1 oktober 2018
Erwin Lima
Digital strategist
Hoe kan ik mijn huidige DMS-omgeving vervangen? Hoe maak ik de overstap naar Office 365 succesvol? Een gesprek met Peter de Vries, Technology Lead Modern Workplace bij Motion10, over de aanleiding van en uitdagingen bij cloud migraties. En over de manier waarop je een migratie juist wél moet aanpakken, om de succeskans te verhogen.
Veel organisaties werken nog met verouderde Document Management Systemen (DMS’en), fileshares of volledige digitale werkomgevingen die bijvoorbeeld binnenkort uitgefaseerd moeten worden. Bij de overstap naar of implementatie van een nieuwe Office 365 (of Microsoft 365) omgeving moet vaak structuur aangebracht worden in een wildgroei aan mapjes en fileshares.
Daarnaast bestaat vaak de behoefte om op een modernere manier met documenten te kunnen werken: om bijvoorbeeld gemakkelijker bestanden te kunnen delen of samen tegelijkertijd aan documenten te kunnen werken. Er zijn echter behoorlijk wat uitdagingen waar u bij een migratie aan moet denken.
Peter de Vries: “De grote uitdaging bij (cloud) migratie is de vertaling van de rommel die vaak ontstaan is, naar een logische en efficiënte structuur. Daarnaast zou je van het moment gebruik moeten maken om een grote opschoon-actie uit te voeren.
De grootste fout die hierbij gemaakt wordt is het één-op-één kopiëren van een bestaande mapjesstructuur naar een SharePoint mapjesstructuur.”
Hoe moet je een migratie dan wél aanpakken? Peter: “Neem juist niet de bestaande mappenstructuur als basis. Neem in plaats daarvan als uitgangspunt de processen en werkwijzen die belangrijk zijn in de organisatie. En kijk naar wat er op dit moment misgaat: er is een reden dat je van die fileshare structuur af wilt. Wat wordt er op dit moment niet ondersteund door het systeem, waar je wel behoefte aan hebt?”
Ik vroeg Peter naar nog enkele tips om te zorgen voor een succesvolle migratie.
Bekijk de case van De Woonplaats, over het uitfaseren van fileshares en het overstappen naar samenwerken in SharePoint Online en Office 365. Meer weten over het begeleiden van de verandering? Hier vindt u meer informatie over verandermanagement en adoptie. Wilt u meer informatie over succesvolle migratie, of een gesprek toegespitst op uw eigen situatie?