Menu

Huidige resultaten met nieuw Zaaksysteem

Om beter en efficiënter samen te werken – zowel intern als met ketenpartners – gaf Waterschap Zuiderzeeland een vernieuwde impuls aan digitaal samenwerken, met een digitale werkomgeving op basis van Office 365. De eerste stap in dat proces was om het zaaksysteem te vervangen door SharePoint Online in combinatie met Repstor. In een interview vertelt Andrea Bies, Projectmanager Informatiemanagement bij Waterschap Zuiderzeeland, over de voorlopige resultaten.

Over Waterschap Zuiderzeeland

Waterschap Zuiderzeeland zet zich in voor droge voeten en schoon, voldoende en veilig water. Dit doet het waterschap in samenwerking met gemeenten, provincies, natuur- en maatschappelijke organisaties, belangenbehartigers en andere waterschappen. Het beheergebied is de provincie Flevoland en een klein deel van Friesland en Overijssel.

In een eerder gesprek vertelden Hans Bilgin en anderen over de aanleiding van het project digitaal samenwerken, en de manier waarop de digitale transformatie een cruciale rol speelt bij het behalen van de organisatiedoelen van het vooruitstrevende waterschap met duurzaamheid in het DNA. Digitalisering ondersteunt de organisatie te verbinden – zowel intern als extern – samen te werken en te verduurzamen.

Nu, ongeveer een jaar later, spraken we met Andrea Bies. Zij vertelde ons meer over het verloop van het project en de huidige resultaten. Hoe succesvol is de nieuwe manier van Zaakgericht werken geïmplementeerd, en hoe kwam dat succes tot stand?

Draagvlak voor Zaakgericht werken

De grootste uitdaging bij dit project was dus: ‘Hoe krijg ik de mensen mee?’

Weinig draagvlak voor complex zaaksysteem

We gaan eerst even terug naar de beginsituatie. Waar liepen de medewerkers van Waterschap Zuiderzeeland tegenaan als het gaat om zaakgericht werken? Andrea: “We hadden in de eerdere situatie te maken met een complex systeem. Het was niet gebruiksvriendelijk. Maar een klein deel van de gebruikers werkte er echt veel mee.

Een voorbeeld van een proces dat stroef liep is het inkoopproces. Documenten werden in meerdere systemen opgeslagen, waardoor niemand meer wist waar nou welk document was opgeslagen.

De grootste uitdaging bij dit project was dus: ‘Hoe krijg ik de mensen mee?’ Er was weinig draagvlak voor het oude zaaksysteem. Een vraag die dan opkomt is: ‘Waarom gaat dit wel werken?’ Mensen zijn dus sceptisch.”

Wat heeft de medewerker eraan?

Om mensen mee te krijgen in de gevraagde verandering is het belangrijk dat de medewerker begrijpt waarom het nodig is om zaakgericht te werken. Maar, wat heeft een medewerker eigenlijk aan de nieuwe manier van zaakgericht werken die Waterschap Zuiderzeeland implementeert? Wat hebben zij erbij te winnen?

Andrea: “Het gaat niet om een systeem dat je invult. De manier van Zaakgericht werken die wij toepassen, maakt het systeem onderdeel van het ‘gewone,’ dagelijkse werk. Je werkt vanuit het systeem, je doorloopt het proces en alles is daardoor goed geregistreerd.

Wat de medewerker er zelf aan heeft: de structuur is helder, processen zijn helder en versimpeld.

Je hebt nu te maken met een logisch proces. Het werkt prettiger en efficiënter. En men kan gebruik blijven maken van de bestaande en bekende applicaties zoals Outlook en Microsoft Office.”

Hoe is het project verlopen?

Andrea: “De focus lag op het proces; ‘hoe gaan we samenwerken?’ Vanaf dag één betrekken we de mensen die in het project zitten. Om draagvlak te creëren en om hen deel te laten nemen in dat wat we opleveren. We maakten gebruik van een Scrumaanpak met korte cycli en snel opleveren: van niks tot iets na twaalf weken.

