Menu

Volledige steun voor uw project vanuit de directie?

Om een (IT-)project binnen uw organisatie te laten slagen, moet u ervoor zorgen dat het managementteam of de directie en alle interne stakeholders dat project ondersteunen. Het waarom, de doelen, én de kaders. Maar hoe krijgt u hen zover?

Niets zo vervelend als uw initiële enthousiasme voor een vernieuwend project weg te zien ebben vanwege weerstand en gebrek aan commitment binnen uw organisatie. De eerste groep die u nodig heeft om breed draagvlak te creëren, is het managementteam. Waarom richten we ons in de context van commitment aan een project specifiek het managementteam?

“Only management can change the system. It is not enough that management commit themselves to quality and productivity, they must know what it is they must do. Such a responsibility can not be delegated.” – W. Edwards Deming

De directie en/of het management moet(en) dus richting geven. In strategie en visie, in communicatie, en in het handelen. Commitment is meedoen: actief, participerend, en richtinggevend.

Stap 1: Breng de verandering in lijn met uw ondernemingsdoelen

De eerste stap van verandering, en dus ook van uw project, is alignment met uw ondernemingsdoelen en -strategie. Wat u ook gaat doen, wat voor verandering u ook door gaat voeren, wat voor werkomgeving u ook gaat vormen; zorg dat het in lijn is met de strategische doelen van uw organisatie.

Er moet bij ieder verandertraject sprake zijn van strategische alignment tussen het ‘waarom’ van de organisatie (de missie); het ‘waarom’ van het project voor de organisatie en het ‘what’s in it for me?’ voor de eindgebruiker. In de business paper “Adoptie als vanzelf” bespreken we een volledige strategische aanpak voor verandering.

Stap 2: Leg het idee in de week

Terwijl u uw projectvoorstel uitwerkt moet u de directie en de rest van de organisatie alvast voorbereiden. Gebruik de kracht van herhaling, en leg uw ideeën bij voorbaat al bij mensen in de week. Noem over de loop van bijvoorbeeld een halfjaar ten overstaan van de relevante beslissers ook al een paar keerde bijbehorende bedragen. En betrek mensen in de loop van de tijd al bij het plan. Vertel hen wat u wilt bereiken, en vraag ze hoe dat aansluit bij hun eigen doelen. Vraag ze ten slotte of en zo ja hoe zij aan uw project zouden kunnen bijdragen.

Stap 3: bouw een sluitende business case

Heijmans heeft met BeSense een zeer innovatieve oplossing gerealiseerd: het is één van de eerste echte IoT-projecten in de bouwsector in Nederland. We vroegen Thomas Thunnissen, de projectleider van BeSense, naar zijn tips voor het realiseren van zoiets vernieuwends:

“Zorgen voor management buy-in heeft te maken met de volwassenheid van je idee, de volwassenheid van je IT, en met de visie van de directeur zelf. Ik denk dat je een leider moet hebben die openstaat voor innovatie, en het belang daarvan ziet. Bij ons was het ook het gegeven dat we een product hadden dat heel volwassen was; een business case waar we echt in geloofden.”

Thomas en zijn team hadden uitgebreid onderzoek gedaan naar de kosten en toekomstige baten van hun plan. Omdat het in dit geval ging om een totaal nieuwe soort dienstverlening, hebben ze ook marktonderzoek gedaan om de business case sluitend te krijgen:

“Dat is misschien wel dé tip. Als ik kijk naar waarom de directie ‘ja’ heeft gezegd, is het dat er geen vraag was waar we niet over na hadden gedacht. We hebben goed de tijd genomen om het product uit te werken. We zijn met potentiële klanten in gesprek gegaan: ‘Is dit wat je wilt? Wat zouden je koopargumenten zijn?’

4. Bepaal de ROI van het project en bereid u voor op elke vraag

In het verlengde van het opbouwen van een goede business case ligt het financiële aspect. De ROI-analyse is het gedeelte van uw projectvoorstel of business case waarmee u antwoord geeft op de vraag: “Wat gaat het kosten en wat gaat het ons opleveren?”

De winst of omzet die een bepaalde beslissing nu in de toekomst extra oplevert, of de kosten die u bespaart zijn vooraf altijd lastig hard te maken. Dat komt voort uit het simpele feit dat u werkt op basis van een model en aannames die per definitie niet waterdicht de werkelijkheid duiden

Toch blijft het een vraag waarop u een goed gefundeerd antwoord moet kunnen bieden. “Wat is de winst of de besparing die deze investering ons op gaat leveren?” Afhankelijk van hoe sceptisch degene is die u tegenover zich heeft, moet u anticiperen op veel vervolgvragen na deze. Mark van Veen, Business Manager logistiek bij Motion10, en Edgar den Heijer, CFO bij Motion10, bieden u in dit artikel enkele tips voor het overtuigen van de financieel denkende beslissers binnen uw organisatie.

5. Pak uw project op een Agile manier aan

Maak er een speerpunt van dat u uw project op een agile manier gaat uitrollen. Kort-cyclische agile implementatie brengt vele voordelen met zich mee. Zo kunt u de oplossing met een agile projectmethodiek gemakkelijker tussentijds aanpassen aan de wensen van de eindgebruikers. Ook omdat u hen tussentijds resultaten kunt laten zien. Dit laatste draagt aanzienlijk bij aan adoptie, oftewel de acceptatie en zelfs omarming van de verandering. Ook de directie raakt gaandeweg steeds meer overtuigd van uw project, als u snel voelbare en zichtbare verbeteringen kunt tonen.

Commitment vanuit het management is niet alleen belangrijk om het project überhaupt te laten starten. Ook tijdens en na het project heeft u de steun van het hoger management nodig om ervoor te zorgen dat de verandering beklijft, en de baten voor uw organisatie steeds groter worden. Zo groot, dat u het eigenlijk niet eens kunt voorspellen in uw business case!

Inspiratie voor agile en management commitment?

De RET en 5CA hebben onlangs projecten afgerond op het gebied van respectievelijk samenwerken in projecten en business intelligence. Beide organisaties hadden, naar eigen zeggen, veel baat bij het werken in een agile projectvorm voor het verkrijgen en behouden van commitment. Wilt u hier meer over weten? Bekijk dan de volledige case studies:

  • Bekijk de case study van 5CA, dat meer wendbaar en klantgericht wilde gaan werken.
  • Bekijk in de case study van de RET hoe Meryem el Bouyahyaoui en haar team zorgden voor interne commitment voor hun project.
'