Menu

User-Centered Design aanpak brengt dashboard in wereldwijde top 5 Unilever

Read the English version here.

Waarom User-Centered Design zorgt voor snelle dashboard-adoptie

Hoe breng je een grote hoeveelheid complexe informatie op een duidelijke manier samen in één rapportage? Eén rapportage, waarmee 450 eindgebruikers – variërend van hoger management op Europees niveau, tot medewerkers die verantwoordelijk zijn voor een enkele productgroep binnen een specifiek land – een volledig inzicht krijgen in de supply chain kosten, met als doel deze te verlagen. Deze uitdaging hebben we voor Unilever opgepakt met onze User-Centered Design aanpak.

User-Centered Design aanpak

In onze User-Centered Design aanpak staan de eindgebruikers vanaf het begin centraal. Zo startten we met verschillende workshops en interviews met eindgebruikers uit heel Europa. Vanwege de grootte en diversiteit van de groep eindgebruikers zijn persona’s ontwikkeld. Hiermee kreeg elk van de doelgroepen een gezicht en kwamen hun wensen en behoeften bij een gebruiksvriendelijk dashboard ‘tot leven’. Daarna is een groep van dertig ambassadeurs uit meerdere lagen van de organisatie geselecteerd die intensief werden betrokken bij elke stap in het ontwikkelproces.

In korte tijd eerste dashboard-wireframe gebouwd

Op basis van de in kaart gebrachte requirements van de ambassadeurs is in korte tijd een eerste dashboard-wireframe gebouwd. Het doel hiervan was om bij de ambassadeurs te testen of het goede kant op ging. Zij kregen de kans om door een eerste ‘schets’ van het dashboard te gaan. Hierdoor kon binnen een week gecontroleerd worden of de structuur, opgenomen informatie en gekozen datavisualisaties overeenkwamen met hun wensen en behoeften.

Tijdens hackatons verschillende prototypes voorgelegd

Na de eerste tests met de ambassadeurs is in de volgende fase een grotere groep eindgebruikers gevraagd naar hun feedback. Tijdens twee Europese hackatons zijn in samenwerking met de ambassadeurs aan meer dan 300 potentiële eindgebruikers verschillende prototypes voorgelegd. Omdat het slechts om design ging, konden makkelijk meerdere versies getest worden om een helder beeld te krijgen hoe het eindproduct eruit moest zien.

Snel belangrijkste inzichten opgeleverd

Al snel bleek het aantal requirements van de 300 eindgebruikers zo hoog te liggen, dat deze niet allemaal binnen de eerste fase gerealiseerd konden worden. Daarom bestond de eerste release uit een rapportage met de hoogst geprioriteerde informatie. Daarmee kregen de eindgebruikers snel hun belangrijkste inzichten opgeleverd en konden zij op basis van hun eerste ervaringen gerichter aangeven wat hun prioriteiten waren voor de volgende oplevermomenten.

Nieuwe wensen en behoeften gerealiseerd

Nadat de eerste versie van de rapportage live ging, zijn de projectteams van Unilever en Motion10 gezamenlijk aan de slag gegaan om continu verbeteringen door te voeren en konden er bijna wekelijks nieuwe features gerealiseerd worden. Dit proces volgde dezelfde stappen als in het begin, maar dan kleinschaliger. Op die manier konden er snel en effectief nieuwe wensen en behoeften in kaart worden gebracht én gereleased worden.

Product owners fungeren als procesbewaker

De snelle voortgang van het ontwikkelproces was mede mogelijk omdat zowel bij Unilever als Motion10 een product owner fungeerde als procesbewaker. De product owners bepaalden in overleg welke requirements meegenomen werden in het ontwikkelproces. Aangezien het ontwikkelde dashboard voor alle eindgebruikers nieuw was, werd zo verspilling van tijd en kosten aan niet-realistische requirements voorkomen.

