Menu

Een nieuw digitaal onderwijsportaal

Een nieuw digitaal portaal moest het Koning Willem I College helpen een stap te zetten in de reis naar een digitaal werkend ‘community college’ en het faciliteren van zelfsturend leren; het onderwijs van de toekomst. Hoe verliep de voorbereiding en livegang van het nieuwe portaal voor 1.500 medewerkers en de vernieuwing van de gekoppelde app voor de 13.000 studenten?

  • Het portaal is inmiddels zelfstandig door het Koning Willem I College live gebracht.
  • Het nieuwe portaal wordt al snel enthousiast gebruikt.
  • Activiteiten ten bate van adoptie zijn nog in volle gang.

We hadden een interview met Gonda Fransen, communicatieadviseur, Kees van Uden, directeur Informatisering en Desiree Vonk, hoofd Studentencommunicatie bij KW1C.

Koning Willem I College

Koning Willem I College is een school voor Middelbaar Beroeps Onderwijs  met BOL- en BBL-opleidingen in de domeinen Zorg, Welzijn & Sport, Economie, Techniek, Creatief, Horeca & Toerisme, Orde & Veiligheid, Educatie en VaVo. De missie van het  Koning Willem I College (KW1C) luidt: “Het succes van de student is de reden van ons bestaan.”

Community college

De stip aan de horizon is voor KW1C dat we een community college worden, ook online.

Online community portal

Met het project rondom “Het Portaal” was de bedoeling om een online community portal te creëren waar studenten en medewerkers elkaar kunnen vinden en samenwerken. Maar waar in de toekomst ook ouders en externen zoals stagebedrijven de verbinding met KW1C kunnen vinden. De oplossing omvat onder andere een sociaal intranet en een Document Management Systeem.

Community college

Gonda: “De stip aan de horizon is voor KW1C dat we een community college worden, ook online. ‘Community college’ betekent voor ons dat we midden in de maatschappij staan, dat we heel goed weten wat er om ons heen speelt.”

Desiree vult aan: “Als school sta je in verbinding met een gemeenschap. Het is heel belangrijk om de omgeving mee te nemen in de ontwikkelingen. Je wilt ook als organisatie transparant zijn en aan buurtbewoners laten zien wat je doet, of de binding in de gemeenschap sterk houden door bijvoorbeeld vrijwilligersactiviteiten te organiseren in de buurt.”

Het uiteindelijke doel van dit project was dus om dat proces digitaal te ondersteunen en stakeholders makkelijker in verbinding te brengen met het KW1C, maar ook intern de verbinding sterker te maken.

Office 365 met een vertrouwde partner

De keuze voor Office 365 was snel gemaakt, mede dankzij het Microsoft-tenzij beleid van KW1C. Motion10 werd aangehaakt voor het Portaal doordat wij KW1C al eerder hielpen met implementatie van integratie-oplossingen met behulp van BizTalk 2016 en API Management, en met de implementatie van Project Online.

Trage start

Het project had voor communicatieadviseur Gonda en hoofd Studentencommunicatie Desiree een langzame start. Er was veel discussie over technische keuzes; moest de totale oplossing bijvoorbeeld hybride of niet, en hoe moest men omgaan met (privacy)wetgeving?

Om goed van start te kunnen gaan met de gekozen Scrum-methodiek, moesten ten slotte ook eerst de Scrumboards worden gevuld met de verzamelde User Stories. Gonda: “Voor mijn gevoel waren we met van alles bezig behalve met het bouwen van een communicatiemiddel.”

Wennen aan Scrum

Uiteindelijk heeft het projectteam van KW1C heel praktisch gewerkt met Scrum. Dit was wel even wennen voor de organisatie. Gonda: “Wat uiteindelijk heel goed ging was de kennisoverdracht. Dus dat we interne medewerkers zover hebben dat ze volledig on the job zijn opgeleid door Motion10 om het geheel goed live te brengen en in beheer te kunnen nemen.”

