Zo stelt Microsoft Viva de medewerker centraal

Meer dan losse applicaties: een Employee Experience Platform

Door Marnix Oudeboon en Vincent van Steenderen (Consultants, Modern Work & Security)

Sinds de Covid-19 pandemie zijn veel mensen thuis gaan werken. Nog steeds zien we een hybride-werken beleid, waarbij medewerkers meerdere dagen in de week vanuit huis werken. Om dit goed te faciliteren is Microsoft Teams een belangrijke tool, waarmee communicatie met collega’s en externen plaats kan vinden. Toch is deze manier van digitaal verbonden zijn anders dan fysiek op kantoor samenwerken. Thuiswerken kán zorgen voor een ‘disconnect’ met collega’s of de organisatie. Dit heeft Microsoft ook ervaren en daarom heeft men nagedacht over hoe technologie ondersteuning kan bieden voor de verbondenheid van medewerkers met hun organisatie. Onder de naam ‘Viva’ heeft Microsoft diverse tools gelanceerd die onderdeel zijn van het Employee Experience Platform (EXP). In deze blog gaan wij in op het belang van Microsoft Viva voor medewerkers en organisaties.

Microsoft Viva, de som van haar applicaties?
Overal waar je online ‘Microsoft’ opzoekt, of waar je gebruik maakt van Microsoftproducten, kom je tegenwoordig ook ‘Microsoft Viva’ tegen. Binnen Outlook krijgen medewerkers bijvoorbeeld al langere tijd e-mails van Viva, ’s ochtends om de werkdag door te nemen of een samenvatting te geven van de afgelopen werkweek. Handig? Of gooit men deze standaard in de prullenbak?

Maar Viva heeft meer! Heb je bijvoorbeeld in Teams de Viva apps al ontdekt? Om er een beeld bij te geven, dit is een overzicht:

Prachtige applicaties die gratis (Connections, Insights personal, Learning, Engage) of tegen betaling (Topics, Insights +, Learning +, Goals) te gebruiken zijn binnen een bestaande Microsoft 365 licentie. Daarbij zijn Viva Amplify en Pulse nog volop in ontwikkeling, waarvoor ten tijde van deze publicatie nog niet bekend is of er een prijskaartje aan hangt.

Alle Viva applicaties afzonderlijk behandelen zou enkel een herhaling zijn van wat menig Microsoft-kenner al heeft verteld. Bij Motion10 zijn wij van mening dat het voor organisaties van belang is om in de breedte en voor de lange termijn te kijken naar dit soort oplossingen.
Microsoft Viva is niet enkel de som van haar applicaties, maar is eigenlijk een platform, namelijk het Employee Experience Platform (EXP).

Microsoft EXP-platform
Geen paniek. Het feit dat dit een platform is betekent niet een ander systeem of separate inrichting binnen Microsoft 365. Alle Viva apps maken gebruik van de bestaande systemen en zijn enkel als uitbreiding ontwikkeld, met een innovatief en intuïtief uiterlijk. Om dit voor elkaar te krijgen wordt sterk geleund op de AI (Artificial Intelligence) mogelijkheden en potentie van Microsoft 365 en Azure.

Nu terug naar de uitleg van het EXP-platform.
Microsoft omschrijft dit als “een platform dat personen en teams helpt hun potentieel te bereiken door middel van verbinding, inzicht, doelgerichtheid en groei”.
Hier lezen we dan ook de kern van de toepassing van dit platform, namelijk focus op de medewerker en de daadwerkelijke gebruiker. Niet alleen de techniek die de medewerker in staat stelt zijn of haar werk uit te voeren met zo min mogelijk moeite en meer productiviteit, maar ook focus op het welzijn van de mens. Het platform vraagt letterlijk hoe de persoon zich voelt of adviseert bij tijdig om pauzes te nemen. Binnen Microsoft Teams kun je instellen dat je op een gewenst moment van de dag een melding krijgt om door middel van een smiley aan te geven hoe je je voelt. Of neem aan het einde van de dag via Teams de afspraken van morgen door, zodat je niks vergeet. Net als met alle andere Viva apps, is dit gericht op het vergroten, versterken en behouden van betrokkenheid, identiteit en kennis.

Dit EXP-platform geeft ook handvaten en genereert data voor de organisatie, die aangeven hoe het gaat met de medewerkers. Met deze kennis kan de organisatie doelgericht verder onderzoeken en verbeteringen aanbrengen. Daar waar positieve feedback uitkomt kan de organisatie de beleving en werkwijze juist borgen. Het platform met haar Viva apps werkt dus twee kanten op. Alle data wordt overigens geanonimiseerd verzameld.
Het feit dat je al kunt beschikken over dit platform binnen je Microsoft 365 licentie – of bij uitbreiding daarvan – betekent niet dat organisaties simpelweg een knop kunnen omhalen en het systeem de rest laten doen. De plantjes kun je planten, maar je moet ze wel water blijven geven, anders… precies!

Viva is al beschikbaar, maar waar start je nu mee?
Los van de toepasbaarheid van de individuele Viva apps binnen jouw organisatie, over een technologie beschikken betekent niet dat het ook (op de juiste manier) gebruikt wordt. De organisatie moet ervoor zorgen dat de investering voor het gebruik van Viva apps niet onder druk komt te staan omdat medewerkers door de bomen het bos niet meer zien,  óf dat zij de functionaliteiten helemaal links laten liggen.
Microsoft Viva, als onderdeel van het EXP-platform, legt de focus op de mens en dat moeten alle organisaties doen. Elke technologische verandering is per slot van rekening mensenwerk, want de mens (medewerker) moet het gaan gebruiken.

Het is belangrijk dat men helder heeft wat het EXP-platform voor meerwaarde biedt en dat de gekozen Viva apps het werkproces van medewerkers ondersteunt en aanvult. Zorg er parallel voor dat de communicatieafdeling betrokken is vanaf het begin. Zo kan er op tijd en op de juiste manier gecommuniceerd worden binnen de organisatie over deze nieuwe manier van werken en wat het de medewerkers zal opleveren. Betrek ambassadeurs en early adopters en ga het gesprek intern aan!
Verandermanagement is een cruciaal onderdeel van het proces. Onderschat nooit de impact van nieuwe technologieën en applicaties op de individuele medewerker. Leer in dit geval van de primaire gedachte van Microsoft’s EXP-platform ‘stel de medewerker centraal’.

Wanneer de uitdaging bij adoptie van Viva apps juist op het vlak van verandermanagement ligt, zoek dan vooral de benodige expertise in dat gebied.