Succesvolle cloud migratie

Migratie zonder migraine

Hoe kan ik mijn huidige DMS-omgeving vervangen? Hoe maak ik de overstap naar Office 365 succesvol? Een gesprek met Peter de Vries, Technology Lead Modern Workplace bij Motion10, over de aanleiding van en uitdagingen bij cloud migraties. En over de manier waarop je een migratie juist wél moet aanpakken, om de succeskans te verhogen.

Een wildgroei aan mapjes naar de cloud brengen

Veel organisaties werken nog met verouderde Document Management Systemen (DMS’en), fileshares of volledige digitale werkomgevingen die bijvoorbeeld binnenkort uitgefaseerd moeten worden. Bij de overstap naar of implementatie van een nieuwe Office 365 (of Microsoft 365) omgeving moet vaak structuur aangebracht worden in een wildgroei aan mapjes en fileshares.

Daarnaast bestaat vaak de behoefte om op een modernere manier met documenten te kunnen werken: om bijvoorbeeld gemakkelijker bestanden te kunnen delen of samen tegelijkertijd aan documenten te kunnen werken. Er zijn echter behoorlijk wat uitdagingen waar u bij een migratie aan moet denken.

Naar een logische en efficiënte structuur

Peter de Vries: “De grote uitdaging bij (cloud) migratie is de vertaling van de rommel die vaak ontstaan is, naar een logische en efficiënte structuur. Daarnaast zou je van het moment gebruik moeten maken om een grote opschoon-actie uit te voeren.

De grootste fout die hierbij gemaakt wordt is het één-op-één kopiëren van een bestaande mapjesstructuur naar een SharePoint mapjesstructuur.”

Breng eerst de processen in kaart

Hoe moet je een migratie dan wél aanpakken? Peter: “Neem juist niet de bestaande mappenstructuur als basis. Neem in plaats daarvan als uitgangspunt de processen en werkwijzen die belangrijk zijn in de organisatie. En kijk naar wat er op dit moment misgaat: er is een reden dat je van die fileshare structuur af wilt. Wat wordt er op dit moment niet ondersteund door het systeem, waar je wel behoefte aan hebt?”

Drie belangrijke tips voor succesvolle cloud migratie

Ik vroeg Peter naar nog enkele tips om te zorgen voor een succesvolle migratie.

1. Zorg dat het geen IT-feestje wordt.
   Peter: “Betrek vooral de mensen die direct betrokken zijn bij en verantwoordelijk zijn voor de processen waar specifieke documenten of mappen-structuren bij horen.”

2. Kijk goed naar koppelingen met andere systemen.
   Peter: “Vaak zijn er systemen gekoppeld aan een fileshare, die daar automatisch informatie aan leveren of juist uitlezen. Bekijk goed of de bestaande koppelingen nog noodzakelijk zijn in de nieuwe situatie, en realiseer de benodigde koppelingen naar het nieuwe DMS.”

3. Besteed aandacht aan de verandering.
   “Een effectieve migratie naar een nieuw DMS of nieuwe werkomgeving betekent een verandering in werkwijze. Het betekent dus vooral een verandering voor de medewerkers. Vergeet daarom niet aandacht te besteden aan het menselijke aspect van de omslag.”

Meer weten of direct aan de slag?

Bekijk de case van De Woonplaats, over het uitfaseren van fileshares en het overstappen naar samenwerken in SharePoint Online en Office 365. Meer weten over het begeleiden van de verandering? Hier vindt u meer informatie over verandermanagement en adoptie. Wilt u meer informatie over succesvolle migratie, of een gesprek toegespitst op uw eigen situatie?

• Neem dan contact op Peter de Vries, Technology Lead Modern Workplace bij Motion10.