Rutgers

Het is weer tijd voor het MVO-project van Motion10! Onder de noemer MotionTogether helpen we ieder jaar een maatschappelijke organisatie bij hun digitale transitie. In 2020 ondersteunden wij het Kleine Helden Huis bij hun IT-vraagstuk, vorig jaar hielpen we KNGF Geleidehonden digitaal te innoveren, en ook dit jaar werken we weer kosteloos voor een organisatie die ons na aan het hart ligt: Rutgers.

Zo efficiënt mogelijk

Rutgers zet zich in voor seksuele gezondheid en rechten voor iedereen, wereldwijd. De organisatie doet (inter-)nationaal onderzoek, deelt kennis en voert campagnes, vanuit de overtuiging dat we allemaal de baas zijn over onze eigen seksualiteit. De helft van de medewerkers werkt voor Rutgers-projecten in het buitenland, die met name worden gefinancierd door het ministerie van Buitenlandse Zaken. Marc Faber, manager bedrijfsvoering bij Rutgers: “Op elk project werken tientallen Rutgers-medewerkers samen met partners ter plekke. De uren die zij maken moeten heel nauwkeurig worden verantwoord naar onze donoren, en we willen zelf natuurlijk ook zo efficiënt mogelijk met de beschikbare mankracht omgaan. De capaciteitsplanning is voor onze organisatie dan ook ieder jaar weer een belangrijke en vooral een enorme klus.”

Gigantische puzzel

Om binnen de begroting de capaciteitsplanning op orde te krijgen, gaan er ieder jaar van eind Q2 tot begin Q4 duizenden mails heen en weer tussen de programmamanagers, lijnmanagers en de financial controllers, om uiteindelijk te komen tot één Excelbestand. Dan volgt de gigantische puzzel om alle projecten te voorzien van de juiste (hoeveelheid) medewerkers en te zorgen dat alle medewerkers op de juiste hoeveelheid uren worden ingepland. Elke mutatie wordt handmatig ingevoerd en de consequenties moeten via mail worden teruggekoppeld aan de programmamanagers. Marc Faber: “De werkdruk bij Finance is heel groot en er zijn binnen Rutgers maar twee mensen die de capaciteits-Excel beheren. Dat is te kwetsbaar. We willen heel graag meer in control komen bij dit belangrijke proces en minder tijd kwijt zijn aan administratieve rompslomp.”

 “De werkdruk bij Finance is heel groot en er zijn binnen Rutgers maar twee mensen die de capaciteits-Excel beheren. Dat is te kwetsbaar. We willen heel graag meer in control komen bij dit belangrijke proces en minder tijd kwijt zijn aan administratieve rompslomp.”

– Marc Faber, manager bedrijfsvoering bij Rutgers

Goede probleemanalyse

“We werken nu in een aantal sprints van drie weken naar oplevering in februari”, aldus Marc Faber. “Voor onze mensen is het prettig werken met Motion10, omdat zij ons meenemen in het hele traject. We worden nauwkeurig uitgevraagd om tot een goede probleemanalyse te komen, en we houden steeds zicht op de praktijk. Er wordt bijvoorbeeld nadrukkelijk gevraagd hoe wij willen dat de schermen er straks uitzien en op basis daarvan geeft Motion10 het proces ‘achter de schermen’ vorm. Techniek, daar hebben we het nauwelijks over, dat komt sowieso goed.”