Menu

Weerstand ombuigen naar omarming

Wellicht ook voor uw organisatie een herkenbaar scenario: u constateert een probleem dat met behulp van technologie opgelost moet worden. U legt de requirements vast, selecteert een leverancier en gaat samen aan de slag. De leverancier bouwt een kloppende, werkende oplossing- bijvoorbeeld een sociaal intranet – en het project is ‘geslaagd’. Maar de oplossing wordt niet gebruikt. Het loopt te vaak vast op adoptie van de digitale werkplek.

Om effectief digitaal samen te kunnen werken is veel meer nodig dan een technisch kloppende omgeving op basis van bijvoorbeeld SharePoint of Office 365. Rick de Vries, expert op het gebied van Adoptie en Changemanagement, biedt u enkele adviezen om het vaak weerbarstige geworstel met adoptie te ondervangen.

Tien tips voor adoptie van nieuwe digitale tools

  1. Begin met het waarom

    Een sterke visie, strategie en doelstellingen creëren draagvlak, houvast en sturing. Maar dit worden ook de pijlers om later het succes van uw project te kunnen meten. Wat moet het resultaat zijn van de overgang of verandering in werkwijze? Wat wilt u precies verbeteren en waarom is dat belangrijk?

  2. Business-Driven IT

    Ontwerp en implementeer oplossingen die problemen uit de business oplossen. Het succes van de verandering moet ook gemeten worden aan de hand van het eindgebruik. En aan de verandering in de business KPI’s die u initieel wilde verbeteren.

  3. Persoonlijke aandacht is een schaars goed

    Geef de eindgebruiker persoonlijke aandacht. Krijg aan de hand van business-processen duidelijk waar voor hém de meerwaarde zit. Persoonlijke aandacht is essentieel. Ook volgens Microsoft CEO Satya Nadella.

  4. Adoptie vergt tijd

    Koppel het succes van een implementatie niet aan het gebruik in de eerste week na oplevering. Adoptie kun je pas meten op de lange termijn. Rick: “Investeer dan ook de tijd die benodigd is voor succesvolle adoptie, en dus een succesvolle implementatie.”

  5. Er is geen one-size fits all adoptie-strategie

    Rick: “Er is geen adoptie-strategie die overal van toepassing is. Het moet altijd op maat, en afgestemd op de organisatie: de cultuur en de kennis, ervaring, en affiniteit met IT van alle betrokkenen.”

  6. ‘What’s in it for me?’

    Mensen zijn geïnteresseerd in hun belang en in de scenario’s die op hen van toepassing zijn. Mensen zijn niet geïnteresseerd in technologie of functionaliteit. Wel in hun eigen werk.

  7. Geen smoesjes!

    Gewenning, tijdgebrek of affiniteit met technologie moeten vooraf worden ondervangen. Zorg dat de antwoorden klaar staan voor ieder excuus of bezwaar dat medewerkers kunnen opwerpen.”

  8. Commitment en ambassadeurschap

    Rick: ”Focus op de verantwoordelijkheid van het management en op het creëren van ambassadeurs in de groep van de eindgebruikers: verandering werkt het beste van binnenuit.”

  9. Train wat nuttig is voor de medewerker

    Zorg dat je vanuit een veelomvattend portaal slechts die onderdelen uitlegt die van toepassing zijn voor de medewerker. Eén training is niet genoeg: zorg voor herhaling, video’s, en trainingsmaterialen die vindbaar blijven.

  10. Communiceer op maat

    Stel een communicatieplan op dat past bij de organisatiecultuur. Organiseer sneak-preview sessies. Gebruik creatieve communicatiekanalen. Ten slotte: Geef iedereen die bij het project betrokken is of wil zijn een podium en deel je successen.

Samenvattend: werk altijd vanuit het waarom

Er moet sprake zijn van strategische alignment tussen het ‘waarom’ van de organisatie (de missie); het ‘waarom’ van het project en het ‘what’s in it for me?’ voor de eindgebruiker. Dit bepaalt de strategie bij uw project, de eerste use cases en de communicatie rondom uw project. En daarmee de mate van adoptie.

Meer over adoptie van de digitale werkplek, verandermanagement en omgaan met weerstand?