Betrokkenheid brengt automatisch verantwoordelijkheidsgevoel met zich mee. De projectgroepsleden voelen zich verantwoordelijk en worden ambassadeur van de verandering.

Na twaalf weken was de eerste oplevering en ging het volgende proces van start. Binnen dat complexere proces was het soms erg lastig om de mensen mee te nemen en was er veel weerstand. Deze sprint duurde dan ook langer, dat zat met name in het versimpelen van het proces.”

Stapsgewijs de verandering begeleiden

Wat zijn de tastbare resultaten op dit moment? “Medewerkers gebruiken het Zaaksysteem, wat zorgt voor completere zaken. Mensen werken meer samen. Wat je merkt is dat mensen enthousiast zijn over nieuwe applicaties, zoals bijvoorbeeld Teams. Door de stapsgewijze aanpak merk je dat de mensen makkelijk mee kunnen in de verandering.”

Meer vrijheid, meer vertrouwen en completere dossiers

“De focus ligt op Zaakgericht werken waar het nodig is. We doen dat in de gehele organisatie. Je merkt dat de organisatie mee wil met deze verandering, omdat men de voordelen ervan inziet. Mensen zijn enthousiast, ook de DIV-afdeling [Digitale InformatieVoorziening, red.]. Het is goed gearchiveerd en gestructureerd. Er zijn veel minder losse registraties, en tegelijkertijd moet je mensen wel meer verantwoordelijkheid geven. Meer vrijheid, meer vertrouwen.”

Cultuuromslag en doorpakken

De resultaten zien er op dit moment goed uit, de implementatie van Zaakgericht werken is vooralsnog behoorlijk succesvol. Wat zijn huidige en toekomstige uitdagingen voor het project? Andrea: “We willen de verantwoordelijkheden zoveel mogelijk laag in de organisatie beleggen. Het systeem is nu ook zo ingericht.

De cultuuromslag die daaraan gekoppeld is, is een belangrijk aspect om mee te nemen. Geen parafen meer – dat hadden we al eerder doorgevoerd – dat is spannend. Je kunt met het nieuwe Zaaksysteem nu alle zaken zien, en bewerken; niet alleen jouw eigen zaken. Dat vinden sommige mensen een spannende verandering.

We moeten nu dus het enthousiasme volhouden en vasthouden. Door ontwikkelen. Laat het geen project zijn met een begin en een eind, maar echt een nieuwe manier van werken. De wereld verandert constant, en stilstaan is achteruitgang, zeker in digitalisering. We streven naar continue verbetering van ons gebruik van Office 365.”

Met enthousiasme verder werken aan innovatie

De wereld verandert constant, en stilstaan is achteruitgang, zeker in digitalisering.

All-in-one oplossing en adoptie

Wat is volgens Andrea het echte succes? “Heel veel zaken komen nu samen. Het is een all-in oplossing; we kunnen hiermee eenvoudig, prettig en makkelijk samenwerken. Dat komt doordat we het implementeren met de mensen die zelf in de processen zitten. Het komt door de aanpak en de Scrumsessies.

En ten slotte de I-bewuste acties die we hebben genomen rondom deze verandering, met eigen mensen die de verandering begeleiden. Een aantal collega’s vormt het I-bewust team en bedenkt acties enzovoorts. Een grotere groep collega’s zorgt voor de opleiding en training. Dan moet je denken aan trainingen, opleidingen, en inspireren – volgens het ADKAR-model dat Motion10 hanteert en adviseert.”

Meer over adoptie en change management

Het belangrijkste aspect van succesvolle technologische vernieuwing zit hem in acceptatie en enthousiast gebruik door de de mensen in uw organisatie? Wilt u meer weten over de adoptie-aanpak van Motion10?