Weinig draagvlak voor complex zaaksysteem
We gaan eerst even terug naar de beginsituatie. Waar liepen de medewerkers van Waterschap Zuiderzeeland tegenaan als het gaat om zaakgericht werken? Andrea: “We hadden in de eerdere situatie te maken met een complex systeem. Het was niet gebruiksvriendelijk. Maar een klein deel van de gebruikers werkte er echt veel mee.
Een voorbeeld van een proces dat stroef liep is het inkoopproces. Documenten werden in meerdere systemen opgeslagen, waardoor niemand meer wist waar nou welk document was opgeslagen.
De grootste uitdaging bij dit project was dus: ‘Hoe krijg ik de mensen mee?’ Er was weinig draagvlak voor het oude zaaksysteem. Een vraag die dan opkomt is: ‘Waarom gaat dit wel werken?’ Mensen zijn dus sceptisch.”
Wat heeft de medewerker eraan?
Om mensen mee te krijgen in de gevraagde verandering is het belangrijk dat de medewerker begrijpt waarom het nodig is om zaakgericht te werken. Maar, wat heeft een medewerker eigenlijk aan de nieuwe manier van zaakgericht werken die Waterschap Zuiderzeeland implementeert? Wat hebben zij erbij te winnen?
Andrea: “Het gaat niet om een systeem dat je invult. De manier van Zaakgericht werken die wij toepassen, maakt het systeem onderdeel van het ‘gewone,’ dagelijkse werk. Je werkt vanuit het systeem, je doorloopt het proces en alles is daardoor goed geregistreerd.
Wat de medewerker er zelf aan heeft: de structuur is helder, processen zijn helder en versimpeld.
Je hebt nu te maken met een logisch proces. Het werkt prettiger en efficiënter. En men kan gebruik blijven maken van de bestaande en bekende applicaties zoals Outlook en Microsoft Office.”
Hoe is het project verlopen?
Andrea: “De focus lag op het proces; ‘hoe gaan we samenwerken?’ Vanaf dag één betrekken we de mensen die in het project zitten. Om draagvlak te creëren en om hen deel te laten nemen in dat wat we opleveren. We maakten gebruik van een Scrumaanpak met korte cycli en snel opleveren: van niks tot iets na twaalf weken.
Betrokkenheid brengt automatisch verantwoordelijkheidsgevoel met zich mee. De projectgroepsleden voelen zich verantwoordelijk en worden ambassadeur van de verandering.
Na twaalf weken was de eerste oplevering en ging het volgende proces van start. Binnen dat complexere proces was het soms erg lastig om de mensen mee te nemen en was er veel weerstand. Deze sprint duurde dan ook langer, dat zat met name in het versimpelen van het proces.”