Enthousiaste Livegang

Na een relatief lange aanloop kwam het project afgelopen zomer op stoom. Gonda: “Toen hadden we zo’n harde deadline op 4 oktober en hadden we al zoveel voorbereid. We moesten doorgaan, en opeens was iedereen heel enthousiast en toegewijd aan die datum voor de livegang.”

De gecombineerde Scrum en dev-ops aanpak van het project en het enthousiasme bij de organisatie zorgden ervoor dat de beheerorganisatie van KW1C zelf kon ontwikkelen en uitrollen. De livegang werd dan ook zelfstandig door KW1C verzorgd.

Maak de visie vooraf helder

Welke tips zou het projectteam van KW1C meegeven voor het vormgeven van een studenten- en medewerkersportaal?

Visie
Desiree: “Zorg dat je van tevoren duidelijk hebt wat je wilt bereiken met het project. Zorg dat je de visie eerst goed ontwikkeld hebt, want die visie kun je steeds terugpakken. Dat scheelt, denk ik, een hoop discussie. “

Neem de organisatie mee
Gonda: “En neem de organisatie mee. We hebben heel veel presentaties gegeven om ervoor te zorgen dat mensen wisten waar we mee bezig zijn. We moesten wel vaak zeggen – en dat is wel pijnlijk; ‘we weten niet wanneer het komt’. We stelden een paar keer een datum voor livegang vast, waar we dan helaas weer vanaf moesten wijken. Maar mensen waardeerden het denk ik wel dat we ook daarin zo transparant waren.”

Scheid de rollen van Product Owner en Adoptiemanager
Gonda: “Het vullen van de rol van Product Owner én het managen van de communicatie rondom adoptie, dat heb ik wel echt ervaren als teveel voor één persoon. Ik zou zeker aanraden om die twee rollen aan verschillende mensen toe te bedelen. Dan pas kun je het begeleiden van de verandering de aandacht geven die er voor nodig is.”

Flexibiliteit en uniformiteit
Het flexibel op maat maken van de verbinding tussen opleiding en beroepspraktijk is volgens Kees de kracht van het KW1C:

“Het zijn echt 22 afdelingen die vrij en onafhankelijk vorm geven aan hun opleidingen. Om de match tussen wat de student meekrijgt en wat het bedrijfsleven vraagt, zo krachtig mogelijk te maken.

Aan de andere kant wil je over het geheel de zaken goed op orde hebben, qua informatievoorziening, HRM, de juridische kant en communicatie. Je wilt op de couleur locale aansluiten, maar je wilt niet dat iedere afdeling dit soort zaken voor zichzelf apart gaat regelen. Om dat mogelijk te maken moet je wel wat flexibiliteit in de elektronische leeromgeving inbouwen.”

Ontsluiten naar responsieve App

In het kort

“De studenten willen alles vanuit de App. Dus we moesten het portaal zoveel mogelijk ontsluiten naar de App.”

Het Portaal

Het eindresultaat van het project, ‘Het Portaal’ is zowel voor medewerkers als studenten het startpunt voor de school- of werkdag. In het portaal is het nieuws van het college te vinden inclusief een sociaal communicatiekanaal in de vorm van Yammer. Daarnaast is er een rechtstreekse koppeling naar de roosterapplicatie en worden allerlei pagina’s en pleinen gepersonaliseerd beschikbaar gesteld aan de gebruikers.

Omdat KW1C veel waarde hecht aan het uitdragen van de huisstijl is het portaal bovendien responsive gemaakt en gebrand door een UX-designer van Motion10. Hiermee is het portaal voorzien van een uitstraling die klopt bij de huisstijl en identiteit van het college.

