Menu

Adoptie makkelijker maken met Outlook als ingang

Onze experts Ron Witjes en Eric van Waas vertelden u in het webinar afgelopen dinsdag over Repstor en welke toegevoegde waarde de tool biedt. Hoe kunt u Repstor inzetten om eenvoudig document- en casemanagement mogelijk te maken en tegelijkertijd de gebruikersadoptie te verhogen? Een korte samenvatting van het webinar en de toegevoegde waarde van Repstor. 

Repstor is een tool die u helpt om ervoor te zorgen dat de gehele organisatie eenvoudig en uniform digitaal gaat samenwerken, en op de juiste manier. Door de gebruikers met één interface te laten werken. Motion10 zet hiervoor in specifieke gevallen Repstor in: een add-on die ervoor zorgt dat medewerkers maar één ingang gebruiken. En dat is Outlook. Makkelijk toch?

Het begin van uw werkdag

“Met welke applicatie begint u de dag? Uw browser, Outlook, een applicatie van uw eigen organisatie of nog anders?” De eerste pollvraag van de presentatie van Ron en Eric, die direct ook de spijker op de kop slaat. Van de bezoekers die het webinar live volgen, antwoordt 79% ‘Outlook’. Dat Outlook voor veruit de meeste kantoormedewerkers in Nederland het begin van de werkdag is, komt ook naar voren bij onderzoeksbureaus die we dit soort vragen laten onderzoeken. Niet verwonderlijk, eigenlijk.

De issues die Repstor oplost

Om effectief samen te werken maakt een groot gedeelte van de organisaties in Nederland gebruik van de Microsoft productiviteitssuite. Ook de klanten van Motion10 zijn vaak blij met de functionaliteiten van Office 365 en SharePoint. Wat daarbij echter vaak achterblijft is het eenduidige gebruik van een (nieuwe) digitale werkomgeving en -werkwijze door de gehele organisatie. Ron noemt enkele vragen die we regelmatig krijgen van onze klanten:

  • Hoe kan ik eenvoudig een e-mail in het juiste SharePoint-dossier plaatsen?
  • Waarom kan ik niet vanuit één centrale ingang overal bij?
  • Wat is de laatste versie van dit document?

Als wij onze klanten vervolgens de vraag stellen: “wat wil de gebruiker?”, krijgen we de volgende antwoorden:

  • Eenvoudig en snel toegang tot documenten en (zaak) dossiers;
  • Altijd de juiste versie van documenten;
  • Volledigheid, betrouwbaarheid en actualiteit van informatie.

Deze antwoorden zijn samen te vatten met de frase: effectiever en efficiënter samenwerken. Maar dat lukt niet als de acceptatie van de nieuwe werkomgeving door de eindgebruikers niet op gang komt.

Hoe Repstor helpt

We keren terug bij de applicatie Outlook. Voor vele werkenden blijkbaar het begin van de werkdag. Een applicatie die volgens de volgers van ons webinar ook bijzonder helder is, en weinig uitleg of training behoeft. Acceptatie ervan door de eindgebruiker is de standaard – hoe kun je anders überhaupt je werk doen? Precies daarom is Repstor zo’n slimme oplossing. Repstor biedt u de mogelijkheid om te werken vanuit Outlook, met alle functionaliteiten van SharePoint en/of Office 365.

De ECM-oplossing die iedereen al bij voorbaat begrijpt

In het onderstaande filmpje ziet u hoe Repstor zelf kijkt naar de toegevoegde waarde van hun deeloplossing Affinity. Affnity van Repstor is bedoeld als een Enterprise Content Management systeem die iedereen direct begrijpt, omdat ze de interface (Outlook) toch al kennen en gebruiken.

In het kort

“De ECM-oplossing die iedereen al bij voorbaat begrijpt”

Eenvoudiger samenwerken

Natuurlijk is digitaal samenwerken niet te ondervangen met enkel een tool: het heeft te maken met systemen, processen én mensen. De afspraken die je als team of als organisatie met elkaar maakt en vastlegt bepalen daarbij ook de security en beheersbaarheid van de manier waarop met documenten, data en dossiers wordt omgegaan.

Ron Witjes: “Het gebruiken van een nieuwe samenwerkingsomgeving gaat met Repstor niet vanzelf, maar is nu wel eenvoudiger. Je kunt op deze manier tools bieden binnen de kaders en afspraken die gelden in de organisatie.”

Voor welk type organisaties is Repstor relevant?

Repstor kan toegepast worden in kleinere en grote organisaties. Met name bedrijven die ook een juridische kant hebben, kunnen er veel baat bij hebben. Maar ook in de sector overheid kan Repstor goed worden toegepast. In die sector komen we zaakgericht werken heel vaak tegen, bijvoorbeeld rond het aanvragen van vergunningen. En de suite is goed toe te passen voor het op uniforme wijze inrichten van projectenportalen. De oplossing is dus breed inzetbaar. Ron Witjes: “We hebben allemaal het volgende gemeen: we hebben een plek nodig waar we onze documenten opslaan en met elkaar delen, en we willen een simpele, eenduidige manier om dat te doen. Welke organisatie maakt gebruik van outlook, en maakt gebruikt van netwerkschijven of een plek voor opslag? Al deze organisatie kunnen iets hebben aan de inzet van een tool als Repstor.”

Partnership met Transformdata

Onze partner Transformdata is de distributeur en channel partner voor Repstor in de Benelux. Om gebruikersadoptie van platformen zoals Office 365 en SharePoint te verhogen maakt het bedrijf gebruik van de Repstor producten. Repstor rept op haar site over de manier waarop het gemak dat de tool biedt change management min of meer overbodig maakt. Motion10 zet sterk in op adoptie door eindgebruikers, door de inzet van IT middelen volledig in lijn te brengen met de doelen van de organisatie, het team en de gebruiker zelf. Repstor is een hulpmiddel daarbij.

Een tool voor adoptie

Repstor is een tool die adoptie van de digitale werkplek tot een makkelijker proces kan maken. In de visie van Motion10 is Repstor vooral nuttig voor specifieke persona’s en scenario’s voor digitaal samenwerken. Met name in organisaties die zwaar leunen op processen waar documenten de basis van vormen, kan het een enorme boost geven aan de effectiviteit van samenwerken. Maar ook in deze en andere situaties is het van belang dat een tool als Repstor ingezet wordt op een manier die past bij de organisatie. En dat gebruikers worden getraind om als team zo efficiënt mogelijk samen te werken met behulp van de technologie.

Meer over Repstor of onze aanpak?

Wilt u meer weten over Repstor of direct aan de slag? Neem vrijblijvend contact op met één van onze experts. Wilt u meer weten over onze visie op digitaal samenwerken en het change management dat daarbij komt kijken? Bekijk dan deze andere bronnen op onze website:
'