Menu

Meer handen aan het bed dankzij portalen en mobiele apps

Trivium Meulenbelt Zorg groep (TMZ) had, zoals veel organisaties in de zorg, te maken met bezuinigingsdruk. TMZ moest de communicatie stroomlijnen, om zo meer handen aan het bed te houden. Informatie, nieuws, en alle processen moesten digitaal beschikbaar worden gesteld en zo voor alle medewerkers overal en altijd inzichtelijk zijn. Daarnaast moest TMZ blijven voldoen aan de NEN7510 norm. Een traject met Motion10 resulteerde in het nieuwe zorgportaal “MijnTMZ”, gebouwd op Microsoft SharePoint Online en onder andere toegankelijk via mobiele apps.

  • Zorgverleners bij TMZ zijn enorm blij met het nieuwe zorgportaal. Ze zijn op de hoogte van allerlei soorten nieuws. Ze mogen meedoen, er wordt naar ze geluisterd en ze voelen zich betrokken bij de processen.
  • Inmiddels zijn er in totaal 1900 gebruikers (= 100%). MijnTMZ bereikt 500-600 unieke gebruikers per dag.
  • Het aantal behandelaren is uitgebreid. Daarnaast zijn er sinds de implementatie van het portaal 1265 externe opleidingscertificaten en -punten geüpload door medewerkers en 3264 interne opleidingen afgerond.
  • De kwaliteit van de zorg gaat vooruit terwijl TMZ op overhead kosten bespaart. Een benchmark uitgevoerd door Berenschot in 2014 laat zien dat de overhead 6.6% is. Vergelijkbare organisaties in Nederland (groter dan 1000 FTE) hebben gemiddeld een overhead van 12.8%.

Communicatie via papier, of via-via en mondeling

Het belangrijkste probleem was puur de communicatie. Alle informatie over nieuwe protocollen, aanmelden voor opleidingen, organisatie, en verspreiding van nieuws gingen voorheen allemaal op papier, of via-via en mondeling.

Meer met minder voor TMZ

Trivium Meulenbelt Zorg groep (TMZ) is met 1900 medewerkers en 1300 vrijwilligers actief op 16 verschillende locaties in de regio Twente. In haar moderne en duurzame woonzorgcomplexen en bij de mensen thuis biedt TMZ verpleging, verzorging, begeleiding en personenalarmering.

TMZ is actief in een zorgsector die de laatste decennia ingrijpend en in hoog tempo verandert. Door de vergrijzing en de constante bezuinigingen staan organisaties in de zorg voor dezelfde uitdaging: het maximale aantal handen aan het bed, maar met minder budget.

Communicatie als grootste uitdaging

We spraken met Erwin Suthof, hoofd personeel en salarisadministratie bij TMZ. Hij legt uit hoe een zorgportaal en apps de organisatie helpen, om ondanks de steeds zwaardere druk op de zorgsector gekwalificeerde handen aan het bed te houden.

Erwin Suthof: “Het belangrijkste probleem was puur de communicatie. Alle informatie over nieuwe protocollen, aanmelden voor opleidingen, organisatie, en verspreiding van nieuws gingen voorheen allemaal op papier, of via-via en mondeling. Onder die omstandigheden is het lastig om de kwaliteit van de zorg hoog te houden. We gebruikten wel enkele losstaande applicaties, maar op een gegeven moment hadden we meerdere, diverse portalen. Werken met verschillende portalen werkt omslachtig en kost ook veel tijd. Tijd die medewerkers dan niet konden besteden aan aandacht voor de cliënt. En daarnaast vonden te veel van onze processen nog plaats middels papieren stromen. Ook waren er voor bepaalde zaken ad hoc oplossingen ontstaan. Dit alles moesten we oplossen:

We moesten de communicatie stroomlijnen, om zo meer handen aan het bed te houden. Een bijkomend voordeel is dat we zo konden besparen op overhead kosten. Informatie, nieuws, en alle processen moesten digitaal beschikbaar worden gesteld en zo voor alle medewerkers overal en altijd inzichtelijk zijn. Daarnaast moest TMZ blijven voldoen aan de NEN7510 norm.”

Geschikte partner voor documentmanagement

Erwin Suthof: “Ricoh, de Microsoft partner die ons geholpen had met Easy Archive (het documentmanagement systeem) waar wij al geruime tijd gebruik van maakten, raadde ons SharePoint aan voor het platform dat wij wilden bouwen. Ook raadden zij Motion10 aan als partner om dat traject mee aan te gaan.

We hebben wel naar andere oplossingen gekeken: we hebben de portals van IBM gezien, allerlei webapplicaties, en een portal van Google op basis van Googledocs.

