Adoptie en omgaan met weerstand
Het projectteam gebruikt een Scrum-aanpak, waarbij Jos de rol van Product owner op zich neemt, en Esmeralda die van Scrummaster. Ze beschrijven hoe de verdeling tussen hen werkt; Jos benadert het adoptieproces vanuit de IT; Esmeralda vanuit een meer business-georiënteerde, mensgerichte manier.
Jos: “Ik kan mijn managementrol goed gebruiken om mijn collega-managers mee te nemen. En de Scrummaster is altijd iemand die de business goed begrijpt.
Als IT’er word je minder serieus genomen als je vragen stelt over ‘waar wil je op sturen’ dan als je dat laat vragen door iemand die de organisatie goed kent. Esmeralda kijkt als Scrummaster niet alleen naar het Serviceplein, maar gemeente-breed. We proberen echt te voorkomen dat het een IT-feestje wordt. Het werkt wel goed dat Esmeralda het op de mensgerichte manier benadert, heel laagdrempelig.”
Concrete veranderingen voor medewerkers
Een belangrijke succesfactor voor adoptie in IT-projecten, is dat medewerkers zelf tastbare en zichtbare baten van het project kunnen ervaren. Dit is ook een belangrijk voordeel van een Agile/Scrum-aanpak. Wat heeft het dataplatform tot nu toe concreet opgeleverd voor de medewerkers van de gemeente?
Esmeralda: “In het algemeen: inzicht in het werk dat jij doet. Als jij bijvoorbeeld werkt op de afdeling die paspoorten aflevert, dan zie je daarin bepaalde piekmomenten. Als je daar inzicht in hebt, kun je heel simpel je capaciteit daarop afstemmen.”
Jos: “Je ziet pieken qua drukte in de dagen, maar óók in de tijden op die dagen. Heel praktisch. Dat is dus ook een efficiencyslag.
Dus: kwantitatief inzicht, maar ook kwalitatief. Met deze inzichten kunnen we ons beleid beter vormgeven en het echt op feiten baseren.”
Het verschil voor de inwoner
Het uiteindelijke verschil moet natuurlijk gevoeld worden in de dienstverlening die een gemeentelijke organisatie kan leveren voor de inwoner. Wat kunnen inwoners nu al merken van de invoering van een gemeente-breed dataplatform?
Jos: “Doordat de interne processen beter gestuurd kunnen worden, worden doorlooptijden ook veel korter. Meldingen Openbare Ruimte; daarvan krijgen we er zo’n 20.000 per jaar. Eén van onze key performance indicators is inwonertevredenheid. Daarin is ‘hoe snel los je dat op?’ een belangrijke bijdrager. We gebruiken onze data volop om dat soort processen efficiënter en ook korter te maken.”
Esmeralda: “Dit stimuleert ons als gemeente met de digitale tijd mee te gaan en bijvoorbeeld Apps te ontwikkelen of e-diensten aan te bieden. We willen de dienstverlening naar de inwoners zo laagdrempelig mogelijk houden, ook voor de inwoners die minder makkelijk meekomen in het digitale tijdperk.”