward Dalmulder: “Ik mag hopen dat je voordat je van start gaat met zo’n traject, nog niet je beste ideeën hebt gehad. Daarom gebruik ik liever Scrum dan een traditionele implementatiemethodiek. Sommige dingen kun je aan de start nog niet bevroeden. Als de methode je daar geen ruimte voor geeft, word je beperkt. Als je vooraf vraagt: ‘We krijgen een nieuw intranet; wat wil je daar dan in hebben?’ noemen weinig mensen zaken als een teamsite of documentenbibliotheek.”

Succesfactoren

Edward Dalmulder: “Als je SharePoint dan laat zien, als je ze meeneemt, krijgen mensen ideeën. Dat invullen van die wensenlijst gedurende het traject, dat is iets dat de werkwijze van Motion10 echt prettig en effectief maakt. We behaalden heel snel resultaat; binnen twee weken hadden we al werkende sites om te tonen. Wat Motion10 bracht was een combinatie van factoren. De mensen zijn het meest belangrijk geweest. Laagdrempelig, toegankelijk, én heel veel kennis van zaken. Het waren mensen die ook het enthousiasme hadden om de mensen hier bij ons mee te nemen.” De stappen die volgens Edward Dalmulder belangrijk zijn voor het succesvol verlopen van een implementatie zijn:
  1. Duidelijke visie en strategie bepalen. “Vóórdat je aan de slag gaat, en nog voordat je ‘user stories’ gaat verzamelen, is er nog een allereerste stap. Het is dan het belangrijkste dat je weet wat je uiteindelijk wilt gaan bereiken. Dus – in ons geval – eerst intern, en daarna extern beter samenwerken en communiceren. Als glazenwasser moet je eerst weten welk raam je gaat schoonmaken, en pas daarna ga je bedenken hoe je dat zo schoon en zo efficiënt mogelijk moet doen. We hebben het er hier dus over dat je eerst een heldere visie en strategie bedenkt.”
  2. Vooraf wensen en verwachtingen bepalen. “Nog voordat we begonnen met een selectieproces van de leveranciers, hebben we intern een rondvraag gedaan. Met als doel te inventariseren wat wensen en verwachtingen waren t.a.v. een nieuw intranet. Dat geeft je een voorsprong om te gaan werken met sprints. En daar ben je al bezig met verwachtingsmanagement.”
  3. Word vooral zo snel mogelijk concreet. “Aan het begin hebben we misschien een iets té theoretische start gehad. Ga niet aan het begin van zo’n implementatietraject teveel uitleggen wat Scrum is of wat de technische mogelijkheden van het nieuwe platform precies zijn. Stroop de mouwen op. De mensen in het projectteam – en dan vooral zij zonder veel technische kennis – zijn bezig met hele praktische vragen. Wat moet ik morgen doen? Wordt er van mij verwacht dat ik morgen hier ben?”

Adoptie is het belangrijkste aspect

Adoptie is met afstand het belangrijkste aspect van zo’n traject. Je moet vanuit mens-optiek kijken naar wat zo’n grote stap doet met je organisatie.

Resultaten

“Realiseer je vooral ook dat er een enorme kloof kan zijn tussen de mensen die vanuit IT aanschuiven, en de mensen, de medewerkers voor wie je het uiteindelijk doet, die weinig kennis hebben op dit gebied. Ten slotte: Adoptie is met afstand het belangrijkste aspect van zo’n traject. Vanuit mens-optiek kijken naar wat zo’n grote stap doet met je organisatie. Het zal altijd wel zorgen voor spanning binnen je organisatie. Je moet er goed over nadenken hoe je daarmee omgaat. Dat is heel belangrijk. Hoe zorg je ervoor, op de lange termijn, dat je mensen elke keer weer meegaan? Daar moet je als organisatie iets van vinden.”

Eerste stap: Interne communicatie en samenwerking

Patrimonium Woonservice heeft nu een sociaal intranet op basis van Office 365: ‘Het Patrimonium Portaal’. Het nieuwe intranet wordt gebruikt door alle medewerkers van de woningcorporatie. Dit is voor hen de eerste stap. De vervolgstap is om de externe self-service portalen op te zetten, wanneer de organisatie aan de nieuwe manier van samenwerken gewend is.

Edward Dalmulder: “Het portaal bevat op de homepage nu al allerlei mededelingen, nieuwsberichten, agenda-items, verjaardagen, etc. En daarmee is het al een veel rijker portaal dan wat we eerst hadden. En mensen zijn ook zelf veel actiever geworden. Vroeger riep de hele organisatie ‘alle ballen op Everlien’ (onze communicatiemanager). Nu pakken mensen dit zelf op. Je ziet bijvoorbeeld een personeelsbijeenkomst geagendeerd staan. Of een verslag daarvan. Een jaarrekening waar mensen tegelijk in kunnen werken. Pure winst ten opzichte van wat we eerst hadden.” Ook het kennisplein is een belangrijk onderdeel van het nieuwe intranet van Patrimonium. Medewerkers kunnen hier zelf werkinstructies delen, om kennis te borgen. Dit vergroot de zelfredzaamheid van de medewerkers als het gaat om het werken met het nieuwe platform.”

In het kort

“Eén groep mensen werkt voornamelijk buiten de deur, veel buitendienst. Die gaan niet een samenwerkingsomgeving opzoeken. Ze doen geen projecten, ze gebruiken geen documenten. ”

Zien wat er speelt

“Reacties van mensen in de organisatie zijn in de regel positief. Wel zijn er heel verschillende soorten reacties. Eén groep mensen werkt voornamelijk buiten de deur, veel buitendienst. Die gaan niet een samenwerkingsomgeving opzoeken. Ze doen geen projecten, ze gebruiken geen documenten. Wat ze wel nodig hebben, omdat ze veel buiten werken, is contact met de organisatie. Daarbij helpt dat sociale aspect heel sterk.‘Wat gebeurt er eigenlijk in die organisatie; achter die muren waar ik eens in de week een keer ben? Hé, er is volgende week een workshop vanuit de personeelsvereniging!’ Dat vinden ze leuk. Die mensen vinden het belangrijk dat ze vanaf elk apparaat, ook wat ze thuis hebben, op het intranet kunnen. En dat ze kunnen zien wat er allemaal speelt.”

Samenwerken in projecten

“Aan de andere kant van het spectrum: onze manager finance & control werkt aan een heel complex project met allerlei werkgroepen. Die wordt heel erg enthousiast van alle mogelijkheden voor het samenwerken in projecten. Dan gaat het om het bijhouden van zo’n project, om het delen van documenten. Een typische reactie van een medewerker? ‘O, gelukkig nu hoeven we niet meer met zestien versies van het zelfde document te werken!’ Het enthousiasme van Motion10’ers Bastiaan en Vidjay heeft zeker bijgedragen aan het overwegend positieve en enthousiaste gevoel bij de medewerkers.” De mensen zijn het meest belangrijk geweest. Toegankelijk, én heel veel kennis van zaken.