Te veel ballen in de lucht houden tijdens de cloud transitie

Een transitie naar de cloud is geen ‘walk in the park’. Het betekent nieuwe competenties aanleren en een nieuwe manier van service delivery richting de interne business. Tijdens de migratie, die vaak langere tijd in beslag neemt, moet ook de huidige omgeving up-and-running gehouden worden. Wat moet je doen om dit in goede banen te leiden?

Bij bijna elke organisatie waar ik strategisch betrokken ben (geweest) bij dit soort trajecten bestaat de ambitie om zelf de benodigde cloud kennis op te bouwen en zoveel mogelijk van het cloud beheer zelf te doen. Men wil zelf de regie voeren en zowel een groot gedeelte van de migratie als het uiteindelijke beheer zelf uitvoeren. Tegelijkertijd ontbreekt het vaak aan tijd bij de interne IT-specialisten. En niet te vergeten bij de verschillende product owners van de diverse domeinen.

Regie voeren

Allereerst moet de organisatie in staat worden om zelf de regie te voeren over het programma en de bijbehorende projecten. De strategie en doelstellingen van de cloud transitie moeten eerst helder worden. Door middel van strategie en business value workshops met de belangrijkste (business en IT) stakeholders wordt vooraf duidelijk gemaakt waarom we de cloud transitie ingaan, en welke doelstellingen we willen gaan bereiken. Dit kunnen zowel kwantitatieve als kwalitatieve doelstellingen zijn. Het helpt om dit krachtig en beeldend in een infographic te zetten en dit met het hele team dat betrokken is te delen. Hang het ook als posters aan de muur op kantoor! Zo is voor iedereen helder wat de uitgangspunten zijn. De guiding principles voor de product owners zijn dan duidelijk en dat is belangrijk voor de aanpak en prioritering.

Vervolgens moet de organisatie die verantwoordelijk is voor de transitie en de uiteindelijke doelomgeving in de cloud vormgegeven worden. Wie heeft wat in zijn of haar portefeuille en wat zijn de verantwoordelijkheden en taken?

Kennis opbouwen

Natuurlijk is het belangrijk dat externe kennis wordt ingehuurd om zo’n traject te begeleiden. Externen hebben het tenslotte vaker gedaan en kennen de best practices, valkuilen en succesfactoren. Maar de eigen organisatie moet ook de kennis opbouwen op het gebied van cloud services en delivery van die services richting de business. En tegelijkertijd zijn de eigen IT-medewerkers cruciaal bij de overdracht van alle organisatiekennis op het gebied van IT richting de externe partij. Zij weten het beste hoe de huidige omgeving in elkaar zit en waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Veel van deze keuzes zijn in de cloud nog steeds van toepassing.

Tijd vrijmaken

Eén belangrijk ding dat echter vaak vergeten wordt, is dat het team dit alles naast de ‘gewone’ werkzaamheden moet oppakken. Dus: de huidige omgeving draaiende houden, zelf kennis opbouwen én interne kennis overdragen naar de externe partij. En daarnaast ook nog eens de nieuw opgeleverde services in de cloud draaiende houden. Dat kost zo 1,5 FTE per FTE. Dat gaat dus niet en daar loopt het vaak spaak. Zeker ook omdat het betekent dat de externe leverancier, die voor een groot gedeelte afhankelijk is van de input van en vloeiende samenwerking met uw IT-medewerkers, hierdoor vertraagd wordt en moeilijkheden krijgt met de resourcing en de deadline van het project.

Een aantal dingen kan gedaan worden om dit zoveel mogelijk te voorkomen:

  1. Zorg dat er een externe leverancier is aangehaakt die ook (als is het maar tijdelijk of gedeeltelijk) de nieuw opgeleverde services technisch kan beheren in de vorm van een managed services contract. Hier hoeft dan voorlopig even geen eigen aandacht aan te worden besteed;
  2. Minimaliseer de werkzaamheden aan de huidige IT-infrastructuur. Doe alleen het hoognodige nog daaraan, met name op het gebied van security. Hoe langer het transitietraject duurt, hoe groter de kans dat er grotere dingen in de huidige infra opgepakt moeten worden die vertragend werken op het cloud transitie traject;
  3. Zorg voor focus bij uw IT-medewerkers, zodat zij niet te veel tijd kwijt zijn aan ‘randzaken’. Blok vaste dagen en uren voor dit cloud transitie traject. Een goede product owner en scrum master of project manager kunnen hierbij ondersteunen en faciliteren;
  4. Haak niet élke IT-medewerker aan in élke vergadering of workshop. Dit kost enorm veel tijd en is meestal onnodig. Bepaal zorgvuldig wie aan wat moet deelnemen. Zorg er voor dat aan het begin een communicatieplatform wordt opgetuigd waarop de belangrijkste beslissingen worden gedeeld met iedereen, zodat iedereen aangehaakt en betrokken blijft.
  5. Tot slot: neem signalen van uw eigen IT-medewerkers en die van de externen op dit gebied uiterst serieus. Laat het niet te lang doormodderen en escaleer het tijdig als blijkt dat er niet voldoende tijd kan worden vrijgemaakt voor dit project.

De grootste bottleneck in met name cloud transitie trajecten, is de beschikbaarheid van interne IT-resources. Als dat risico bij de start van het programma of project al bekend is, is het belangrijk om gelijk mitigerende maatregelen te nemen. Bovenstaande tips kunnen hierbij helpen.

Shadow IT uit de schaduw halen