13 maart 2020
Peter de Vries
Managing Consultant Business Productivity
Iedere organisatie in Nederland neemt op dit moment in meer of mindere mate maatregelen om de verspreiding van het COVID-19 virus tegen te gaan. Zoveel mogelijk thuiswerken is een voor de hand liggende oplossing. Maar hoe doe je dat? Maak slim gebruik van de beschikbare mogelijkheden met Microsoft Teams.
Iedere organisatie in Nederland neemt op dit moment maatregelen om verdere verspreiding van het COVID-19 virus tegen te gaan. Na de oproep van de regering om zoveel mogelijk thuis te werken is natuurlijk de vraag in hoeverre de dagelijkse werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd zonder op kantoor aanwezig te zijn. Door Microsoft Teams in te zetten kunnen medewerkers gemakkelijk vanaf thuis aan de slag.
Microsoft Teams is het samenwerkplatform van Microsoft. Het wordt beschikbaar gesteld in de vorm van een app die beschikbaar is voor Windows, Android en iOS. Daarnaast kan Microsoft Teams ook via elke browser worden benaderd. Allerlei browser-gebaseerde applicaties kunnen in de app ontsloten worden zodat Microsoft Teams echt als virtuele werkplek fungeert.
Binnen Microsoft Teams kunnen medewerkers documenten opslaan, delen en tegelijkertijd in die documenten samenwerken. Daarnaast ondersteunt Microsoft Teams allerlei vormen van communicatie zoals chatten, bellen, beeldbellen en digitaal vergaderen. Op afstand vergaderen wordt zo heel gemakkelijk.
Deze manier van samenwerken en op afstand overleggen is niet alleen beschikbaar voor de eigen medewerkers. Ook contactpersonen buiten de organisatie (ketenpartners, klanten, patiënten) kunnen in Teams worden uitgenodigd, zonder daar zelf een licentie voor nodig te hebben.
Heel veel organisaties die gebruik maken van software van Microsoft zoals Outlook, Office of Azure Active Directory hebben al een licentie voor Microsoft Teams in huis. Zonde om daar geen gebruik van te maken, vooral als u op dit moment op zoek bent naar een goede oplossing voor thuiswerken. Voor organisaties die deze licenties niet hebben stelt Microsoft nu Teams een half jaar kosteloos ter beschikking.
Via Teams samenwerken heeft een vrij hoog plug-and-play gehalte. Vanaf het moment dat de licentie voor Microsoft Teams is toegewezen kunnen de medewerkers de Teams-app installeren op de benodigde apparaten (Laptop, Smartphone, Tablet) en eigenlijk meteen aan de slag.
Toch is het belangrijk om voor de uitrol goed na te denken over een aantal inrichtingskeuzen en security-instellingen om zeker te weten dat het gebruik van Microsoft Teams op een veilige en verantwoorde manier gebeurt. Met name ook als u wilt dat deze digitale werkomgeving en de bijbehorende manier van werken op de lange termijn de maximale waarde toevoegen voor uw organisatie.
Microsoft Teams biedt een uitgelezen mogelijkheid om medewerkers snel in staat te stellen een belangrijk deel van hun werk vanaf thuis te kunnen doen. Via de website van Microsoft kan iedere organisatie dit nu in enkele klikken aanzetten.
Heeft u alsnog vragen over de implementatie of de beste manier om dit aan te pakken? Voor meer informatie kunt u altijd contact opnemen met Peter de Vries, Managing Consultant Business Productivity bij Motion10.