Gebruik Teams als uw digitale werkplek

Het gebruik van Microsoft Teams is de afgelopen maanden explosief gestegen. Het is de ideale applicatie om in een tijd waarin veel mensen thuis werken – en dat ook in de toekomst gedeeltelijk zullen blijven doen – te kunnen blijven communiceren met collega’s. Maar Microsoft Teams is veel meer dan alleen maar een vergadertool. Het is namelijk ook hét platform waarbinnen iedereen zijn dagelijkse werkzaamheden kan uitvoeren: Microsoft Teams als digitale werkplek!

Voor heel veel organisaties betekende de uitbraak van COVID-19 dat medewerkers niet langer meer op kantoor konden werken. Het moeten thuiswerken maakte het noodzakelijk om medewerkers te ondersteunen met tools om hun dagelijks werk op een goede manier te blijven uitvoeren. Microsoft Teams is daarbij de applicatie die het vaakst wordt ingezet. Veel bedrijven beschikken al over de benodigde licenties omdat Microsoft Teams onderdeel is van het veelgebruikte Microsoft 365 platform. Door het gebruik van Microsoft Teams kunnen medewerkers digitaal vergaderen, met elkaar in contact blijven via chat of beeldbellen en bestanden met elkaar delen. Maar er is meer!

Thuiswerken is meer dan communiceren alleen 

Het is fijn dat thuiswerkers via Microsoft Teams in contact kunnen blijven met hun collega’s. Maar het dagelijks werk bestaat natuurlijk niet alleen uit vergaderen en beeldbellen. Er zijn vaak verschillende applicaties waarbinnen gewerkt wordt, en steeds vaker zijn die applicaties web-gebaseerd. Dankzij Microsoft Teams is het mogelijk om al die applicaties te integreren en beschikbaar te maken in één omgeving. Teams fungeert hier als centrale hub voor alle werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden. Want behalve voor het ontsluiten van bestaande kernapplicaties is Teams óók de plek waar door het aanbieden van specifieke apps en workflows routinematig werk uit handen genomen kan worden. Er zijn meer dan 600 apps beschikbaar in de Teams-store voor diensten zoals Jira, SalesForce of Adobe Creative Cloud. Daarnaast is het ook mogelijk om zelf apps aan Teams toe te voegen. Een eenvoudig voorbeeld is het weergeven van een intranet op basis van bijvoorbeeld SharePoint. Er kunnen ook apps gerealiseerd worden op basis van low code met de inzet van apps, workflows, dashboards en chatbots binnen het Power Platform. Maar ook volledige maatwerkapplicaties die bestaande line-of-business applicaties ontsluiten kunnen binnen Microsoft Teams worden gebruikt.

“Gezamenlijk vormden we één projectgroep, waardoor de mensen van Motion10 al snel voelden als ‘collega’s’. Door deze vertrouwensband waren zij daadwerkelijk de trusted advisor die we zochten.”

Microsoft Teams als digitale werkplek

Het samenwerken binnen afdelingen, teams en projecten wordt binnen Microsoft Teams ook een stuk gemakkelijker. Binnen Teams kan elke groep zijn eigen plek krijgen waar niet alleen gecommuniceerd kan worden maar waar ook de bestanden kunnen worden opgeslagen. Aangevuld met apps voor taakmanagement, vergaderen en het vastleggen van kennis biedt het een volledige omgeving voor samenwerking binnen een team, afdeling of project.

Het positioneren van Microsoft Teams als centrale applicatie voor medewerkers biedt ontelbare mogelijkheden om het werk efficiënter maar vooral ook leuker te maken. Door routinematige processen te automatiseren kunnen medewerkers zich toeleggen op zaken die meer aandacht en kennis vragen en door apps te laten interacteren met de berichten-feed in Microsoft Teams kan de hoeveelheid e-mails drastisch teruggebracht worden. Via interactieve kaarten kan er input gevraagd of gegeven worden die daarna automatisch verwerkt wordt. Maar denk ook aan het inzetten van een chatbot om een verlofaanvragen af te handelen.

Daarnaast is het ook mogelijk om veel voorkomende taken binnen een Team of project, die normaal gesproken in back-end systemen zouden worden afgehandeld, in een app in Teams mogelijk te maken. Een teamlid ziekmelden doe je via een app die dit registreert in HR Today. Historie rond klantinteractie tonen gaat middels een app die de informatie uit CRM laat zien en een projectplanning inzien gaat via de Project-app. Veel van deze apps worden ontsloten via de Microsoft Marketplace, maar je kan ook je eigen maatwerk apps realiseren. Deze kunnen volledig geïntegreerd zijn met back-end systemen waarbij data uit verschillende systemen kan worden samengesteld en worden ontsloten. Het is zelfs mogelijk inzichten te creëren op teamniveau met bijvoorbeeld Power BI Embedded. Teams wordt op die manier echt je centrale werkplek.

 

 

Microsoft Teams 1

Aan de slag

Microsoft Teams biedt veel meer mogelijkheden dan veel organisaties tot nu toe gebruiken. De kans dat we voortaan meer vanuit huis blijven werken is groot en dat maakt de vraag voor een intelligente digitale werkplek zeer actueel. De stap om te beginnen is ook laagdrempelig, de licenties zijn (vaak) al in bezit en de medewerkers kennen de tool.

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van het Microsoft Teams platform? Wij bieden in samenwerking met Microsoft een Discover Workshop aan: een interactieve sessie waarin u samen met uw collega’s de mogelijkheden van Teams als platform ervaart.

Wilt u direct aan de slag of heeft u vragen over de beste manier om de implementatie aan te pakken? Neem contact op met Peter de Vries, Solution Lead Modern Work & Security.