Meer efficiency en werkplezier bij Rutgers

Met plezier en trots presenteren wij het MotionTogether-project van 2022: de capaciteitsplanning- en rapportagetool voor Rutgers. Een bevlogen Motion10-team werkte het afgelopen half jaar kosteloos aan dit uitdagende MVO-project. Het resultaat volgens Marc Faber, manager bedrijfsvoering bij Rutgers: “Meer efficiëntie en werkplezier, minder frustratie en werkdruk. Wat een fantastisch cadeau!”

Rutgers zet zich in voor seksuele gezondheid en rechten voor iedereen, wereldwijd. De organisatie doet (inter-)nationaal onderzoek, deelt kennis en voert campagnes, vanuit de overtuiging dat we allemaal de baas zijn over onze eigen seksualiteit. Geen al te ingewikkelde bedrijfsvoering zou je misschien denken: er komt geld binnen van donoren en dat gebruik je om projecten te draaien. Toch is het in de praktijk net even anders. Donoren stellen zeer strenge eisen aan de besteding en verantwoording van de gelden. Zij geven restricties aan uurtarieven, stellen grenzen aan overnachtingskosten, bepalen welk percentage ziekteverzuim verrekend mag worden. Marc Faber: “Tot het laatste cijfer achter de komma moeten we alles wat we uitgeven verantwoorden. Elke donor heeft daar z’n eigen eisen voor. Als je dan bedenkt dat we jaarlijks 50 tot 60 projecten hebben, waarop we ongeveer 135 mensen moeten indelen op een veelheid aan functies, begrijp je dat wij snakten naar een geautomatiseerd systeem.”

Meer in control komen
Om binnen de totale begroting de capaciteitsplanning op orde te krijgen, gingen er voorheen ieder jaar duizenden mails heen en weer tussen de programmamanagers, lijnmanagers en financial controllers, om uiteindelijk te komen tot één master-Excelbestand met de jaarplanning. Dan begon de gigantische puzzel om alle projecten te voorzien van de juiste (hoeveelheid) medewerkers en te zorgen dat elke medewerker aan z’n declarabele uren komt. Elke mutatie werd handmatig ingevoerd en de consequenties van wijzigingen werden via mail teruggekoppeld aan de programmamanagers. “De werkdruk bij Finance was heel groot en er waren binnen Rutgers maar twee mensen die de capaciteits-Excel beheren”, vertelt Marc. “Dat was te kwetsbaar. We wilden heel graag meer in control komen bij dit belangrijke proces en minder tijd kwijt zijn aan administratieve rompslomp.”

“We wilden heel graag meer in control komen bij dit belangrijke proces”

Power App en Power BI
Uitgangspunt voor het team van MotionTogether was de grote diversiteit aan data. Marc: “Alle informatie rond medewerkers van Rutgers stond in People Inc.: functies, declaratiepercentages, taken, rollen, enzovoort. In Exact waren alle gegevens rond programma’s en projecten verzameld, zoals de diverse donoren, hun schenkingen en de daarbij gestelde eisen, programma’s, projecten en daaraan gekoppelde budgetten. Al die input hebben we ingelezen in een Dataverse-omgeving en gestructureerd in Power Platform. Het resultaat is een Power App voor de capaciteitsplanning en een Power BI voor rapportages.”

Professionalisering finance omgeving
De geautomatiseerde capaciteitsplanning maakt de weg vrij naar verbetering van rapportage en forecasting. Met Power BI is het mogelijk op elk moment rapportages uit te draaien en data helder te visualiseren. Het totaaloverzicht is beschikbaar, maar er kan ook gerapporteerd worden op het niveau van programma’s, budgetten of medewerkers. Meer inzicht met minder moeite dus, voor alle stakeholders: programmamanagers, lijnmanagers én de mensen van finance & control. “Voor de afdeling finance gaat deze digitaliseringsslag ongetwijfeld verlichting geven”, stelt Marc. “De werkdruk op die afdeling is enorm, met name omdat de capaciteitsplanning grotendeels handmatig verliep, en controle dus een monnikenwerk was, met risico op fouten. Dankzij Motion10 hebben we onze finance-omgeving kunnen professionaliseren. Ik verwacht dat de werkdruk daarmee afneemt, en er ook minder uitval en verloop zal zijn.”

“Iedereen ziet in dat dit veel tijd en werkgeluk gaat opleveren.”

Ervaringen delen met NGO’s
Na de aanvankelijke scepsis bij Rutgers over ‘weer een IT-project’, kunnen de betrokkenen ondertussen niet wachten om volledig met het nieuwe platform te gaan werken. “Iedereen ziet in dat dit veel tijd en werkgeluk gaat opleveren.” Volgens Marc kampen veel goededoelenorganisaties met dezelfde complexe situatie rond donoren en capaciteitsplanning. “Als dit systeem eenmaal goed draait bij Rutgers, zullen wij onze ervaringen zeker delen in onze contacten met andere NGO’s. Ik denk dat dit MotionTogether-project een veel bredere impact kan hebben dan we vorig jaar bij onze aanmelding dachten!”