Menu

Best practices voor adoptie van een dataplatform

Een goed werkende data-oplossing neerzetten is nog maar de helft van het werk. Nu nog zorgen dat mensen er ook dankbaar en effectief gebruik van gaan maken. Wat zijn best practices voor het structureren van een dataplatform, en hoe houd je bij het opzetten van een dataplatform al rekening met adoptie? En als je dan toch weerstand tegenkomt: hoe ga je dan om met de baasjes en hun “heilige huisjes”?

Hanane Kassttar is Change Consultant en Alvin Amatsari is Consultant Data & Analytics bij Motion10. Een interview met Alvin en Hanane, over best practices voor het mensgericht structureren van een dataplatform en het omgaan met interne weerstand bij de adoptie van een data-oplossing.

De standaard voor het structureren van een dataplatform

Voor het opbouwen en structureren van dataplatforms hanteert en adviseert Motion10 als best practice het functionele Zevenlagenmodel. In de whitepaper “Meer customer centric met data” wordt dit model kort besproken, samen met de stappen om de cultuur en processen in uw organisatie klaar te maken voor een data-driven operatie.

In een serie van drie artikelen op de website www.microsoft-businessintelligence.nl gaan we iets dieper in op het Zevenlagenmodel. In grote lijnen geeft het model een structuur voor het verzamelen van brondata; het transformeren en combineren van die data; en het gestructureerd delen en weergeven van inzichten uit die data aan de betrokken doelgroepen.

  • Meer over het opbouwen van een flexibel dataplatform leest u hier.

Maar het opbouwen van een technisch kloppende data-oplossing is nog maar de helft van het werk. Hoe houd je al tijdens het opbouwen en structureren van een dataplatform al rekening met de adoptie ervan?

Informatiebehoefte onderzoeken en definities vastleggen

Hanane en Alvin zijn het er roerend over eens: begin bij de bedoelde gebruiker van de data-oplossing.

Hanane: “Neem allereerst de medewerker mee, en vraag welke informatie zij willen zien.” Alvin vult aan: “Wat je vooral wil, is éérst in kaart brengen wat de informatiebehoefte is. Van daaruit ga je bepalen welke brontabellen we nodig hebben, en de onderste laag van het dataplatform vullen.

Het is hierbij ook heel belangrijk om samen met de stakeholders af te spreken wat de definities moeten zijn die je in je organisatie en in het dataplatform gaat hanteren. Zorg dat je minimaal met één iemand spreekt, die mandaat heeft over de definities behorende bij een afdeling of proces in de organisatie.”

Focus op de gebruiker

Alvin en Hanane geven aan dat het enorm belangrijk is om in de eerste stappen van dit proces goed dóór te vragen: ‘Waarom wil je dat weten? Wat ga je met die informatie doen?’

Hanane: “Dat is ook wat ik zo sterk vind aan de UX-aanpak van onze collega, John Wilson. Wat hij doet is echt meekijken met de gebruiker in hun dagelijkse werk. Wat hebben de mensen nodig? Maar ook: met wat voor typen gebruikers hebben we eigenlijk te maken?” Alvin: “Aanvullend daarop: onze collega Lars heeft een goed artikel geschreven over de vijf verschillende typen of niveaus van gebruikers die we zien als het gaat om data-gedreven werken en denken.”

Door gebruikers vanaf het eerste moment mee te nemen en rekening te houden met verschillende wensen, informatiebehoeftes en verschillende niveaus van ‘digitale geletterdheid’, creëert u de basis voor uw adoptie-aanpak die zo belangrijk is voor de adoptie van uw data-oplossing.

Voorkom weerstand met aandacht voor de verandering

Trajecten rondom digitale innovatie lopen vaak vast op adoptie; de omarming van nieuwe tools door de organisatie. Dat betekent dat investeringen niet ten volste benut worden, of zelfs grotendeels onbenut blijven. Hoe zorgt u ervoor dat uw dataplatform breed omarmd wordt door de mensen in uw organisatie?