Adoptie

Het succes van een IT-oplossing wordt voor het overgrote deel bepaald door het prettige en effectieve gebruik ervan door de mensen voor wie de oplossing bedoeld is. Het kenniscentrum met informatie over het nieuwe portaal en Yammer is in de eerste week meer dan 4.000 keer bezocht; dat is een hoopvol signaal. Hoe ervaren de projectteamleden van KW1C de adoptie door de verschillende doelgroepen?

Alles moet via de App

Desiree: “Om de studenten zo goed mogelijk van dienst te zijn hebben we een nulmeting gedaan, en gevraagd wat er verbeterd moest worden. Zij denken niet vanuit een portaal, maar vanuit een App. De studenten willen alles vanuit de App. Dus we moesten het portaal zoveel mogelijk ontsluiten naar de App.

Ik denk dat zo’n 95% van de studenten nu ook daadwerkelijk gebruikmaakt van de App. Ze bekijken daar hun rooster op, hun afwezigheid en de cijfers. Doordat we het portaal hebben verbeterd heeft de App ook meer een vlucht gekregen.

Studenten gaan heel gemakkelijk mee in de adoptie van iets nieuws. Gonda had eigenlijk veel meer werk dan wij; studenten, dat gaat vanzelf.”

De App die gekoppeld is aan het portaal is te openen met een vingerafdruk, ook een functionaliteit die tijdens het project is ontwikkeld.

Informatie in één oogopslag

Waar voor studenten de nadruk ligt op de App, is voor medewerkers het portaal het belangrijkst.

Gonda: “Ook voor medewerkers hebben we een nulmeting gedaan, in april vorig jaar. Ze wilden vooral een aantal dingen in één oogopslag zien, en dat is gelukt. Het portaal moest daarnaast wat frisser, meer bij de tijd. We werken nu ook met pleinen, dat brengt meer structuur in het portaal.”

Zelfstandige livegang

Het allermooiste is dat we toch uiteindelijk live zijn gegaan, en dat we dat samen hebben gedaan.

Livegang en Nazorg

Gonda: “Het allermooiste is dat we toch uiteindelijk live zijn gegaan, en dat we dat samen hebben gedaan. Iedereen zag: we zijn al zover, we hebben al zoveel gedaan, laten we ervoor gaan. Ik heb van de technische collega’s begrepen dat het een hele soepele lancering was. Dat is mooi.

De nazorg is nu ook belangrijk. Misschien nog wel belangrijker.”

Desiree vult aan: “De sessies van Ron Witjes van Motion10 over het maken van een adoptieplan hebben we als heel nuttig ervaren. Veel van de input uit die workshops hebben we ook meegenomen in ons uiteindelijke adoptieplan. Motion10 collega Rob van Pelt heeft ons daarin heel goed ondersteund; onder andere met het inschatten van collega’s op digitale vaardigheid.”

Een stapje dichterbij het onderwijs van de toekomst

Gonda: “We hebben met het portaal zeker een basis gelegd om verder te kunnen groeien. We moeten overigens nog best een slag maken om collega’s mee te krijgen in de verandering. Een migratie betekent het veranderen van een werkcultuur, en dat vraagt heel veel van medewerkers.

We hebben met dit project een klein stapje gezet richting de community college online.

Vooral ook om collega’s bewuster te maken van de mogelijkheden die je hebt met een tool als Office 365 om intern en met externen samen te werken.

Maar: voor de stip op de horizon – de community college – moet er een plan komen. Al hoef ik dat beleid niet te maken; ik wil wel zorgen dat mensen gaan nadenken over de mogelijkheden die er nu zijn en welke keuzes we daarin gaan maken. Hoe willen we nu samenwerken binnen het KW1C? Die slag hebben we nog niet gemaakt.”

We horen de laatste jaren veel over verschillende veelbelovende vormen van innovatie in het onderwijs. Kees: “Wat op korte termijn het meest speelt is meer zelfsturend leren en het bieden van een veilige digitale omgeving waarin de student alle voor hem of haar relevante informatie in één overzicht heeft.”