 

Dashboard in wereldwijde top 5 Unilever

Door de sterke focus op User-Centered Design stond het dashboard kort na de release al in de wereldwijde top 5 van meest gebruikte dashboards binnen Unilever. In totaal zijn binnen Unilever meer dan 90.000 dashboards in gebruik. De belangrijkste succesfactoren van het dashboard zijn:

  • Startpagina’s met voor elke eindgebruiker begrijpelijke metrics, ook als zij geen kennis hebben van management reporting
  • Top down inzicht in de cijfers met altijd eerst de hoogst geprioriteerde informatie
  • Opbouw op basis van de hoofdpijlers van de supply chain
  • Opname van de eigen meeteenheid van Unilever
  • Mogelijkheid tot inzoomen tot op het niveau van fabrieken en distributiecentra met gedetailleerde informatie op productniveau

Veelgebruikt dashboard draait volledig in Microsoft Azure

Het veelgebruikte dashboard draait volledig in Microsoft Azure waarin wordt gewerkt met exports vanuit verschillende bronsystemen. Deze worden klaargezet in Azure BLOB (Binary Large OBject) Storage en met Azure Data Factory geladen in een Azure SQL Database. Nadat de datapreparatie heeft plaatsgevonden wordt de data in Azure Analysis Server (Tabular model) geladen, waarna de datavisualisatie plaatsvindt met Power BI.

Via Dashboard Adoptiescan questionnaire uitgestuurd aan alle eindgebruikers

Ook na de oplevering van het dashboard blijven de eindgebruikers centraal staan. Voor het verzamelen van kwalitatieve feedback is gebruikgemaakt van de Dashboard Adoptiescan van Motion10. Via de Dashboard Adoptiescan is een questionnaire uitgestuurd aan alle eindgebruikers. De resultaten zijn door het Data & Analytics team van Motion10 geanalyseerd en vervolgens gepresenteerd aan het kernteam van Unilever. Zowel de succesfactoren als het verbeterpotentieel kwamen hierin uitgebreid aan bod en vormen de backlog waarop het dashboard doorontwikkeld wordt.

Vooraf opgestelde adoptiedoelstellingen na enkele maanden al bijna behaald

De User-Centered Design aanpak en de inzichten die de Dashboard Adoptiescan heeft opgeleverd, zorgen voor een snelle adoptie van het dashboard door de eindgebruikers. Het huidige aantal actieve gebruikers bedraagt maar liefst 260. Daarmee zijn de adoptiedoelstellingen nog maar enkele maanden na de implementatie van het dashboard, voor zowel de medewerkers van Finance als die van de afdelingen binnen de supply chain door heel Europa, al bijna behaald.

Verhoogd inzicht in kosten supply chain leidt tot merkbaar hoger bewustzijn

Het snel verhoogde inzicht in de kosten van de supply chain bij een grote groep eindgebruikers leidt dan ook tot een merkbaar toegenomen bewustzijn van de kosten. Zo wordt er niet meer automatisch gedacht in ‘meer omzet’, maar steeds vaker in ‘meer marge’. Bij Unilever weten ze nu precies wat de gevolgen zijn van het verhogen van het volume van goedlopende producten. Doordat ze nu kunnen inzoomen tot op het niveau van fabrieken en distributiecentra weten ze exact hoeveel capaciteit er beschikbaar is voor welk product. Als er voor product A veel capaciteit is en voor product B weinig capaciteit, dan zullen zij veel effort in product A steken en weinig in product B.

“Bij Unilever zijn duizenden rapportages in gebruik. De gezamenlijke wil om die rapportage te ontwikkelen die gebruiksvriendelijk is voor alle eindgebruikers en op een positieve manier bijdraagt aan het resultaat, was de drijvende kracht achter het succes. We zijn er trots op dat we erin zijn geslaagd een one stop shop te realiseren waarin the single version of the truth beschikbaar is. Geen van de eindgebruikers hoeft voor deze data nu nog andere bronnen te raadplegen.”

Unilever blij en vol vertrouwen

‘Een volledig inzicht krijgen in de supply chain kosten met als doel om deze te verlagen.’ Met dit doel startten Unilever en Motion10 dit project. Met het merkbare toegenomen bewustzijn van de kosten van de supply chain is al na enkele maanden na de implementatie van het dashboard een belangrijke stap gezet. Unilever is blij met de eerste resultaten en vol vertrouwen om de volgende stap te zetten: het daadwerkelijk verlagen van de kosten van de supply chain.

Meer weten?

Meer weten over de Dashboard Adoptiescan? Lees hier de blog ‘Belang adoptie dashboards door eindgebruikers essentieel’.

In samenwerking met Unilever verzorgden wij een webinar over dit succesvolle project. Kijk hier voor meer informatie over het webinar ‘User-Centered Design aanpak brengt dashboard in wereldwijde top 5 Unilever’.