Menu

Tips voor uw adoptie- of implementatieplan

Om een nieuwe digitale werkplek effectief in gebruik te nemen moet er veel aandacht zijn voor adoptie. Een nieuwe digitale tool of toolkit kan immers alleen het maximale opleveren als mensen hem enthousiast omarmen, doordat zij de toegevoegde waarde ervan inzien. En als de informatie die zij erover ontvangen beantwoordt aan de vragen die bij hen leven. Om u te helpen uw adoptie- of implementatieplan vorm te geven, bieden wij u deze lijst met de tien meest gestelde vragen bij de implementatie van Office 365.

De vragen die we hieronder benoemen zullen afhankelijk van de sector, de organisatie, en de daadwerkelijke teams steeds anders beantwoord worden. In een organisatie of afdeling waarin men voornamelijk werkt in ERP-systemen heeft Office 365 een hele andere impact dan daar waar veelal in documenten wordt samengewerkt.

Beantwoord deze tien vragen over Office 365 vooraf

Het zijn echter wel vragen waar u rondom uw project rekening mee moet houden, en die u bij voorbaat moet kunnen beantwoorden. Wat zijn de vragen die Business Consultant Rick de Vries het vaakst hoort rondom een implementatie van Office 365?

  1. Wat schieten we hiermee op of wat schiet mijn team hiermee op?

    “What’s in it for me?” Deze vraag moet op alle lagen (organisatie, team, medewerker) zeer helder beantwoord worden in uw plan en in de gesprekken/uitingen rondom de implementatie. Mensen zijn niet geïnteresseerd in nieuwe technologie. Ze zijn wel geïnteresseerd in hun eigen dagelijkse werk.

  1. Wat betekent de overgang naar de nieuwe werkomgeving voor míjn werk?

    Wat voor impact heeft Office 365 voor de processen en werkwijze waar de eindgebruiker mee te maken heeft? Betekent het dat vergaderingen bijvoorbeeld op een andere manier georganiseerd zullen worden? Verandert bijvoorbeeld de manier waarop we documentatie behorende bij een klant opbouwen, vastleggen en delen? Dit verschilt per organisatie, per team en soms zelfs per medewerker.

  2. Dit wordt toch niet zo’n over-de-schutting-en-zoek-het-maar-uit-project?

    Te vaak worden eindgebruikers geconfronteerd met nieuwe werkwijzen en tools waar zij niet of te laat bij betrokken zijn geweest. Betrek uw eindgebruikers en andere belanghebbenden vanaf het begin van het project om een gevoel van ownership te creëren. Maar meer nog: om de oplossing zo vorm te geven dat die aansluit bij de daadwerkelijke workloads, processen, behoeften en voorkeuren van de mensen in uw organisatie. Borg dat in uw adoptieplan en draag dat ook uit in de communicatie.

  3. Hoe overlapt de nieuwe omgeving met systeem X of netwerkschijf Y?

    Vaak vervangt Office 365 de oude netwerkschijven. In andere gevallen kan het zo zijn dat Office 365 functionaliteit biedt die overlapt met systemen die al in gebruik zijn, zoals bijvoorbeeld Skype in een organisatie waarin Slack veel gebruik wordt. Het is zinnig om op het niveau van architectuur en proces na te denken over de aansluiting of overlap met al in gebruik zijnde systemen. Maar ook om er proactief over te communiceren of ten minste een helder antwoord op deze vraag paraat te hebben.

  1. Behoud ik wel dezelfde flexibiliteit in het indelen van mijn documentmappen?

    Vaak betekent een overstap naar Office 365 het afscheid van een netwerkschijf. Afhankelijk van de invulling in uw organisatie, betekent dit in sommige gevallen dat er minder flexibiliteit overblijft voor de medewerker. Zorg dat u hier van te voren goed over nadenkt.

  2. Wat voor tijdsinvestering vraagt dit project?

    U wilt natuurlijk vooral ook commitment creëren bij het management. Zij willen weten welke investering er nodig is om de winst die u hen wilt opleveren, werkelijkheid te maken. Het is belangrijk dat resources in het plan expliciet worden benoemd en vrijgemaakt om de winst inderdaad te behalen.

  3. Wordt hier tijd voor vrijgemaakt / krijgen we daar uren voor?

    Als u eindgebruikers en teammanagers als ambassadeur wilt hebben, moeten zij daar specifiek uren voor toebedeeld krijgen. Maak ook dit expliciet aan hen duidelijk. Zorg er vooral voor dat men niet het gevoel krijgt “alle werkzaamheden ‘erbij’ te moeten doen”

  1. Leuk, dat we in de cloud gaan werken met Office 365. Maar is dat wel veilig?

    Vooral in organisaties of bij medewerkers die zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheid ten aanzien van privacygevoeligheid en de bescherming van (persoonlijke) data, kan deze vraag opkomen. Zorg dat u op het niveau van proces en techniek de visie op security en governance helder overbrengt.

  1. Wanneer gaat dit spelen? Wanneer begint het project en wat wordt er op welk moment van mij verwacht?

    Op het moment dat het project wordt aangekondigd, is het nuttig dat u zo snel mogelijk kunt overbrengen wat het moment is waarop het geheel praktisch van start gaat. Ook is het verstandig om zo vroeg mogelijk te communiceren over de concrete dagen waarop een medewerker in uw organisatie aan de slag gaat met een introductie, training, of als lid van een projectteam.

  1. Waar kan ik terecht met mijn (#hoedan) vragen?

    Dit is een vraag die u natuurlijk tijdens trainingen, maar ook in de periode daarna kunt blijven verwachten. Zorg dat u de juiste structuur heeft in het team en de trainingen die de organisatie moet opleiden, en ondersteunen rond de implementatie. En dat duidelijk is bij wie de mensen terecht kunnen met verdere vragen.

Download de checklist met vragen nu

Vond u deze vragen nuttig? Bent u op dit moment een adoptieplan of adoptietraject aan het vormgeven, en kunt u daar hulp bij gebruiken? Download de checklist met vragen hier.

Meer tips voor adoptie van de digitale werkplek?

Wilt u meer weten over het begeleiden van de verandering die een nieuwe digitale werkplek en –werkwijze met zich meebrengen? Bekijk dan de whitepaper “Adoptie als vanzelf” met een volledige uitleg van onze strategie en aanpak voor succesvol verandermanagement rondom digitaal samenwerken.

Bent u op zoek naar meer praktische tips van Rick? Bekijk dan dit artikel.