SharePoint: veelzijdig platform dat goed aansloot bij de bestaande IT-architectuur

Een andere partij met wie we contact hadden raadde ons aan om de bestaande IT- infrastructuur volledig op de schop te doen en opnieuw te beginnen. Maar ons DMS werkte als een trein, en we wilden juist een portaal maken dat als extra laag bovenop de bestaande infrastructuur zou werken, om zo alles interactief en universeel inzichtelijk te maken. Motion10 had hier een betere visie op en kwam met een toekomstbestendige oplossing en aanpak. We zouden gebruik maken van onze bestaande applicaties en profiteren van Motion10’s diepgaande kennis van integratie.”

Implementatie: kleine stapjes

“In 2013 zijn we rond de tafel gaan zitten met Motion10. We wisten dat we onze communicatie wilden verbeteren. We hadden een visie, wilden naar één helder einddoel toe: meer handen aan het bed.

Doordat we de SCRUM methode hanteerden, konden we stap voor stap functionaliteit opleveren aan eindgebruikers. Tussentijds komen medewerkers met allerlei ideeën: er komen dus steeds meer aanvragen voor functionaliteit in het portaal. Zo kwam één medewerker met het idee om in het formulier voor de reservering van een elektrische auto een knop te maken waarmee een eventuele storing of een defect aan zo’n auto gemeld kan worden. De eindgebruikers hebben dus heel veel impact op hoe hun processen geautomatiseerd worden, en dat zorgt voor een stukje ownership van het eindresultaat. Wat weer bijdraagt aan de uiteindelijk adoptie.

Een kleine hobbel bij de implementatie was angst. Mensen bleken toch bang om op te starten. Met name de leidinggevenden van verschillende teams waren bang dat hun medewerkers het nieuwe zorgportaal niet zouden snappen. Na twee weken konden we het portaal alsnog live zetten, met een gebruikershandleiding. En nu loopt het als een trein – zonder dat iemand die handleiding ooit ingezien heeft!”

Meer handen aan het bed en tegelijkertijd besparen op overhead

We kunnen niet alleen handen aan het bed houden; we hebben zelfs het aantal behandelaren uitgebreid. De kwaliteit van de zorg gaat vooruit terwijl we op overhead kosten besparen. Een benchmark uitgevoerd door Berenschot in 2014 laat dat goed zien: de overhead is erg laag; 6% op dit moment.

Mijn TMZ: zeer complete functionaliteit

Het traject van TMZ met Motion10 om een portaal te creëren dat de communicatie met en tussen de medewerkers zou versnellen, resulteerde in “MijnTMZ”.

MijnTMZ bevat een medewerkersportaal, afdelingsportaal en een vrijwilligersportaal. Het bevat MijnTMZ nieuws, maar ook een HR self-service portaal voor loonstroken, mutaties, declaraties, vacatures, en activiteitenkalenders. Het portaal verleent medewerkers toegang tot delen van de dossiers van de cliënten die ze behandelen. Ook bevat MijnTMZ een kennisbank met protocollen, een zoekfunctie, en bijvoorbeeld informatie over hotelzorg.

Personeel kan inloggen via alle mobiele devices: smartphones, iPads en samsung tablets, omdat alles geopend kan worden in SharePoint en Office Online.

Resultaten en adoptie: snellere en effectievere communicatie

In het kort

“De implementatie van het zorgportaal op basis van SharePoint en de zorg-apps hebben niet alleen gezorgd voor een snellere en effectievere communicatie, maar ook tijd en geld kunnen besparen. Die weer worden geïnvesteerd in kwalitatieve zorg. ”

Kostenbesparing

Erwin Suthof: “We kunnen niet alleen handen aan het bed houden; we hebben zelfs het aantal behandelaren uitgebreid. De kwaliteit van de zorg gaat vooruit terwijl we op overhead kosten besparen. Een benchmark uitgevoerd door Berenschot in 2014 laat dat goed zien: de overhead is erg laag, 6% op dit moment. Vergelijkbare organisaties in Nederland hebben gemiddeld een overhead van 12-13%!”

Gemotiveerde en gekwalificeerde medewerkers

De visie van TMZ is investeren op vakmanschap. Des te mooier is het dan dat met name de mogelijkheden tot bijscholing via het MijnTMZ portaal enorm populair zijn. Er zijn sinds de implementatie van het portaal 1265 externe opleidingscertificaten en -punten geüpload door medewerkers en 3264 interne opleidingen afgerond. In totaal hebben zich tot nu toe 4239 cursus deelnemers ingeschreven via het portaal, en dat zonder actieve push.

Adoptie

Erwin Suthof: “Onze zorgverleners zijn enorm blij met het nieuwe zorgportaal. Ze zijn op de hoogte van allerlei soorten nieuws. Ze mogen meedoen, er wordt naar ze geluisterd en ze voelen zich betrokken bij de processen. Wat we nu merken en ook van onze mensen terug horen: je communiceert veel sneller. Ondanks het gebrek aan affiniteit met computers bij onze gemiddelde medewerker.

Inmiddels hebben we in totaal 2200 gebruikers (= 100%). We bereiken 500-600 unieke gebruikers per dag. Het zorgportaal ontvangt 11.000 unieke hits per maand.”