Snelle adoptie Microsoft Teams met Customer Success-aanpak

Met als doelstelling alle medewerkers in staat te stellen efficiënt en flexibel samen te werken, koos het Van Gogh Museum begin 2020 voor een ‘digitale verhuizing’ naar de Microsoft 365-cloud. Met onze Customer Success-aanpak begeleidden wij het Van Gogh Museum bij deze transitie. Daarbij namen we de medewerkers van het museum vanaf het eerste moment mee in het project en begeleidden we ze in het werken met Microsoft Teams.

Uitdaging Van Gogh Museum

Voor de migratie naar Microsoft 365 sloegen de medewerkers van het Van Gogh Museum alle documenten op lokale netwerkschijven op. Na verloop van tijd werd het aantal mappen zo groot en de mappenstructuur zo complex, dat het steeds lastiger werd om de juiste bestanden te vinden.

Ook bemoeilijkte het de samenwerking in multidisciplinaire teams, omdat niet alle teamleden over de rechten beschikten om bestanden te openen en te bewerken. Het grootste struikelblok was het samenwerken in één bestand. In de oude situatie werden bestanden naar elkaar gemaild, waarbij soms onduidelijkheid ontstond over de actuele versie.

Als speerpunten voor het project benoemde het Van Gogh Museum dan ook het uitbreiden van de mogelijkheden om tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk te werken; het bevorderen van online samenwerking in een veilige en betrouwbare omgeving, document management en kennisdelen en (meer) standaardisatie, ook vanuit het oogpunt van beheer en beheersing van risico’s.

Customer Success-aanpak Motion10

Het Van Gogh Museum koos voor Motion10 als partner op basis van onze Customer Success-aanpak. Het museum vindt dat technologie er voor mensen is en niet andersom. Dit zagen zij in onze aanpak, waarin de medewerkers vanaf het begin centraal staan, zeer sterk terug. Tijdens het project bij het Van Gogh Museum betrokken we de medewerkers al ruim voor de uitrol van het kleinste stukje technologie. Via onder meer interviews, workshops, themasessies en een enquête kregen we een goed beeld van de wensen en behoeften van de medewerkers.

Focus op Teams

In overleg met het projectteam van het Van Gogh Museum, kozen we bij de uitrol van het Microsoft 365-platform binnen het museum voor een focus op Teams. Met Teams op de voorgrond, aangevuld met SharePoint en OneDrive, kon het museum de medewerkers het beste in staat stellen efficiënt en flexibel samen te werken. Tijdens het project bleek de focus op Teams al snel om nog een reden essentieel: de uitbraak van corona. Daarom moest het Van Gogh Museum – met Teams – meteen omschakelen naar volledig thuiswerken. In eerste instantie rolden we de chat- en belfunctie van Teams versneld uit, waarna de rest van de online samenwerkingsomgeving volgde.

Online begeleidingsprogramma via Teams

Onder ‘normale’ omstandigheden zijn onze consultants veelvuldig fysiek bij onze klanten aanwezig om de medewerkers te begeleiden in het gebruik van de nieuwe technologie. Door de plotselinge omschakeling naar volledig thuiswerken, vond bij het Van Gogh Museum het begeleiden van de medewerkers in het werken met Teams volledig online – via Teams – plaats. Daarentegen was dit online begeleidingsprogramma een ideale mogelijkheid om de medewerkers kennis te laten maken met de toegevoegde waarde van Teams in de praktijk.

“De mensen van Motion10 met wie we tijdens het project hebben samengewerkt waren verschillende persoonlijkheden met uiteenlopende kennis en vulden elkaar goed aan. Samen met onze mensen, zowel uit de techniek als de business, hebben we dit project als één team succesvol afgerond. Aan het einde van het project voelden de Motion10’ers net als échte collega’s.”