De Cirkel van Adoptie is Motion10’s end-to-end methodiek om tot succesvolle implementatie en gebruik van een systeem te komen. Door de gewenste verandering vanuit het waarom te benaderen en tot een continu proces te maken. Zowel in werkwijze als cultuur.

In die methodiek is een belangrijke rol weggelegd voor het management.

Hanane: “Creëer ownership op de juiste plaats. Leidinggevenden, managers – zij moeten zich verantwoordelijk voelen voor de mate waarin de nieuwe tools worden opgepakt en gebruikt in hun team. Bij hen moet je dus de input vandaan halen over de informatie die er nodig is, maar ook over de manier om het team te stimuleren tot goed gebruik.”

Maar wat te doen als u na het volgen van de geëigende stappen van verandermanagement toch nog weerstand tegen het data-gedreven werken tegenkomt in uw organisatie?

In het kort

“Het belangrijkste is om de medewerker centraal te zetten.”

Omgaan met weerstand

Hanane: “Als je toch weerstand tegenkomt, is het heel belangrijk om goed te luisteren. Het is heel belangrijk om de mening van de ander gehoord te hebben; dat helpt vaak al heel veel.

Als er vervolgens echt legitieme redenen zijn om niet mee te willen in een verandering, zoals dingen die structureel fout gaan met de introductie van nieuwe tools in een organisatie, dan is het wel belangrijk dat je daarmee terug gaat naar de projectgroep. Daar moet dan echt iets mee gebeuren.”

Politiek

In sommige gevallen kan er weerstand zijn tegen de nieuwe, data-gedreven manier van werken en denken omdat zaken simpelweg pijnlijk duidelijk worden. Dit bedoelen we met de zogenaamde ‘heilige huisjes’; doordat iemand die ergens persoonlijk verantwoordelijk is, met de ‘nieuwe’ manier van kijken naar data die geïntroduceerd wordt, in een kwaad of minder goed daglicht komt te staan.

Hoe ga je om met mensen die de nieuwe, “enige versie van de waarheid” niet kunnen of willen accepteren?

Hanane: “Als ik heel eerlijk ben, zijn er soms inderdaad wel politieke redenen waarom iemand niet mee kan in de verandering. Soms heeft dat te maken met de resultaten van de eigen afdeling; soms ook met solidariteit met iemand anders – ‘Ik ben het er eigenlijk wel mee eens, maar omdat Pietje het er niet mee eens is kan ik het er ook niet mee eens zijn.’

Het is bij deze vormen van weerstand ook weer heel belangrijk dat je met de mensen in gesprek gaat. En laat hen daarbij voelen dat zij bepalen welke kant je opgaat.”

Eén versie van de waarheid

Alvin: “Inderdaad. Geef ze het gevoel dat zij het voor het zeggen hebben. Het is ten slotte ook een oplossing die voor hen moet gaan werken.

Daarnaast, wat ik altijd probeer te doen als ik in een gesprek niet verder kom: vergelijk hun versie van ‘de waarheid’ met de ‘enige waarheid’; die vanuit het dataplatform. Zet de mensen die verschillende definities hanteren bij elkaar, om ervoor te zorgen dat daar één lijn uitkomt.

Meestal is het goed en belangrijk dat iemand gehoord wordt. Maar als het goed is heb je in het begin ook al afgestemd wie er eigenaar is van een definitie is, en wat die definitie dan precies inhoudt. Dat is heel belangrijk grondwerk voor deze fase van omgaan met weerstand.

Als je dat goed gedaan hebt, kan het ook in deze fase bijna niet anders dan dat het probleem opgelost wordt. Uiteindelijk voegt de ene partij zich naar de definitie van de ander.”

Meer over adoptie van een dataplatform?

Wilt u meer weten over het structureren van een dataplatform of over de manier om een data-gedreven werk- en denkwijze te laten landen in uw organisatie? Onze experts vertellen u er graag meer over.