7 december 2021
Nathalie Boerefijn en Lars Bouwens
Strategisch Consultants Data & Analytics
Eén van de sterke punten van Power BI is dat het snel in gebruik wordt genomen door organisaties. Power BI is onderdeel van Office365 en met het pay-per-use is er zo gestart. Met Power BI Desktop stellen gebruikers in enkele uren een dataset en rapportage samen. Het delen met collega’s is een kwestie van een aantal klikken in de Power BI-omgeving. Al snel zijn er honderden rapportages en tientallen werkruimten waarin collega’s met elkaar inzichten uitwisselen. Hoewel dit een kansrijke ontwikkeling is die perfect past in het huidige tijdperk waarin gebruikers snel inzichten nodig hebben, brengt het een grote uitdaging met zich mee: hoe blijf ik in controle over mijn Power BI-omgeving? In het eerste deel van deze blogreeks toonden we jou de eerste drie stappen om dit te bereiken. In deze blog tonen we jouw drie essentiële vervolgstappen.
Omdat de ingebruikname van Power BI vaak bottom-up tot stand komt is er meestal weinig aandacht voor beheer. Al snel krijgen gebruikers moeite om de juiste rapportages te vinden, is het onzeker welke informatie betrouwbaar is en ontstaat er twijfel over wie precies toegang tot de data behoort te hebben. De hoge snelheid van adoptie blijkt zowel een sterkte als een zwakte. Voor organisaties die de stap zetten richting Power BI Premium neemt de druk op beheer verder toe. De Premium-capaciteit biedt weliswaar meer mogelijkheden en betere prestaties, maar verkeerd gebruik zorgt voor lange laadtijden, hoge kosten en gefrustreerde gebruikers. Door na het zetten van de eerste drie stappen uit de vorige blog uit deze reeks ook de volgende drie essentiële vervolgstappen te zetten, blijft jij in controle over jouw Power BI-omgeving:
Verschillende activiteiten vereisen bijpassende rollen, met elk een unieke skillset. Het is een moeilijke opgave om een Power BI-expert te vinden die uitblinkt in het uitvoeren van administratieve taken, het trainen van gebruikers, het bieden van ondersteuning en het signaleren van innovatiekansen. Hoewel de rollen in het Competence Center, afhankelijk van de grootte van het team, kunnen worden gecombineerd, ziet een goede rolverdeling er als volgt uit:
De Lead is de verbinder tussen het Competence Center en de rest van de organisatie. Deze persoon is in staat de businesswaarde van Power BI te analyseren en verkopen en stemt de activiteiten van de beheerders, experts, Analytical Champions en gebruikers op elkaar af.
De Power BI Beheerder is verantwoordelijk voor het behouden van een gezond en beheersbaar Power BI-platform. Denk aan activiteiten zoals licentiebeheer, gebruikersbeheer, toegangsbeheer en monitoring. Deze persoon coördineert periodieke assessments en is het eerste aanspreekpunt voor gebruikers in geval van verzoeken of incidenten.
De Power BI Expert kent de technische en functionele mogelijkheden en beperkingen van Power BI. Daarnaast heeft hij ervaring met het bouwen van datamodellen, het schrijven van complexe calculated columns en measures en begrijpt hij de concepten van performance tuning. Deze persoon verzorgt geavanceerde Power BI-trainingen en ondersteunt gevorderde gebruikers met complexe problemen. Ook volgt hij nieuwe releases en updates op de voet en probeert hij nieuwe preview-functies uit.
De Analytical Champion maakt zowel deel uit van het Competence Center als een business team. Vaak zijn Analytical Champions gebruikers met een functie als Analist of Controller, zoals Marketing Analist, Business Analist of Finance Controller. Deze Power BI-enthousiastelingen kunnen als Key Users een belangrijke rol spelen in het meenemen van uw andere gebruikers in het succesvol werken met Power BI.
Stap 5: Maak onderscheid tussen Managed en Self-Service BI content
Business Intelligence is traditioneel het domein van management-rapportages, ofwel ‘Managed BI’. Deze rapportages worden veelal gecreëerd door een centraal team en beschikbaar gesteld aan de gebruikers. Organisaties die Power BI gebruiken hebben vaak nog steeds behoefte aan gecontroleerde, gevalideerde en centraal onderhouden management-rapportages. De ruimte die Power BI biedt voor Self-Service BI bezorgt gebruikers echter uitgebreide mogelijkheden om zelfstandig inzichten en stuurinformatie te genereren.
Hierbij moet het voor elke gebruiker wel duidelijk zijn van welk soort content er sprake is: Managed BI content of Self-Service BI content. Het certificeren en promoten van de Managed BI content is een goede start. Daarnaast kunt u gebruikmaken van een huisstijl of een badge om rapportages en dashboards eenvoudig te classificeren als ‘Managed BI content’.
Tot slot is het aan te raden om een naamgevingsconventie te gebruiken voor de Managed BI- werkruimten. Dit kan eenvoudig door deze werkruimten bijvoorbeeld te voorzien van een prefix zoals ‘BICC_’ of ‘ACE_’.
Lees hier meer over gebruikmaken van een huisstijl of een badge om rapportages en dashboards eenvoudig te classificeren als ‘Managed BI’ content.
De standaardinstelling van Power BI zorgt ervoor dat iedereen met een Power BI Pro-licentie werkruimten kan maken. Tel daarbij alle werkruimten op die (als u deze instelling hebt ingeschakeld) worden gemaakt voor elke nieuwe Office 365-groep. Het is niet onwaarschijnlijk dat uw bedrijf honderden of duizenden werkruimten host. Het zal u niet verrassen dat deze situatie op een gegeven moment onwerkbaar wordt. Wie heeft welke werkruimte aangemaakt? Welke data wordt gedeeld? Wie heeft er toegang? Stuk voor stuk vragen waarop de antwoorden cruciaal zijn bij het houden van controle.
Er is echter een dilemma. Het idee achter een werkruimte is dat een groep Creators kan samenwerken. Co-creactie op datasetniveau, hergebruiken van dashboards in nieuwe rapportages of dashboards bouwen bovenop andere rapportages. Dit kan u voorkomen u door alleen een centrale beheerder de mogelijkheid te geven om werkruimten te creëren. Het nadeel hiervan is dat dit leidt tot bureaucratisering van het proces en het uw gebruikers kan frustreren. Daarnaast is het bepaald geen katalysator voor de gebruikersadoptie van Power BI.
Het alternatief (het beste van beide werelden) is om het creëren van werkruimten alleen voor een specifieke groep gebruikers mogelijk te maken. Deze groep kan bestaan uit een combinatie van uw gecentraliseerde ACE/BICC-team en uw Analytical Champions. Met deze aanpak hebben uw gebruikers de vrijheid om werkruimten te creëren en hierin samen te werken, maar onder enige vorm van controle en regulering. Samen met uw Analytical Champions kunt u beslissen over een proces voor het maken van werkruimten en optioneel een naamgevingsconventie voor werkruimten.
Door het zetten van deze essentiële drie vervolgstappen blijft u in controle over uw Power BI-omgeving.
Wilt u alles weten over succesvol gebruik van Power BI en de kracht van Power BI ontdekken? Bezoek ons kennisplatform Power BI Nederland of neem contact op met Nathalie Boerefijn of Lars Bouwens (Strategisch Consultants Data & Analytics).
Ontdek de kracht van Power BI