Microsoft Viva – de Route naar Succes

Door Marnix Oudeboon en Vincent van Steenderen (Consultants, Modern Work & Security)

In de voorgaande blog over het Employee Experience Platform (EXP) van Microsoft keken Marnix Oudeboon en Vincent van Steenderen naar de aandachtsgebieden rond Microsoft Viva. Hierin lag de nadruk op het grotere plaatje van Microsoft’s EXP-platform en hoe Viva organisaties helpt de medewerker centraal te stellen. Nu laten Marnix en Vincent je de eerste stappen zien om de apps van Microsoft Viva succesvol te beoordelen, selecteren en implementeren.

Net als bij elke ‘nieuwe’ technologie* is het van belang dat jouw organisatie helder heeft of de verschillende Viva apps überhaupt geschikt zijn voor de IT-omgeving, en nóg belangrijker: de medewerkers.

In de dagelijkse drukte en met de vele applicaties die jouw organisatie al moet onderhouden en laten gebruiken, is het inzetten van de Apps van Viva lastig op waarde te schatten. Het gebeurt dan ook vaak dat organisaties óf de keuze uitstellen – omdat ze gewoonweg te weinig weten – óf maar één app uitkiezen. In het tweede geval wordt dan alsnog niet het ware potentieel van de app onderzocht, waardoor de app zijn meerwaarde verliest voor de medewerkers. Een enkele organisatie zet de volledige suite aan, in de hoop dat medewerkers zelf de juiste keuze maken.
Dit is niet alleen zonde van de potentie van het platform of de kosten, maar heeft ook zijn weerslag op de medewerkers die het willen of moeten gebruiken. Medewerkers willen niet wéér een nieuwe app erbij; er zijn er al zoveel. Met deze valse start wordt het moeizaam om op snelheid te komen.

Behoefte vanuit de organisatie invullen
Het is dus belangrijk om te onderzoeken waar de uitdagingen en kansen liggen in jouw organisatie. Een Viva app moet niet worden aangezet omdat het leuk of nieuw is. De app moet een behoefte vanuit de organisatie invullen en bijdragen aan een groter doel of de lange termijnvisie.

Het inzetten van Viva apps kunnen we bij jouw organisatie op een doordachte manier begeleiden, waardoor de volle potentie van de app benut wordt. Door middel van een reeks workshops ontdek je de apps en helpen we jou bij het maken van de juiste keuzes. Hierbij wordt gekeken naar:

• hoe de organisatie haar alledaagse werk doet;
• waar de kansen en uitdagingen liggen, zowel technisch, functioneel en vooral ook de veranderingsbereidheid van medewerkers;
• en hoe jouw Microsoft 365 omgeving is ingericht en daarmee wel of niet klaar is voor de Viva apps.

Klaar voor de start
Het kan zo zijn dat tijdens de workshop blijkt dat er overige zaken in de Microsoft 365 omgeving op orde moeten komen vóórdat je succesvol met Viva aan het werk kan gaan. Er wordt dan gekeken naar zaken als het op orde hebben van data – ‘schoon’, op de juiste plekken en up-to-date – de aanwezigheid van een modern Intranet op basis van SharePoint Online, en bijvoorbeeld of het ‘oude Yammer’ in de juiste modus staat, waardoor we het daadwerkelijk ‘Engage’ kunnen noemen en op die manier kunnen inrichten voor effectief gebruik.

Door op een strategische manier te werk te gaan creëren we samen een doordachte aanpak mét tijdsperspectief. De Microsoft Viva roadmap wordt duidelijk en we weten welke Viva apps ingezet kunnen worden om het juiste doel te bereiken. Jouw organisatie krijgt inzicht in Viva apps die de ‘quickwins’ bieden en welke apps op de langere termijn van meerwaarde kunnen zijn. Als Viva apps op de juiste manier worden ingezet zorg je ervoor dat jouw medewerkers het maximale eruit kunnen halen.