Vier speerpunten binnen Customer Success-aanpak

Om de gezamenlijke projectdoelstelling van efficiënt en flexibel samenwerken voor alle medewerkers te realiseren, kozen we in overleg met het projectteam van het Van Gogh Museum voor vier speerpunten binnen onze Customer Success-aanpak:

  • Key users
    Voor een zo volledig mogelijke begeleiding van de medewerkers van het Van Gogh Museum bij het efficiënt en flexibel samenwerken met Teams, kregen onze consultants versterking van key users. Deze door ons getrainde medewerkers van het museum waren ambassadeurs van het project binnen hun team of afdeling en hielpen collega’s met vragen over het werken met Teams. Zij konden gemakkelijk de vertaalslag maken naar specifieke wensen en behoeften binnen hun afdelingen en teams.
  • 1-op-1 sessies
    Voor persoonlijke begeleiding bij het werken met Teams waren onze consultants voor alle medewerkers van het museum beschikbaar in (meerdere) 1-op-1 sessies. Daarvoor kon elke medewerker rechtstreeks een consultant benaderen via Teams en bij beschikbaarheid kon een 1-op-1 sessie op datzelfde moment plaatsvinden. Voor medewerkers die minder digitaal vaardig waren of meer moeite hadden met de nieuwe manier van samenwerken, zetten we zo de puntjes op de i.
  • Het Gele Huis
    De naam ‘Het Gele Huis’ vindt zijn oorsprong in een schilderij van Vincent van Gogh. Een schilderij, dat hij maakte met het idee dat in het huis gelijkgestemde kunstenaars samen konden werken en wonen. Binnen het project stond ‘Het Gele Huis’ symbool voor het creëren van één plek voor de medewerkers. In deze digitale samenwerkingsomgeving, in Teams en SharePoint, konden alle medewerkers terecht voor het stellen van vragen, het vinden van instructies en om elkaar te helpen.
  • Webinars
    Naast het begeleiden van afdelingen en individuele medewerkers, verzorgden onze consultants in samenwerking met het management van het Van Gogh Museum – via de Teams-functionaliteit ‘live-events’ – meerdere webinars voor alle medewerkers. Onderwerpen die aanbod kwamen waren de voorbereiding op de volgende stappen die gezet zouden worden in het project, het beantwoorden van veel gestelde vragen en herhaling of verdieping van eerdere sessies.

Doelstelling project binnen een jaar gerealiseerd

Met onze Customer Success-aanpak hebben wij het Van Gogh Museum digitaal verhuisd naar de Microsoft 365-cloud en alle medewerkers van het museum – via Teams – begeleid in het werken met Teams. Het project is afgerond en de medewerkers van het museum werken samen in Teams-omgevingen voor hun afdelingen, projectteams en overige samenwerkingsverbanden.

Doordat ze al hun persoonlijke documenten opslaan en bewaren op OneDrive, zijn de lokale netwerkschijven uitgefaseerd. Daarmee hebben het Van Gogh Museum en Motion10 de gezamenlijke doelstelling van het project, alle medewerkers in staat stellen efficiënt en flexibel samen te werken, binnen een jaar gerealiseerd.

Marianne Peereboom, Senior Project Manager Van Gogh Museum:

“Een belangrijke succesfactor van dit project was de laagdrempeligheid van de consultants van Motion10 voor onze medewerkers. Van de vele online 1-op-1-sessie’s die hebben plaatsgevonden tot de grote hoeveelheid beantwoorde vragen in Het Gele Huis; onze medewerkers geven aan de begeleiding in het werken met Teams door Motion10 als prettig en leerzaam te hebben ervaren.”

Meer weten over customer success?

Het succes van IT-projecten voor een organisatie wordt allang niet meer bepaald door alleen de technologie. Sterker nog, meestal wordt het succes bepaald door het dagelijks toepassen van de nieuwe techniek door de medewerkers van de organisatie. Tegenwoordig is geen IT-project compleet als adoptie en verandermanagement daar niet vanaf het begin onderdeel van zijn. Meer weten over customer succes? Bekijk dan het webinar ‘Adoptie en Change: de sleutel tot customer success’.

Meer weten over Microsoft Teams?

Microsoft Teams is veel meer dan een vergadertool. Het is hét platform waarbinnen iedereen zijn dagelijkse werkzaamheden kan uitvoeren: Microsoft Teams als Digitale Werkplek! Meer weten over Microsoft Teams? Bezoek dan ons kennisplatform AllesoverTeams.nl. Hier vindt u de nieuwste en meest interessante blogs, whitepapers, video’s en meer over Microsoft Teams.

Foto’s: Jan Kees Steenman